Home-theater-designers
Příliš mnoho e -mailů může zaplnit vaši schránku spoustou nepotřebných položek. I když jste na to zvyklí, stále to vaší mysli trochu přidává na váze. Jste zatíženi tolika neotevřenými zprávami, ale žádnou z nich nechcete smazat.
Kdo ví? Nepřečtená zpráva ve vaší doručené poště může v budoucnu zachránit vaši kůži. Co byste tedy měli udělat pro vyčištění složky Doručená pošta bez ztráty dat? Archivací! Zde je návod, jak to udělat.
Co je archiv?
Podle cambridgeský slovník , archiv je sbírka historických záznamů týkajících se místa, organizace nebo rodiny. Je také definován jako počítačový soubor používaný k ukládání elektronických informací nebo dokumentů, které již pravidelně nepoužíváte.
Podobně v Gmailu je archiv úložiště vašich zpráv, které pravidelně nepoužíváte. Když vložíte e -mail do svého archivu, uložíte jej někam, kde není vidět a není v mysli. Ale stále je tam, pokud se k němu potřebujete někdy vrátit. Je to jako ve vašem sklepě, kde ukládáte věci, které nepotřebujete, ale které můžete v budoucnu použít.
Když v Gmailu archivujete nepřečtený e -mail, opustí vaši doručenou poštu a uloží se do složky Všechny zprávy. Bude také odečteno z počtu vašich nepřečtených zpráv.
Chcete -li najít archivované e -maily, přejděte na postranním panelu na Všechny zprávy. Případně můžete psát v: archiv na vyhledávacím panelu Gmailu zobrazovat pouze archivované zprávy.
Co archivace dělá (a nedělá)
Abyste porozuměli jeho výhodám, musíte vědět, co se přesně stane, když archivujete staré zprávy z Gmailu.
- Archivované e -maily nejsou automaticky odstraněny . Archiv je jako trezor. Přestože jsou smazané e -maily automaticky odstraněny po 30 dnech, archivované e -maily zůstanou ve vašem Gmailu, dokud je ručně neodstraníte.
- Archivované e -maily lze prohledávat . Gmail má výkonný vyhledávač. Když něco hledáte, archivované e -maily jsou toho součástí. Pokud je chcete vyloučit a prohledávat pouze doručenou poštu, napište v: doručená pošta před hledaný výraz.
- Archivované e -maily se počítají jako úložný prostor . Smazané e -maily budou odstraněny z vašeho disku Gmail, čímž získáte více místa. Na druhou stranu archivované e -maily stále zabírají úložiště, protože jsou stále součástí vašeho Gmailu.
- Archivované e -maily nejsou označeny jako přečtené automaticky . Pokud e -mail archivujete, aniž byste jej otevřeli, zůstane tento e -mail nepřečtený, dokud s ním nebudete jednat.
- Archivované e -maily lze procházet . Gmail nemá kartu „Archiv“, kde by procházel zprávy, které jste zde odeslali. Můžete však použít Všechna pošta na kartě zobrazíte e -maily ze složky Doručená pošta i Archivovat společně.
- Archivované e -maily fungují se štítky . Ke zprávě můžete přidat štítek a poté ji archivovat. Štítek stále zůstane. Kliknutím na štítek zobrazíte všechny zprávy s ním označené, zobrazí se také archivovaný e -mail.
Proč „Označit jako přečtené“ nestačí
Označení nepřečtené zprávy jako přečtené může snížit počet obtěžujících čísel, ale není tak dobré jako archivace. Doručená pošta je totiž stále plná nepořádku.
Když archivujete e -mail, který nepotřebujete, opustí vaši primární e -mailovou obrazovku. Díky tomu se můžete soustředit na důležitější zprávy.
což je lepší virtuální box nebo vmware
Pokud si myslíte, že tento e -mail budete v budoucnu potřebovat, můžete jej stále najít pomocí výkonné vyhledávací funkce Gmailu. Přeci jen byste nechtěli listovat stovkami, ne -li tisíci e -mailů, které něco hledají.
Jak archivovat e -mail
Ať už ke svému účtu přistupujete ze smartphonu nebo počítače, archivace je jednoduchá a snadná.
Na tvém počítači
To lze provést třemi způsoby. První je zaškrtněte políčko zprávy, kterou chcete archivovat. V horním řádku vaší doručené pošty se poté zobrazí řada ikon - klikněte na Archiv ikona a Gmail odešle zprávu do složky Všechny zprávy.
Druhá možnost je otevřete e -mail v otázce. Po načtení se zobrazí stejné ikony jako výše. Vybrat Archiv tlačítko a vrátíte se do své primární schránky. A Konverzace byla archivována . v pravém dolním rohu obrazovky se zobrazí oznámení s potvrzením postupu.
Třetí možností je odebrat štítek Doručená pošta. Kliknutím na X na štítku Gmail přesune e -mail z vaší Doručené pošty do Všechny pošty. Konverzace odstraněna z Doručená pošta Pro potvrzení by se v pravé dolní části vašeho prohlížeče mělo objevit oznámení.
Na vašem smartphonu
Galerie obrázků (3 obrázky) Rozšířit Rozšířit Rozšířit ZavřítAť už jste uživatel systému Android nebo iOS, archivace je téměř stejná. Otevřete aplikaci Gmail a poté posuňte zprávu chcete archivovat doleva nebo doprava.
Alternativně, otevřete zprávu pak vyberte Archiv tlačítko v pravém horním menu. Je to čtvrtá ikona zprava. Měli byste vidět, jak zpráva zmizí ze složky Doručená pošta a 1 archivováno oznámení ve spodní části, když to uděláte.
Nakonec můžete klepnout na Štítky sekci hned za řádkem předmětu. A Označit jako zobrazí se okno - zrušte zaškrtnutí políčka Doručená pošta štítek, poté stiskněte OK . E -mail bude odstraněn z vaší doručené pošty a Změněný štítek oznámení se zobrazí ve spodní části.
Udržujte svoji doručenou poštu v čistotě
Pokud se nechcete starat o ruční výběr e -mailů do archivu, použijte funkci filtrování Gmailu, aby se to provedlo automaticky. To je obzvláště užitečné pro účtenky, které nemusíte vidět, ale musíte si je uschovat.
Zde je podrobný průvodce, jak toho dosáhnout:
bolest je láska k samotnému internetu
- Otevřete e -mail, který chcete automaticky archivovat.
- V horním menu vyberte třítlačítkové dílčí menu .
- Vybrat Filtrujte zprávy jako tyto .
- Na vyhledávacím panelu se objeví filtr s - klikněte na Vytvořit filtr .
- Zaškrtněte políčko Přeskočit doručenou poštu (archivovat) zaškrtávací políčko.
- (Volitelné) Pokud chcete, aby se tyto zprávy otevřely automaticky, zaškrtněte Označit jako přečtené volba.
- (Volitelné) Chcete -li archivovat stávající zprávy, zaškrtněte Použít filtr také na # odpovídajících konverzací .
- Klikněte na Vytvořit filtr .
Vrácení archivovaného e -mailu
Pokud jste omylem archivovali požadovanou zprávu ve své doručené poště, můžete akci vrátit zpět stisknutím tlačítka vrátit tlačítko v oznámení.
Pokud vám to uniklo, přejděte na Všechna pošta, poté vyberte e -mail, který chcete vrátit. V horní nabídce vyberte Přesunout do složky Doručená pošta .
Pokud zpráva, kterou chcete vrátit do své doručené pošty, není nedávná, vyhledejte ji pomocí vyhledávacího pole Gmailu. Po otevření e -mailu postup opakujte.
Jak vše archivovat v Gmailu
Pokud chcete začít z čistého stolu a archivovat všechny zprávy v Gmailu, můžete použít funkci filtrování Gmailu. K dalšímu upřesnění filtru můžete použít také další příkazy.
- Do vyhledávacího pole zadejte následující: v: doručená pošta . Tím se vrátí všechny e -maily ve vaší doručené poště.
- Pokud chcete filtr upřesnit, napište před: rrrr/mm/dd zahrnout všechny e -maily před konkrétním datem. Můžete také použít po: rrrr/mm/dd pokud chcete archivovat pouze určité období.
- Když má vyhledávání výsledky návratu, klikněte na zaškrtávací políčko v horním menu.
- Oznámení říká Je vybráno všech 100 konverzací na této stránce. Vyberte všechny konverzace, které odpovídají tomuto vyhledávání objeví se.
- Klikněte na Vyberte všechny konverzace, které odpovídají tomuto vyhledávání
- Vyber Tlačítko archivace
- NA Potvrďte hromadnou akci zobrazí se okno. Vybrat OK .
V závislosti na tom, kolik e -mailů máte, bude Gmail s tímto filtrem nějakou dobu trvat. Ale po chvíli všechny vaše e -maily zmizí z doručené pošty a budou bezpečně uloženy v archivu. Je to nejjednodušší krok k dosažení a udržení nulové složky doručené pošty.
Doručená pošta nulová na neurčito
Pomocí zde uvedených tipů a triků je Inbox Zero nyní snadno dosažitelný. Pomocí výkonného vyhledávacího panelu a filtru v Gmailu můžete automaticky odesílat e -maily do archivu a udržovat tak svou doručenou poštu po celý život v nepořádku.
Naučte se, jak dále zlepšit své e -mailové prostředí naplánovat e -maily nebo přinesením Zážitek z aplikace Gmail pro váš Mac . Naučte se tajemství Gmailu a buďte se svými e -maily stejně produktivní.
Podíl Podíl tweet E-mailem Šest nejpopulárnějších poskytovatelů e -mailů lepší než Gmail a Yahoo MailVšichni tito populární poskytovatelé e -mailů nabízejí různé výhody, které je odlišují od Gmailu a Yahoo Mail.
Číst dále Související témata- Internet
- Produktivita
- Gmail
- E -mailové tipy
- Organizace času
- Doručená pošta Google
- Doručená pošta nula
- Tipy pro produktivitu
Jowi je spisovatel, kariérní kouč a pilot. Lásku k čemukoli v PC vyvinul od té doby, co mu otec v 5 letech koupil stolní počítač. Od té doby používá a maximalizuje technologii ve všech aspektech svého života.
Více od Jowi MoralesPřihlaste se k odběru našeho zpravodaje
Připojte se k našemu zpravodaji a získejte technické tipy, recenze, bezplatné elektronické knihy a exkluzivní nabídky!
Kliknutím sem se přihlásíte k odběru