Nejlepší aplikace: Proč si pamatovat, že mléko vítězí

Nejlepší aplikace: Proč si pamatovat, že mléko vítězí

Neustále hledáte nejlepší aplikaci pro organizaci svého života? Po desetiletí testování desítek úkolů jsem se rozhodl pro tu, která poskytuje více funkcí a flexibilitu než kterákoli jiná.





Tou aplikací je Pamatujte na mléko .



Pamatujte, že mléko může být také pro vás, pokud hledáte něco lepšího, než jaké používáte dnes. Než však skočíte na první místo, je důležité vědět, zda důvody, které jsme použili pro toto tvrzení jsou stejné důvody, na kterých vám záleží .





Porovnejme nejlepší aplikace, které je třeba udělat

V tomto článku se budeme zabývat následujícími faktory, které zvyšují účinnost a produktivitu:

  • Snadná organizace podseznamů v rámci hlavních projektů
  • Nastavení dat zahájení a splatnosti a opakujících se úkolů
  • Řídicí panel, který vám pomůže stanovit prioritu vaší práce
  • Integrace s dalšími online aplikacemi

Pamatujte, že Mléko půjde tváří v tvář těmto populárním aplikacím:



  • Wrike
  • Any.do
  • Todoist
  • Microsoft All
  • Úkoly Google

Úkoly Google jsou jako aplikace todo trochu vtip, ale jsou zahrnuty v seznamu pouze pro srovnání a pro ukázku mnoha způsobů, jak Úkoly Google, tak Microsoft To-Do zdaleka nedosahují všech ostatních.

Snadné vytváření pod seznamů (organizování)

Jednou z nejobtížněji dostupných funkcí v téměř všech testovaných aplikacích testovaných za posledních několik let byla organizace dílčích projektů. Téměř každý jednotlivý seznam úkolů používá při strukturování více seznamů úkolů stejnou lineární cestu.



Uspořádání dílčích seznamů v aplikaci The Remember The Milk

Zpočátku se zdá, že si pamatujte, že mléko v této oblasti nedosahuje, protože používá stejný lineární přístup: jedna položka seznamu otevře jeden seznam . Žádná možnost pro dílčí seznamy.

To je však zavádějící. Na Remember The Milk musíte uspořádat více seznamů do jedné „složky“ pomocí značek .



Například část svého času trávím prací na úkolech, které mi někteří klienti náhodně posílají. Chtěl bych tyto dílčí seznamy uspořádat do složky 'Subclient Work'.

Uděláte to podle vytvoření značky pro uspořádání více seznamů .

Poté stačí označit jednotlivé úkoly a uspořádat je pod hlavní podnadpis. Můžete dokonce vytvořit nový tag za běhu, pokud žádný ze stávajících neplatí.

Nyní se podívejme na to, jak tuto funkci splňují další úkoly.

Dílčí seznamy v Microsoft To-Do

Uvedu společné téma, které si přečtete v tomto článku: Microsoft To-Do to neumí.

Je to jednorozměrné, lineární a je to. Vytváříte jednotlivé seznamy, ale neexistuje způsob, jak seskupit dílčí úkoly do dílčích projektů .

Podseznamy ve Wrike

Toto je jedna z oblastí, kde je Wrike ve skutečnosti nejlepší ze všech úkolů. Umožňuje vám vytvořit složku pro seskupování projektů na nejvyšší úrovni .

To je způsob, jakým by se měly dělat seznamy úkolů. Zdá se směšné, že většina aplikací todo neposkytuje organizaci složek projektů.

Pokud je tedy tato funkce pro vás největší prioritou, pak pro vás může být Wrike. nicméně existují další oblasti, kde Wrike zaostává , takže přečtení zbývajících funkcí níže vám dobře poslouží, než se rozhodnete.

Dílčí seznamy v Any.do

Ze všech aplikací, které je třeba udělat, je Any.do pravděpodobně jednou z nejhorších, pokud jde o organizaci. Zdá se, že zde jde o transformaci seznamů úkolů z tradičních „seznamů“ na přístup založený více na kanbanu (na kartě).

Každá hlavní 'karta' se otevře vašemu seznamu úkolů, které jsou uspořádány podle toho, kdy mají být splněny. Dnes, zítra, nadcházející a někdy.

Toto je metoda GTD, která funguje pro mnoho lidí, ale je určena pro člověka, který má v životě jednu práci nebo jednu roli a potřebuje pod touto rolí organizovat věci.

Pokud doufáte, že uspořádáte mnoho oblastí svého života a mnoho různých projektů, které slouží mnoha různým životním cílům, Any.do není pro vás. S Any.do neexistuje způsob, jak organizovat dílčí seznamy v rámci velkých projektů .

Nedostal jsem svůj balíček Amazon

Dílčí seznamy v Todoist

Todoist byla moje oblíbená to-do aplikace po dlouhou dobu a tato funkce byla jedním z důvodů, proč. S Todoistem můžete odsadit dílčí projekty a seskupit je do hlavních projektů nebo můžete úkoly označit.

To znamená, že můžete nejen vytvářet podprojekty. Můžete však také vytvářet dílčí dílčí projekty podle svého srdce. Pokud jste organizační šílenec, který rád konsoliduje úkoly do mnoha podsložek, funguje to jako sen.

Jedinou vadou, která jej řadí pod Pamatuj mléko, je to, že na rozdíl od přístupu značkování tento odsazovací přístup je manuální a časově náročný . Todoist vám však umožňuje označit úkoly, což ho staví na stejnou úroveň jako Remember The Milk, pokud jde o organizaci seznamu.

Dílčí seznamy v Úkolech Google

I když jsem řekl, že Úkoly Google jsou vtip jako aplikace, kterou si musíte udělat, přinejmenším vám umožní odsadit dílčí úkoly pod primární úkoly. Nicméně, Úkoly Google nemají funkci umisťovat pod jednotlivé projekty podseznamy .

Jak vidíte, existuje několik aplikací, které tuto funkci nabízejí, ale ty, které jsou, jsou manuální a obtížně se spravují. Wrike to umí nejlépe, doslova vám dává možnost vkládat projekty do složek. Místo toho si pamatujte Mléko automatizuje organizaci do dílčích 'složek' tím, že vám umožní organizovat položky se značkami na vysoké úrovni.

Termín a opakované úkoly

Jedním z hlavních důvodů, proč jsem přešel na Remember The Milk, bylo to, jak dobře to zvládá termíny a termíny splatnosti . Toto je zásadní součást zenového řízení času.

Jedna věc je zvládnout jednorázové úkoly, které můžete zvládnout na jedno posezení, ale když zvládnete několik úkolů, jejichž dokončení trvá několik dní, samotné datum splatnosti není dost dobré. Potřebuješ datum začátku .

To vám pomůže vytvořit v plánu dostatečně velké sloty, které zvládnou skutečnou hloubku úkolu.

Další funkcí, která je pro efektivní aplikaci to-do zásadní, je schopnost vytvářet opakující se úkoly .

Pamatujte, že funkce opakujícího se úkolu Mléka je nejflexibilnější, jakou jsem kdy viděl. Nejen, že můžete nastavit složité vzorce denně, týdně, měsíčně nebo ročně, ale dokonce můžete nastavit, aby se úkol opakoval znovu, jakmile jej dokončíte.

Opakující se úkoly v Microsoft ToDo

Tak jednoduché a postrádající většinu funkcí, jaké to je, Microsoft přinejmenším správně uvedl opakující se úkoly.

V aplikaci Microsoft To-Do můžete nastavit úkoly, které se budou opakovat každý den nebo několikrát týdně, měsíc nebo rok. Neexistuje žádná možnost opakování pouze po dokončení úkolu.

Opakující se úkoly ve Wrike

Stejně jako u většiny funkcí poskytuje Wrike o něco větší flexibilitu než většina ostatních aplikací todo. Nabízí nejen standardní denní, týdenní, měsíční a roční opakování, ale také vám umožňuje zastavit opakování po určitém počtu spouštěčů a můžete odložit datum zahájení prvního opakování.

Stejně jako u většiny jiných úkolových aplikací neexistuje možnost opakování okamžitě po dokončení, jako to dělá Remember The Milk.

Opakující se úkoly v Any.do

Přestože organizace projektu Any.do nechává mnoho věcí požadovaných, přinejmenším dělá opakující se úkoly správně.

Stejně jako Wrike má možnost zastavit opakování po nastaveném počtu spouštěčů nebo po určitém datu. Opět neexistuje možnost opakování okamžitě po dokončení.

Opakující se úkoly v Todoist

Todoist byla moje aplikace, kterou jsem si vybral po mnoho let, a jedním z důvodů bylo jeho inteligentní používání jednoduchých anglických příkazů k vytváření opakujících se úkolů.

Můžete zadat něco jako „každý 3. pátek“ a Todoist je dostatečně chytrý na to, aby stanovil další datum splatnosti na třetí pátek aktuálního měsíce a poté každý měsíc. Rozumí mnoha různým variantám plánování. Měl jsem potíže se snažit to pařit.

Jediný problém, který jsem s Todoistem začal mít, je ten, že ve chvílích, kdy jsem dokončil úkol, se nepodařilo vždy správně přeplánovat na další správné datum. Nakonec mi kvůli tomu chybělo několik termínů splatnosti, a právě to vyvolalo mé hledání nové aplikace todo.

Opakující se úkoly nejsou k dispozici

V aplikaci nelze vytvářet opakující se úkoly vůbec Úkoly Google , což vypadá hloupě. Je to však jen další produkt Google, který by mohl využít mnoho vylepšení.

Řídicí panel pro stanovení priorit práce

Funkce číslo jedna pro mě při používání jakékoli aplikace pro úkoly je schopnost rychle vidět svůj den nebo týden a pochopit, jaké jsou hlavní priority. Některé aplikace to-do dělají krásně. Ostatní strašně bojují.

Nejprve se podívejme na Remember The Milk.

Pamatujte, že mléko vám poskytuje řadu zobrazení, která vám pomohou získat rychlý přehled o vašem týdnu nebo vašem dni. Můj oblíbený pohled je zobrazení „Tento týden“, které vám ukazuje každý úkol, který máte splnit od soboty do neděle. Díky tomu je mnohem snazší přesouvat úkoly tak, aby byla vaše týdenní zátěž lépe vyvážená.

Podívejme se, jak špatně všechny ostatní aplikace todo v této oblasti zaostávají.

Hlavní panel Microsoft To-Do

Řídicí panel Microsoft To-Do neexistuje. Vše, co nabízí, je zobrazení „Můj den“, které vám ukáže položky, které jsou dnes splatné.

To není vůbec užitečné, když se snažíte naplánovat si práci dopředu, abyste nemuseli řešit krizi konfliktních priorit ve stejný den.

Hlavní panel Wrike

Wrike používá zajímavý přístup k úlohám palubní desky. Seskupuje úkoly podle dnes , tento týden , příští týden , a později .

I když je vynucené zobrazení všech seskupení - nelze vybrat jiný typ zobrazení - stále je to užitečný způsob, jak organizovat úkoly. Můžete vidět budoucí, nadcházející úkoly, které vám mohou pomoci posunout priority, a zároveň můžete vidět všechny dnešní úkoly, které vyžadují vaši okamžitou pozornost.

Jeden problém, který jsem měl s Wrike, byl ten je postaven pro týmovou spolupráci . To znamená, že úkoly mají postupníky. Pokud použijete Wrike jako jednotlivce a zapomenete se přidat jako postupník, nezobrazí se v části Moje práce a můžete skončit s chybějícími úkoly s důležitými daty splatnosti. Týmové úkoly mají své místo, ale pro osobní správu projektů nefungují dobře.

Také jsem si všiml, že při přesunu úkolu mezi složkami projektu se úkol v dnešním seznamu nezobrazí. Když jsem kvůli tomu kontaktoval zákaznickou podporu společnosti Wrike, pokusili se říci, že je to normální chování. Datum splatnosti však bylo stále uvedeno jako dnes, ale nezobrazovalo se pod „dnes“, takže vysvětlení nebylo přijatelné. Vzhledem k tomu, že tato chyba způsobila, že mi chyběly úkoly, to byl hlavní důvod, proč jsem se z Wrikeho natrvalo přestěhoval.

Hlavní panel Any.do

Jak již bylo zmíněno dříve v tomto článku, AnyDo používá systém typu Kanban, kde lze karty přesouvat mezi projekty a mezi daty splatnosti.

Úkol tedy můžete snadno přesunout z dnes na zítra přetažením karty úkolu na zítra.

Problém s tímto řídicím panelem je ten, že všechny úkoly uvedené pod zítřejšími, nadcházejícími a jednoho dne se nezobrazí, když jsou splatné, takže je velmi obtížné naplánovat si budoucí práci bez otevírání jednotlivých karet úkolů a kontroly termínů. Je to velmi neohrabané nastavení. Je jasné, že pokusem je vytvořit minimalistický řídicí panel, ale je možné jej minimalizovat natolik, že uděláte systém příliš jednoduchým a nepoužitelným.

Hlavní panel Todoist

Toto je jedna z oblastí, kde Todoist získává bonusové body. Todoist nabízí možnost zobrazit úkoly podle Dnes a Dalších 7 dní .

V zobrazení seznamu pro každou obrazovku úkoly ukazují datum splatnosti a také projekt, jehož jsou součástí. Díky tomu je organizace každodenní i týdenní práce velmi snadná.

Řídicí panel není k dispozici

Žádné překvapení, Úkoly Google i v této oblasti nedosahuje. I když můžete úkoly v jednotlivých projektech třídit podle data splatnosti, nemůžete uspořádat celý seznam úkolů napříč všemi projekty v pořadí podle data splatnosti. Určitě je nemůžete seskupit do dneška, týdne nebo měsíce.

Integrace s jinými aplikacemi

Poslední věc, kterou chcete, je aplikace, která je izolovaná od zbytku světa. Jedním z nejúčinnějších způsobů, jak se stát produktivnějším, je automatizace věcí

Například když dokončíte úkol v určitém projektu, chcete automaticky odeslat e -mail svému nadřízenému s podrobnostmi. Věci, jako je tato, jsou možné s aplikacemi, které jsou integrované se službami jako Zapier nebo IFTTT .

Zde je rozpis integrací pro aplikace todo, které jsou recenzovány v tomto článku.

Integrováno s IFTTT:

  • Pamatujte na mléko
  • Todoist

Integrováno se Zapier:

  • Pamatujte na mléko
  • Todoist
  • Wrike

Integrováno s Slack:

  • Todoist
  • Wrike
  • Any.do

Přidat úkoly e -mailem:

  • Pamatujte na mléko

Jak vidíte, dokonce i v oblasti integrací s jinými službami Pamatujte, že mléko je na vrcholu .

Co byste měli dělat dále

Nyní, když jste zkontrolovali všechny rozdíly mezi nejlepšími aplikacemi todo, nepřestávejte! Je čas se rozhodnout a zaregistrovat se do jedné z těchto aplikací:

I když jsem si osobně vybral Remember The Milk jako svou oblíbenou aplikaci, je to jen nejlepší volba pro věci, které jsou pro mě důležité. Naštěstí výše uvedený přehled, vycházející z dlouholetých zkušeností s těmito aplikacemi, vám pomůže učinit lepší rozhodnutí, aniž byste tím zbytečně ztráceli čas.

Podíl Podíl tweet E-mailem Zde je důvod, proč FBI vydala varování pro ransomware Hive

FBI vydala varování před obzvláště ošklivým kmenem ransomwaru. Zde je důvod, proč byste si měli dávat pozor zejména na ransomware Hive.

Číst dále Související témata
  • Internet
  • Produktivita
  • Seznam úkolů
  • GTD
  • Nástroj pro plánování
  • Multitasking
  • Projektový management
O autorovi Ryan Dube(942 publikovaných článků)

Ryan má bakalářský titul z elektrotechniky. Pracoval 13 let v automatizačním inženýrství, 5 let v IT a nyní je Apps Engineer. Bývalý vedoucí redaktor MakeUseOf hovořil na národních konferencích o vizualizaci dat a vystupoval v národní televizi a rozhlase.

Více od Ryana Dubeho

Přihlaste se k odběru našeho zpravodaje

Připojte se k našemu zpravodaji a získejte technické tipy, recenze, bezplatné elektronické knihy a exkluzivní nabídky!

Kliknutím sem se přihlásíte k odběru