Jak archivovat e -maily v aplikaci Outlook

Jak archivovat e -maily v aplikaci Outlook

Archivace e -mailů je jedním z nejlepších způsobů, jak udržet doručenou poštu bez defektů. Pokud to chcete udělat v aplikaci Outlook, máte štěstí. Outlook pro web i Outlook pro stolní počítače vám umožní snadno archivovat vaše e -maily.





V této příručce se budeme zabývat všemi nejlepšími způsoby archivace e -mailů v aplikaci Microsoft Outlook ve vašem počítači.



Co je archiv v aplikaci Outlook?

V kontextu aplikace Outlook a e -mailů jsou archivem v podstatě všechny e -maily, které jste se rozhodli uchovávat odděleně od hlavní doručené pošty.





V Outlooku pro web znamená archivace e -mailu přesunutí e -mailů z hlavní složky doručené pošty do složky Archiv.

V aplikaci Outlook pro stolní počítače archivace e -mailu v zásadě znamená přesunutí e -mailů z hlavního souboru PST aplikace Outlook do nového souboru PST. Po tomto souboru PST se můžete pohybovat a přistupovat ke všem archivovaným e -mailům v něm, kdykoli budete chtít.



jak získat více zobrazení na twitchi

Pokud s aplikací Outlook teprve začínáte, porovnat Outlook pro web s počítačem a podívejte se, který vyhovuje vašim potřebám.

Můžete použít archiv aplikace Outlook pro všechny své e -mailové účty?

Existují dva případy, kdy nemůžete použít funkci Archivovat v aplikaci Outlook.



Za prvé, pokud máte e -mailový účet Exchange Server a vaše organizace používá online archiv Microsoft Exchange Server, nemůžete použít nativní funkci archivu aplikace Outlook.

Za druhé, pokud váš správce sítě deaktivoval funkci archivace, nemůžete také archivovat své e -maily.



V obou těchto případech požádejte o pomoc správce sítě vaší organizace.

Jak archivovat e -maily v aplikaci Outlook pro Web

Archivace e -mailů v aplikaci Outlook pro web je jednodušší než v desktopové aplikaci. Jednoduše klikněte na několik možností a vybrané e -maily se archivují.

Postupujete takto:

  1. Přejděte na Outlook.com a přihlaste se ke svému e -mailovému účtu.
  2. Klikněte na složku vlevo, kde se nacházejí vaše e -maily.
  3. V pravém podokně vyberte e -maily, které chcete archivovat.
  4. Klikněte na možnost, která říká Archiv v horním panelu nabídek.
  5. Pokud jste omylem archivovali e -mail, klikněte na vrátit ve spodní části zvrátíte svou akci.

Kliknutím na tlačítko si můžete zobrazit všechny své archivované e -maily Archiv nalevo.

Pokud budete někdy chtít přesunout archivovaný e -mail zpět do hlavní složky, najděte tento e -mail v souboru Archiv složku, klikněte na e -mail, klikněte na Přesunout do v horní části a vyberte, kam chcete e -mail přesunout.

Příbuzný: Jak archivovat všechny staré e -maily v Gmailu a dosáhnout nulové doručené pošty

Jak automaticky archivovat e -maily v aplikaci Outlook

V aplikaci Outlook pro stolní počítače můžete archivovat e -maily automaticky nebo ručně. V této části se budeme zabývat tím, jak používat funkci automatického archivování v aplikaci Outlook pro stolní počítače.

AutoArchive je název funkce, která pomáhá automaticky archivovat vaše e -maily v aplikaci Outlook. Tato funkce odešle vaše e -maily z vašich hlavních složek do archivu po uplynutí předem definované doby.

V této funkci můžete konfigurovat různé možnosti a následující kroky popisují, jak to děláte:

poslouchejte hudbu s přáteli online
  1. Otevřeno Výhled na tvém počítači.
  2. Klikněte Soubor v horní části a poté vyberte Možnosti z levého postranního panelu.
  3. Klikněte na Pokročilý možnost vlevo.
  4. Nalézt Automatická archivace v pravém podokně a klikněte na Nastavení automatické archivace knoflík.
  5. Klíště Spusťte AutoArchive každý možnost nahoře a určete, kdy se má funkce ve vašem Outlooku spustit.
  6. V Výchozí nastavení složky pro archivaci vyberte, kdy má být položka archivována. V zásadě určujete stáří obsahu aplikace Outlook.
  7. Klikněte Procházet a vyberte cílovou složku pro váš archivní soubor. To musíte provést pouze v případě, že se vám nelíbí výchozí adresář PST aplikace Outlook.
  8. Nakonec udeřte OK ve spodní části uložte změny.

Pokud někdy budete chtít zastavit automatickou archivaci e -mailů v aplikaci Outlook, můžete deaktivovat funkci automatické archivace.

Udělat toto:

  1. Otevřeno Výhled na tvém počítači.
  2. Klikněte Soubor v horní části a vyberte Možnosti nalevo.
  3. Klikněte na Pokročilý možnost vlevo.
  4. Klikněte Nastavení automatické archivace v pravém podokně.
  5. Zrušte zaškrtnutí Spusťte AutoArchive každý možnost nahoře.
  6. Klikněte OK ve spodní části.

Jak ručně archivovat e -maily v aplikaci Outlook

Chcete -li získat větší kontrolu nad e -mailovými archivy, můžete skutečně ručně archivovat e -maily v aplikaci Outlook. To vám umožní posílat vaše hlavní e -maily do archivu podle potřeby.

Chcete -li použít tuto metodu:

  1. Otevřeno Výhled na tvém počítači.
  2. Klikněte Soubor v levém horním rohu.
  3. Vybrat Informace záložka vlevo.
  4. Klikněte na ikonu šipky dolů pro Nástroje a vyberte Vyčistěte staré položky .
  5. Zobrazí se dialogové okno, které vám umožní konfigurovat manuální archiv e -mailů.
  6. Nahoře máte dvě možnosti, které vám umožňují rozhodnout, co zahrnout do svého archivu. Vyberte ten, který chcete použít.
  7. Vyberte složky, které chcete přidat do archivu.
  8. Zvolte stáří svých položek pomocí možnosti kalendáře.
  9. Klikněte Procházet a vyberte složku, kam chcete uložit archivní soubor aplikace Outlook.
  10. Udeřil OK ve spodní části spusťte vytváření e -mailového archivu v aplikaci Outlook.

Jakmile je archiv vytvořen, můžete výsledný soubor PST přesunout kamkoli chcete.

Jak zobrazit archivované e -maily v aplikaci Outlook

Přístup k archivovaným e -mailům v aplikaci Outlook pro stolní počítače je stejně snadný jako v aplikaci Outlook pro web. Jednoduše musíte načíst svůj archivní soubor do aplikace Outlook a uvidíte všechny archivované e -maily.

Zde je návod, jak importovat soubor archivu e -mailů PST do aplikace Outlook ve vašem počítači:

  1. Zahájení Výhled .
  2. Klikněte na Soubor menu nahoře.
  3. Vybrat Otevřít a exportovat v levém postranním panelu.
  4. V pravém podokně klikněte na Otevřete datový soubor aplikace Outlook při importu datového souboru PST do programu.
  5. Přejděte do složky, kde je uložen váš archivní soubor, klikněte na soubor a stiskněte Otevřeno ve spodní části.
  6. Váš soubor by se měl načíst do programu a poté byste měli mít možnost zobrazit všechny archivované e -maily.

Můžeš sloučit vaše soubory PST aplikace Outlook pokud máte více souborů.

Decluttering Outlook archivací e -mailů

Pokud se cítíte zahlceni pouhým pohledem na počet e -mailů ve vaší doručené poště, je načase se některých těchto e -mailů zbavit jejich archivací. Pomocí výše uvedených metod přesuňte méně důležité e -maily do archivu, abyste mohli pracovat na těch, které vyžadují vaši okamžitou pozornost.

Věc s e -maily spočívá v tom, že jejich správa není snadná ani pro profesionály. Existuje však několik tipů a triků, díky nimž se můžete naučit spravovat e -maily mnohem méně zdrcujícím.

Podíl Podíl tweet E-mailem Jak si podmanit doručenou poštu: 60+ tipů pro produktivitu a zabezpečení e -mailu

Nenechte se zahltit doručenou poštou! Zde je vše, co potřebujete vědět, abyste si jednou provždy podmanili e -mail.

Číst dále Související témata
  • Produktivita
  • E -mailové tipy
  • Microsoft Outlook
  • Tipy pro Microsoft Office
  • E -mailové aplikace
O autorovi Mahesh Makvana(307 publikovaných článků)

Mahesh je technologický spisovatel v MakeUseOf. Píše technické návody asi 8 let a pokryl mnoho témat. Rád učí lidi, jak mohou ze svých zařízení vytěžit maximum.

Více od Mahesh Makvana

Přihlaste se k odběru našeho zpravodaje

Připojte se k našemu zpravodaji a získejte technické tipy, recenze, bezplatné elektronické knihy a exkluzivní nabídky!

Kliknutím sem se přihlásíte k odběru