Home-theater-designers
Sdílení dokumentů na Disku Google již není novinkou. A je to jen lepší, protože práce na dálku se dotýká všech koutů zeměkoule. Je to pro nás dobrá zpráva, protože jednoduchá sdílená složka Disku Google otevírá tolik nápadů na spolupráci napříč různými doménami.
Stále vám to dochází? Těchto deset tipů by vám od dnešního dne mělo pomoci spravovat sdílené soubory o něco lépe.
Základy sdílení Disku Google
Můžete sdílet libovolný soubor nebo složku. Musíte však věnovat pozornost lidem, se kterými sdílíte, a úrovni oprávnění ke sdílení, která na Disku Google povolujete.
Dvouminutové video shrnuje celý proces.
Jako vlastník můžete ostatním poskytnout úplné vlastnictví souboru nebo určitou úroveň přístupu k prohlížení a úpravám.
- Může upravit: Tabulka pro spolupráci, na které pracujete se svým týmem.
- Může komentovat: Předloha knihy, kterou píšete. Ostatní si mohou soubor prohlížet a přidávat k němu komentáře, ale nemohou jej upravovat. Složky nemají komentáře.
- Lze zobrazit: Pozvánka na víkendovou párty, kterou jste právě vytvořili pomocí prezentace.
Zde je graf, který porovnává přístup pro diváka, komentátora, editora nebo vlastníka:
Zdroj: Podpora Google
1. Jak deaktivovat kopírování, stahování a tisk sdílených souborů?
Můžete zakázat stahování, tisk a kopírování sdílených souborů. Pokročilá funkce správy práv k informacím odstraní tyto možnosti z nabídky prohlížeče. Toto je další vrstva kontroly nad vašimi dokumenty.
Otevřete Disk Google. Vyberte sdílený soubor a klikněte na Podíl ikona vpravo nahoře.
Na Sdílejte s lidmi a skupinami v dialogovém okně přidejte jméno spolupracovníků. Nastavte úroveň oprávnění vašich spolupracovníků z rozevíracího seznamu vedle pole s názvem. Oprávnění ke sdílení na Disku Google jsou Editor , Divák , Komentář .
Odeslání oznámení a osobní zprávy je volitelné. Nyní můžete zakázat stahování, tisk nebo kopírování sdíleného souboru. Kliknutím na ikonu ozubeného kola zobrazíte další dvě oprávnění, jejichž zaškrtnutím můžete posílit soukromí dokumentu.
Vraťte se do předchozího dialogu kliknutím na šipku a poté odešlete soubor svému spolupracovníkovi.
Diváci uvidí soubor Možnosti exportu deaktivovány oznámení v horní části nabídek Soubor a Upravit. Možnosti kopírování, tisku a stahování jsou u konkrétních dokumentů, tabulek a prezentací také šedé.
Uvědomte si, že ti, kteří mají oprávnění „upravit“, budou stále moci stahovat, tisknout a kopírovat váš soubor, i když je toto nastavení zapnuté.
2. Sdílejte složku s uživateli mimo Google
Vaši přátelé a kolegové nepotřebují k zobrazení složky nebo dokumentu na Disku Google účet Google. Na jejich e -mailovou adresu můžete poslat pozvánku. Nebo použijte odkaz ke sdílení.
Uživatelé a spolupracovníci jiných účtů než Google mohou soubor zobrazit pouze bez ohledu na vámi nastavená oprávnění.
Sdílení prostřednictvím veřejného odkazu představuje bezpečnostní riziko pro citlivé dokumenty, protože k souboru má přístup kdokoli s odkazem. Použijte jej tedy ve veřejném chatu, e -mailu nebo na sociálních médiích pouze v případě, že dokument může zobrazit kdokoli.
3. Stáhněte si sdílenou složku na Disku Google
Disk Google vám umožňuje stáhnout celý obsah sdílené složky jako archiv ZIP. To je užitečné pro ukládání místních kopií sdílených dokumentů. V archivu je zachována struktura složek s libovolnými podsložkami.
přenos souboru z Windows do Linuxu
Jít do Sdíleno se mnou Na vašem Disku Google. Klepněte pravým tlačítkem na složku a vyberte Stažení .
Můžete také použít ikona tří teček na panelu nástrojů složku stáhnout.
Pokud si stáhnete dokument, list nebo snímek Google, stáhne se jako dokument Office. Všechny ostatní soubory se stáhnou v původním formátu.
4. Převod vlastnictví souborů na někoho jiného
Existuje mnoho důvodů pro převod vlastnictví dokumentů na někoho jiného. Možná někdo jiný přebírá projekt. Možná vás někdo vyhodil. Lépe řečeno, jedete na dovolenou a chcete jen předat odpovědnost za sdílené dokumenty. Proces digitálního předání dokumentů a složek na Disku Google je snadný.
Otevřete Disk Google. Vyberte sdílenou složku nebo soubor v Dokumentech, Tabulkách nebo Prezentacích a klikněte na Podíl ikona vpravo nahoře. Pokud předpokládaný vlastník nemá přístup ke sdílení… pozvěte ho zadáním e -mailové adresy do pole „Sdílet s lidmi a skupinou“. Pak Uložit .
jak nastavit přepnutí na televizi
Klikněte na rozevírací nabídku vedle jména osoby, které chcete vlastnit soubor nebo složku. Vybrat Udělat majitele .
Po převodu vlastnictví je vaše role přepnuta z vlastníka na editora. Zobrazí se vyskakovací okno se zprávou, že „nový vlastník bude upozorněn a může vás odebrat. Můžete také přijít o možnost změnit nastavení sdílení. '
Všimněte si: Nemůžete převést vlastnictví synchronizovaného nebo nahraného souboru (jako je soubor PDF nebo soubor obrázku).
5. Jak požádat o přístup ke sdíleným souborům?
Při pokusu o přístup k souboru prostřednictvím sdíleného odkazu se může zobrazit zpráva „Potřebujete přístup“.
Někdy vlastníci sdílejí odkaz, než nastaví oprávnění. Můžete také chtít otevřít soubor s alternativním ID Google. Je snadné požádat o přístup jediným kliknutím.
Na ploše:
- Otevřete odkaz na soubor.
- Klikněte na Vyžádat přístup.
Na mobilu:
V aplikaci Drive pro Android nebo iOS můžete o přístup požádat jediným klepnutím, když se zobrazí zpráva „Nelze získat přístup k dokumentu“. Vyžádáním povolení odešlete majiteli e -mail z aplikace. Vlastníci souborů okamžitě dostanou upozornění na Android a iOS.
Stažení: Disk Google pro Android | ios (Volný, uvolnit)
6. Vyhledejte spolupracovníka
Sdílení dokumentu s 10 členy je snadné. Sdílení s 50 hovory pro další plánování. Správa sdílených souborů také znamená sledovat, který spolupracovník na kterém dokumentu pracuje.
Jít do Zobrazit podrobnosti (Klikněte na ikonu „I“ na panelu nástrojů). Procházet Aktivita na kartě můžete rychle zjistit, které soubory jste v poslední době sdíleli.
Klikněte na Sdíleno se mnou na levém postranním panelu Disku Google. Získáte seznam všech dokumentů, ke kterým sdílíte přístup.
Použijte Google Drive Search a jeho pokročilé filtry. Výhody pro produktivitu nepřekvapí pro ty, kteří jsou obeznámeni s filtry Gmailu.
Použijte vyhledávací pole v horní části Disku Google. Vyhledávání na Disku Google také hledá v textu dokumentu slova, která chcete, aby vyhledával.
Můžete prohledávat prvních 100 stránek libovolných textových dokumentů nebo textových souborů PDF, které jste nahráli. Můžete také vyhledat text nalezený na prvních 10 stránkách libovolného obrázku PDF. Pomocí této výkonné funkce se místo procházení složek můžete rychle dostat k souboru.
Na Disku Google stiskněte klíč pro lomítko umístěte kurzor přímo do vyhledávacího pole. Kliknutím na malou šipku rozevíracího seznamu ve vyhledávacím poli zobrazíte základní filtry vyhledávání. Naučit se pár manuálních parametrů vám může ušetřit čas.
Například: Chcete -li najít dokumenty, které jste s někým sdíleli, použijte | _+_ |.
Nápověda Google má úplný seznam v sekci „Pokročilé vyhledávání na Disku Google“.
7. Zjednodušte sdílení vytvořením kontaktních skupin
U e -mailových kontaktů nemusíte nastavovat jednotlivá oprávnění k dokumentům pro členy vašeho týmu. Můžete pouze vytvořit štítky, které jsou kolekcí kontaktů v konkrétních skupinách e -mailů.
Přihlásit se do Kontakty Google . Na levém postranním panelu klikněte Vytvořit štítek .
Podle týmového projektu mu dejte popisný název. Nebo cokoli jiného, díky čemu si je snadno zapamatují. Můžeš jmenovky podle oprávnění aby byly snadno zapamatovatelné. Jakýkoli kontakt může být součástí více štítků.
Například: Project.view nebo Project.edit
Zadejte štítky do pole nastavení sdílení souborů nebo složek na Disku Google.
8. Viz Počet zhlédnutí sdíleného dokumentu
Google udržuje historii verzí, ale neexistuje způsob, jak zjistit, kolikrát byl sdílený dokument zobrazen. Odpověď na tuto otázku jsem dostal od starého Výměna zásobníku diskuse.
Odešlete odkaz na dokument do souboru http://goo.gl Služba zkrácení adresy URL a sdílejte pouze tuto URL. Tato služba poskytuje informace o tom, kolikrát bylo na tento odkaz kliknuto, což je přibližně tak blízko, jak se aktuálně můžete dozvědět, kolikrát byl přístup k vašemu dokumentu.
Google vypnul podporu vlastního zkracovače URL. Můžeš použít Bitly namísto. To je užitečné v případech, kdy budete chtít veřejně sdílet dokument a zkontrolovat odpověď. Ve výsledcích vyhledávání se zobrazují veřejné dokumenty a soubory.
Několik nápadů pro veřejné sdílení:
- Nahrajte a sdílejte eKnihu.
- Otestujte počáteční reakci na kreativní produkt.
- Uvolněte prezentaci Prezentace pro veřejné prohlížení (jako SlideShare).
- Najděte otevřený vzdělávací obsah.
Spropitné: K vyhledávání veřejných dokumentů můžete použít jednoduché vyhledávání na stránkách Google. Např. klíčové slovo site: drive.google.com
9. Sdílejte se Slackem
Pokud se Slackem ještě nepracujete, je na čase jej představit vašemu týmu. S Slackem existuje mnoho způsobů, jak zajistit, aby vaše oblíbené služby fungovaly. Integrace služby Disk Google patří mezi oblíbené.
Slack vám umožňuje importovat soubory z Disku Google a sdílet je prostřednictvím Slack. Všechny importované soubory z Disku Google jsou také indexovány společností Slack pro snadné vyhledávání a odkaz. Soubory nejsou uloženy na Slack --- nadále zůstávají ve vašich složkách na Disku Google. Slack funguje jako potrubí.
Malý příklad: Vložte odkaz na dokument Google v chatovací místnosti Slack. Jakmile je Slack integrován, zobrazí úryvek obsahu ze souboru pod odkazem. To je užitečnější než jen sdílení slepých odkazů.
Centrum nápovědy Slack ukazuje, jak můžete svůj Disk Google připojit k Slacku dvěma snadnými způsoby.
10. Sdílejte Dokumenty Google z Microsoft Office
Disk Google vs Microsoft Word může to být každodenní zápas dvou kancelářských sad, ale tyto dvě elektrárny konečně hrají pěkně. Soubory Word, Excel a PowerPoint můžete nahrávat na Disk Google a pracovat na nich v cloudu stejně jako v jakémkoli jiném sdíleném souboru na Disku Google.
Všechny aktualizace se ukládají do souborů v původním formátu. Dokumenty Office uložené na Disku jsou také řízeny verzemi. Můžete sledovat předchozí verze souboru Office nebo se vrátit ke starší verzi.
co mohu upgradovat na svém počítači
Pokud chcete použít konkrétní nástroje Disku Google, jako je doplněk nebo překlady, stačí převést soubor Microsoft na dokument Google. V opačném případě se nemusíte obtěžovat se změnou jednoho formátu na druhý.
Sdílení souborů na Disku Google je snadné
Také se to zjednodušilo. Je jich ještě několik Nastavení Disku Google můžete změnit aby byl váš pracovní tok plynulejší. Věnujte nějaký čas funkcím spolupráce na Disku Google, protože na tom závisí harmonie týmové práce.
Jako most pro spolupráci by měl být Disk Google součástí vašeho nastavení vzdálené práce v domácí kanceláři nebo kdekoli jinde na světě.
Obrázek kreditu: skládačka od Rido přes Shutterstock
Podíl Podíl tweet E-mailem 6 zvukových alternativ: Nejlepší bezplatné nebo levné aplikace pro audioknihyPokud vás nebaví platit za audioknihy, zde je několik skvělých aplikací, které vám umožní poslouchat je zdarma a legálně.
Číst dále Související témata- Produktivita
- Google dokumenty
- Nástroje pro spolupráci
- Správa souborů
- Sdílení souborů
- Disk Google
- Cloudové úložiště
Saikat Basu je zástupcem redaktora pro internet, Windows a produktivitu. Poté, co odstranil špínu z MBA a desetileté marketingové kariéry, je nyní vášnivý pomáhat druhým zlepšovat jejich vyprávěcí schopnosti. Vyhlíží chybějící čárku z Oxfordu a nesnáší špatné screenshoty. Ale myšlenky na fotografie, Photoshop a produktivitu uklidňují jeho duši.
Více od Saikat BasuPřihlaste se k odběru našeho zpravodaje
Připojte se k našemu zpravodaji a získejte technické tipy, recenze, bezplatné elektronické knihy a exkluzivní nabídky!
Kliknutím sem se přihlásíte k odběru