Jak začít používat makra ve Wordu

Jak začít používat makra ve Wordu

Už vás nebaví provádět opakující se úkoly v aplikaci Microsoft Word? Pohřben v rámci programu je výkonný automatizační nástroj, který dokáže tyto úlohy sundat z vašich rukou. Mluvíme o makrech, a přestože se tato funkce spoléhá na Microsoft Visual Basic for Applications (VBA), můžete ji použít, i když vám myšlenka kódování dává heebie-jeebies.





Po kliknutí na tlačítko Word zaznamená vaše akce a vygeneruje makro, které můžete přehrávat tak často, jak chcete. Pokud jste dobrodružní, můžete snadno upravit makro pro další stupeň automatizace.



Zde vám ukážeme jeden jednoduchý, ale užitečný příklad: Jak automatizovat funkci Hledat a nahradit Word.





Záznam makra

V tomto případě jste váženým prezidentem Společnosti pro ochranu starožitných zubních pomůcek. Máte desítky dokumentů aplikace Word o historických zubních protézách a podobně, všechny s výrazným názvem společnosti. Pak najednou rada hlasuje pro změnu názvu na Ligu na ochranu zubních starožitností. Nyní potřebujete snadný způsob aktualizace dokumentů.

Můžete začít s novým prázdným dokumentem nebo otevřít existující. Pokud jste tak ještě neučinili, budete muset povolit kartu Vývojář.



Jít do Soubor> Možnosti> Přizpůsobit pás karet . Vpravo, pod Hlavní záložky , zkontrolovat Vývojář volba. Vyberte OK a ukončete.

chrom používá příliš mnoho paměti

Nyní vytvoříme naše makro.



  1. Klikněte Vývojář> Nahrát makro .
  2. Budete vyzváni k pojmenování makra. Zadejte ChangeSocietyName nebo jiný název, který vám vyhovuje. Při pojmenovávání maker se vyhněte mezerám, tečkám, vykřičníkům a speciálním znakům, jinak se zobrazí chybová zpráva. Můžete použít čísla, ale první znak musí být písmeno.
  3. Makro můžete přiřadit tlačítku a/nebo klávesové zkratce, ale není to podmínkou. Pokud zvolíte tlačítko, Word vám jej umožní přidat na panel nástrojů Rychlý přístup. Můžete také přidat stručný popis makra.
  4. Klikněte OK a Word nyní zaznamená vaše akce. Udeřil Ctrl + H vyvolat Najít a nahradit dialog.
  5. Vstupte do Společnosti pro zachování starožitných zubních spotřebičů ve hře Find and Dental Antique Preservation League in Replace.
  6. Klikněte Vyměnit vše k provedení operace Najít a nahradit. Toto je jediná akce, kterou chcete zaznamenat. Nezáleží na tom, zda makro ve skutečnosti nahrazuje jakýkoli text. Jde o to, uložit to pro jiné dokumenty.
  7. To je důležité: Klikněte Vývojář> Zastavit nahrávání . V opačném případě bude makro obsahovat všechny následující akce.

Nyní se podívejme na vaši ruční práci. Otevřete dokument obsahující název společnosti. Klikněte Vývojář> Makra . Pokud dvakrát kliknete na ChangeSocietyName, Word automaticky provede operaci Najít a nahradit.

Spropitné: Při záznamu makra může být nutné provést akci, kterou nechcete zaznamenat. Můžete například chtít zkopírovat a vložit text do dialogu Najít a nahradit, než jej psát ručně. Žádný problém: Stačí kliknout Vývojář> Pozastavit nahrávání , zkopírujte a vložte text a poté klikněte Vývojář> Resume Recorder . Poté můžete dokončit záznam makra, jak je popsáno výše.



Ačkoli jsme se zde zaměřili na Microsoft Word, můžete také zvyšte produktivitu v Excelu pomocí maker . A pro Microsoft OneNote existuje spousta časově úsporných maker.

Potápění v kódu

Nyní se ponoříme hlouběji do našeho nového makra Word. Jít do Vývojář> Makra , ale místo dvojitého kliknutí na makro jej vyberte a klikněte Upravit . Tím se otevře editor jazyka Visual Basic, soběstačné prostředí pro vytváření aplikací VBA.

Může to vypadat skličující, ale nabídky a většinu panelů můžete ignorovat. Místo toho se zaměřte na okno obsahující kód. Jak vidíte, Word právě napsal makro, které provádí hledání a nahrazení.


Sub ChangeSocietyName()
'
' ChangeSocietyName Macro
' Rename Society for the Preservation of Antique Dental Appliances
'
Selection.Find.ClearFormatting
Selection.Find.Replacement.ClearFormatting
With Selection.Find
.Text = 'Society for the Preservation of Antique Dental Appliances'
.Replacement.Text = 'Dental Antiques Preservation League'
.Forward = True
.Wrap = wdFindContinue
.Format = False
.MatchCase = False
.MatchWholeWord = False
.MatchWildcards = False
.MatchSoundsLike = False
.MatchAllWordForms = False
End With
Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll
End Sub

Pojďme vysvětlit, co se zde děje.

Sub na prvním řádku je zkratka pro podprogram, malý program, který může běžet samostatně nebo jako součást větší aplikace VBA. Řádky před uvozovkami jsou pro komentáře. Uvozovky říkají VBA, aby ignorovala všechna prohlášení na těchto řádcích.

komprese na souboru funguje podle

Pak se dostaneme k jádru kódu: kódu, který provádí Najít a nahradit úkon. Jak vidíte, určuje hodnoty pro každou možnost v dialogu Najít a nahradit, včetně textu a náhradního textu v uvozovkách. The Selection.Find.Execute příkaz blízko konce je ekvivalentní kliknutí na tlačítko Nahradit vše.

Modifikace makra

Chcete -li používat makra, nemusíte si s kódem pohrávat, ani se na něj dívat. Ale můžete z této funkce získat více, pokud jste ochotni se ponořit. Předpokládejme například, že při záznamu makra uděláte překlep. Místo toho, abyste to znovu zaznamenali, můžete přejít do jazyka Visual Basic a opravit to.

Můžete také vyladit makro, aby bylo užitečnější, a to je to, co zde uděláme. Když spustíte Najít a nahradit, ať už ručně nebo prostřednictvím makra, Word si zapamatuje text hledání a nahrazení. Při příštím otevření dialogu Najít a nahradit bude vypadat takto.

Bylo by lepší vymazat hodnoty, abychom dostali čisté dialogové okno. Uděláme to pomocí druhého makra, kromě této doby to uděláme přímo v jazyce Visual Basic.

  1. V editoru jazyka vyberte celý podprogram, od prvního řádku po End Sub. Udeřil Ctrl + C. zkopírovat.
  2. Umístěte kurzor pod End Sub a stiskněte Ctrl + V . Právě jste duplikovali podprogram.
  3. Změňte název z ChangeSocietyName na ClearFindReplace (nebo jakýkoli jiný název, který vám vyhovuje). To je důležité, protože VBA vygeneruje chybovou zprávu, pokud se pokusíte spustit makra s duplicitními názvy.
  4. V .Text a Výměna. Text hodnoty, odeberte text, ale ponechte uvozovky. V zásadě říkáte aplikaci Word, aby nic nenašla a ničím ji nenahradila, ale zároveň tyto hodnoty odstraňujete.

Výsledek by měl vypadat takto:


Sub ClearFindReplace()
'
' ClearFindReplace Macro
' Clear Text from Find and Replace dialog
'
Selection.Find.ClearFormatting
Selection.Find.Replacement.ClearFormatting
With Selection.Find
.Text = ''
.Replacement.Text = ''
.Forward = True
.Wrap = wdFindContinue
.Format = False
.MatchCase = False
.MatchWholeWord = False
.MatchWildcards = False
.MatchSoundsLike = False
.MatchAllWordForms = False
End With
Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll
End Sub

Nyní se vrátíme zpět k makru ChangeSocietyName. Pod kódem Najít a nahradit, ale před End Sub zadejte ClearFindReplace (bez závorek na konci).

Správně: Nemusíte zadávat celý kód, který jste právě vytvořili, stačí název makra.


Sub ChangeSocietyName()
'
' ChangeSocietyName Macro
' Rename Society for the Preservation of Antique Dental Appliances
'
Selection.Find.ClearFormatting
Selection.Find.Replacement.ClearFormatting
With Selection.Find
.Text = 'Society for the Preservation of Antique Dental Appliances'
.Replacement.Text = 'Dental Antiques Preservation League'
.Forward = True
.Wrap = wdFindContinue
.Format = False
.MatchCase = False
.MatchWholeWord = False
.MatchWildcards = False
.MatchSoundsLike = False
.MatchAllWordForms = False
End With
Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll
ClearFindReplace
End Sub

Když Word spustí ChangeSocietyName, nejprve spustí původní funkci Najít a nahradit. Potom bude interpretovat ClearFindReplace jako příkaz ke spuštění druhého makra.

Jít dál s VBA

Jak vidíte, funkce záznamu makra v aplikaci Word vám může ušetřit čas mnoha způsoby. Můžete vytvářet makra pro automatizaci téměř jakékoli operace a v editoru jazyka Visual Basic můžete makra vyladit, vložit jedno makro do druhého nebo vytvořit podprogram, který spouští více maker jedno za druhým.

Protože VBA je plnohodnotný programovací jazyk, můžete podprogramy začlenit do větších aplikací s proměnnými, smyčkami, podmíněnými příkazy a dalšími. A jakmile se naučíte základy VBA ve Wordu, můžete většinu těchto stejných znalostí použít k vytváření maker v aplikacích Microsoft Excel a Access.

jak používat externí pevný disk na mac

Chcete -li to posunout dále, budete se chtít dozvědět více o konvencích VBA a editoru jazyka Visual Basic, například o tom, jak organizovat kód a jak se vypořádat s chybami. Ale i když se chcete držet jednoduchých funkcí, jako jsou ty, které jsou zde popsány, můžete jít dlouhou cestu ke zlepšení své produktivity.

Podíl Podíl tweet E-mailem Výukový program pro začátečníky o psaní maker VBA v aplikaci Excel (a proč byste se měli učit)

Pokud pravidelně používáte Excel, stojí za to se naučit vytvářet makra VBA a získat přístup k mnoha dalším funkcím a možnostem.

Číst dále Související témata
  • Produktivita
  • Microsoft Word
  • Microsoft Office 365
  • Microsoft Office 2016
  • Tipy pro Microsoft Office
  • Microsoft Office 2019
  • Makra
O autorovi Stephen Beale(6 článků zveřejněno)

Stephen Beale je dlouholetý technologický spisovatel se sídlem v oblasti San Franciska. Je autorem mnoha knih o počítačových aplikacích v oblasti publikování a grafického designu a je bývalým redaktorem zpráv a recenzí pro MacWorld. V současné době provozuje The Steampunk Explorer, oblíbený web pro nadšence do steampunku.

Více od Stephena Beale

Přihlaste se k odběru našeho zpravodaje

Připojte se k našemu zpravodaji a získejte technické tipy, recenze, bezplatné elektronické knihy a exkluzivní nabídky!

Kliknutím sem se přihlásíte k odběru