Home-theater-designers
Pomocí hromadné korespondence můžete hromadné e -maily a dopisy personalizovat pomocí zástupných symbolů. Vše, co potřebujete, je databáze kontaktů a šablona pro e -maily nebo dopisy jim.
V tomto článku vám ukážeme, jak vytvořit hromadnou korespondenci aplikace Microsoft Word pomocí databáze aplikace Excel. Kroky jsou převzaty z aplikací Microsoft Word a Excel 2016, ale postup je stejný pro všechny edice.
Jak provést hromadnou korespondenci z aplikace Excel
Hromadná korespondence využívá zdroje dat z databáze a umisťuje je do příslušných zástupných symbolů k přizpůsobení vašich hromadných e -mailů. Těmito databázemi může být cokoli z níže uvedeného seznamu:
1. Otevřete svůj Microsoft Excel tabulkový kalkulátor.
2. Vytvořte seznam ručních kontaktů v Slovo při použití hromadné korespondence.
3. Vyberte si kontaktní údaje z aplikace Microsoft Outlook.
Na výběr máte ze dvou sad možností:
jak vymazat ram windows 10
- Kontakty v Gmailu v kompatibilním souboru.
- Microsoft SQL Server.
Databáze sešitů aplikace Microsoft Excel je upřednostňována, když potřebujete použít hromadnou korespondenci ve Wordu. Pro hromadnou korespondenci použijete Excel k vytvoření databáze, kterou Word použije později.
Pokud nemáte soubor aplikace Excel s kontaktními údaji, můžete jej použít ukázkový soubor aplikace Excel pro zkušební účely .
Abyste se vyhnuli nesrovnalostem ve svých hromadných e -mailech nebo dopisech, musíte vyladit soubor aplikace Excel, jak je uvedeno níže:
- První řádek by měl mít pouze záhlaví sloupců od buňka A1 . Word použije tato záhlaví sloupců jako Sloučit pole při použití hromadné korespondence aplikace Microsoft Word.
- Záhlaví sloupců byste měli upravit tak, aby odpovídala názvům zástupných symbolů, které budete používat v dokumentu šablony e -mailu nebo dopisu.
- Musíte zajistit, aby soubor tabulky obsahoval kontaktní data jako jeden záznam na vzor řádku. Například v aktuálním tutoriálu každý dostupný kontaktní detail zákazníka James Butt je přístupný mezi buňky A2 a J2 .
- Číselná data pro jakýkoli kontakt, jako jsou PSČ, procenta slev, kilometry, měny atd., By měla být v příslušném číselném formátu.
- Chcete -li provést jakékoli změny, vyberte buňku nebo rozsah buněk, který obsahuje číslice.
- V Karta Domů , v rámci Stuha , klikněte na rozevírací šipka kromě Všeobecné .
- Před propojením dokumentu Wordu hromadné korespondence s databázovým souborem aplikace Excel proveďte všechna doplnění. Jakmile provedete všechny změny, Uložit soubor aplikace Excel.
- Soubor databáze kontaktů aplikace Excel by měl být přítomen v místním úložišti vašeho počítače.
- Zajistěte, aby všechna data byla na prvním listu sešitu aplikace Excel.
Jak provést hromadnou korespondenci ve Wordu
Po vytvoření databáze v aplikaci Excel musíte otevřít šablonu e -mailu nebo dopisu, kterou chcete odeslat mnoha příjemcům. Postupujte podle níže uvedených kroků:
1. Na Stuha , klikněte na Karta Poštovní zásilky .
2. V souboru Spusťte skupinu hromadné korespondence , budete muset kliknout Spusťte hromadnou korespondenci .
3. Zobrazí se šest typů dokumentů hromadné korespondence. Klikněte na Písmena nebo E-mailové zprávy .
Příbuzný: Jak tisknout štítky pomocí hromadné korespondence v aplikacích Microsoft Word a Excel
4. Na Spusťte hromadnou korespondenci skupina, klikněte na Vyberte Příjemci . Zobrazí se možnosti jako Napište nový seznam, Použít existující seznam a Vybrat z Kontaktů aplikace Outlook.
5. Můžete si vybrat kteroukoli z výše uvedených tří možností podle toho, jak chcete propojit seznam kontaktů s dopisem šablony. V tomto kurzu vybereme Použijte existující seznam využít databáze aplikace Excel které jste vytvořili nebo stáhli dříve.
6. Na Vyberte Zdroj dat v dialogovém okně vyhledejte složku, kde je k dispozici soubor databáze Excel. Jakmile najdete soubor, vyberte jej a poté klikněte na Otevřeno načíst databázi do hromadné korespondence aplikace Word.
jak vytvořit soubor .bat ve Windows 10
7. Uvidíte Vyberte tabulku dialogové okno. Kliknutím na tlačítko opustíte pole OK beze změn v dialogovém okně.
8. To je skvělé! Úspěšně jste propojili zdrojová data s programem hromadné korespondence Word.
9. Word automaticky přiřadí záhlaví sloupců databáze k položkám pole sloučení. Chcete -li zajistit odpovídající shodu, přejděte na Skupina pro zápis a vložení polí na Karta Poštovní zásilky z Stuha a poté klikněte na Pole shody .
10. Pole shody zobrazí se dialogové okno. V levém sloupci uvidíte položky pole pro sloučení. Na pravé straně najdete odpovídající data z propojené databáze aplikace Excel.
11. Bude to stejné, pokud použijete jiná zdrojová data, jako jsou kontakty aplikace Outlook nebo exportované kontakty z Gmailu. Procházením seznamu zajistěte, aby nedošlo k žádným neshodám. Klikněte na OK zavřít.
12. Na písmeno šablony umístěte kurzor před první písmeno a stiskněte Vstupte několikrát, aby se nad tělem dopisu udělalo místo.
13. Umístěte kurzor na horní část dokumentu a poté klikněte na Adresní blok v Skupina pro zápis a vložení polí na Karta Poštovní zásilky z Stuha .
14. Na levé straně souboru Vložte blok adresy v dialogovém okně můžete zvolit název, název společnosti, adresu, zemi atd., možnosti formátování. Na pravé straně se zobrazí náhled bloku adresy.
15. Můžete použít Pole shody možnosti, jak opravit nesoulad vstupních dat. Klikněte OK přidat Adresní blok uvnitř krokví.
16. Dále klikněte na Řádek pozdravu v Napište a vložte pole skupina po Adresní blok , což mu dává řádkování.
17. The Vložte pozdrav zobrazí se dialogové okno. Změny můžete provést podle svého přání a poté kliknout OK . The GreetingLine v krokve se objeví v dopise.
18. Můžete kliknout na Náhled výsledků příkaz na Stuha abyste viděli, jak dopis vypadá.
19. Kromě toho můžete také přidat vlastní slučovací pole Adresní blok a GreetingLine . Řekněme, že chcete přidat Značka a model vozidla v těle dopisu.
20. Chcete -li to provést, otevřete soubor databáze aplikace Excel propojený s hromadnou korespondencí a přidejte příponu Značka a model vozidla záhlaví sloupce. Zadejte podrobnosti o vozidle a Uložit soubor aplikace Excel.
21. Nyní přejděte k dokumentu aplikace Word pro hromadnou korespondenci a opakujte kroky čtyři , Pět , a šest .
22. Nyní vyberte libovolné slovo nebo několik slov v těle písmene a poté klikněte na Vložit slučovací pole na Skupina pro zápis a vložení polí .
23. Na Vložit slučovací pole box, vyberte si Pole databáze a poté vyberte Značka a model vozidla . Klikněte na Vložit přidejte vlastní slučovací pole.
24. Takto můžete přidat tolik variabilních zástupných symbolů, kolik chcete, aby bylo možné přizpůsobit každé odeslané písmeno nebo e -mail. Hromadná korespondence aplikace Microsoft Word automaticky přiřadí data ke jménu příjemců.
25. Na Stuha , klikněte na Dokončit a sloučit příkaz a pak vyberte Tisk dokumentů nebo Odesílat e -mailové zprávy . Můžete také kliknout na Upravit jednotlivé dokumenty zkontrolovat e -maily nebo dopisy před jejich odesláním.
Pomocí hromadné korespondence můžete zvýšit produktivitu e -mailu
Nyní víte, jak provést hromadnou korespondenci pomocí aplikací Microsoft Word a Excel. Pomocí hromadné korespondence můžete rychleji odesílat přizpůsobené e -maily a vytvořit si dobrý vztah se svými profesionálními nebo osobními kontakty. Pokračujte v používání Wordu, aby byl váš profesní i osobní život snazší než dříve.
sledujte videa z YouTube bez přihlášeníPodíl Podíl tweet E-mailem 10 skrytých funkcí aplikace Microsoft Word, které vám usnadní život
Bez jeho produktivních funkcí by Microsoft Word nebyl tím nástrojem, jakým je. Zde je několik funkcí, které vám mohou pomoci každý den.
Číst dále Související témata- Produktivita
- E -mailové tipy
- Tabulkové tipy
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Sloučení emailů
- Tipy pro Microsoft Office
Tamal je nezávislý spisovatel v MakeUseOf. Poté, co ve svém předchozím zaměstnání v IT poradenské společnosti získal značné zkušenosti v oblasti technologií, financí a obchodních procesů, přijal před 3 lety psaní jako profesi na plný úvazek. I když nepíše o produktivitě a nejnovějších technologických novinkách, rád hraje Splinter Cell a binge-watch Netflix/ Prime Video.
Více od Tamal DasPřihlaste se k odběru našeho zpravodaje
Připojte se k našemu zpravodaji a získejte technické tipy, recenze, bezplatné elektronické knihy a exkluzivní nabídky!
Kliknutím sem se přihlásíte k odběru