Home-theater-designers
Sloučení pošty vám může ušetřit čas a úsilí, proto se s touto příručkou naučte postup od začátku do konce.
Skoro každý, kdo zná sadu Office, už slyšel o hromadné korespondenci, ale mnozí přesně nevědí, jak se tento proces provádí. Je to jednodušší, než byste si mohli myslet - pokud máte jasno v tom, jak si předem nastavit dokumenty a sloučit je ve Wordu.
Jakmile budete v provozu, budete tuto funkci používat k vytváření všeho z přizpůsobené indexové karty na hromadnou poštu v místě vašeho zaměstnání. Sloučení pošty je skličující pouze poprvé a můžete to sami dokázat zpracováním tohoto návodu.
Pro tuto příručku jsme použili nový Office 2016, ale tento proces platí pro starší verze aplikací Microsoft Word a Excel.
Jak nastavit zdrojový dokument
Hromadná korespondence funguje tak, že v dokumentu vyplníte zadaná pole daty z jiného zdroje, obvykle databáze nebo tabulka . Prvním krokem k úspěšné hromadné korespondenci je nastavení zdrojového dokumentu a zajištění jeho formátování tak, aby mu Word rozuměl.
Vzhledem k tomu, že se jedná o nejběžnější použití této techniky, bude se náš příklad soustředit na umístění jednotlivých jmen a adres na generický hromadný mailing. Pole, která zahrneme, jsou Jméno, Společnost, Adresa, Město, Stát a PSČ - ale tato specifika nejsou zásadní, pokud se řídíte zastřešujícím procesem.
Pomocí Excelu
Pokud ke sestavení zdrojového dokumentu používáte aplikaci Excel, stačí jednoduše vytvořit tabulku všech relevantních informací, které mohou být součástí této hromadné korespondence nebo budoucí pošty.
Základní myšlenkou je rozdělit různé informace do samostatných sloupců a každému z nich dát odpovídající záhlaví. To usnadňuje pozdější výběr z těchto podrobností a umožňuje použít stejný zdrojový dokument k vytvoření čehokoli od odznaku ID po štítek adresy.
Dále vyberte všechna data (včetně záhlaví sloupců), přejděte na Vzorce kartu a vyberte Definujte jméno .
Budete požádáni o název datové sady, takže vyberte něco vhodného. Pokud pravděpodobně budete dohlížet na více projektů hromadné korespondence pro různé poštovní zásilky, je rozumné přidat něco rozpoznatelného, aby se odlišily dále v řadě. Jakmile to bude hotové, uložte práci a zavřete tabulku.
Pomocí aplikace Word
Jako zdrojový dokument můžete také použít soubor Word, ale vyžaduje to trochu větší úsilí. Budete muset postavte stůl, aby věci byly regimentované , tak zamiřte do Vložit kartu, najděte Tabulky sekci a klikněte na rozevírací seznam. Stanovte velikost tabulky požadované pro váš projekt a poté ji začněte vyplňovat svými daty.
jak nastavit nintendo přepnout na televizi
Tady si s formátováním nemusíte dělat příliš starosti, protože tento dokument je čistě určen jako zdrojový soubor pro vaši korespondenci. Přesnost je však klíčová, proto se ujistěte, že všechna vaše data byla umístěna ve správných sloupcích a správně pojmenována. Až budete hotovi, dokument uložte a prozatím zavřete.
Spuštění hromadné korespondence
Otevřete Word a vytvořte nový dokument. Vydejte se na Poštovní zásilky kartu a klikněte na Spusťte hromadnou korespondenci v rozevíracím seznamu vyberte požadovaný projekt.
Zde se může tento proces trochu lišit v závislosti na tom, co chcete vyrobit. Pokud bych vyráběl štítek nebo něco jiného, co by mohlo být vytištěno na nestandardní papír, zobrazila by se mi další obrazovka, která mi umožnila stanovit některé další možnosti tisku.
co mohu udělat s 3D tiskárnou
V takovém případě vyberte Výchozí zásobník, pokud nemáte důvod dělat jinak, a poté vyberte příslušné číslo produktu, aby aplikace Word mohla použít správnou šablonu.
Import zdrojových dat
Když jsou tyto základy položeny, můžeme nyní začít importovat informace, které jsme zadali do zdrojového dokumentu na začátku procesu. Vydejte se na Poštovní zásilky kartu znovu, klikněte na Vyberte Příjemci a vyberte si Použít existující seznam .
Přejděte ke zdrojovému dokumentu, ať už byl vytvořen ve Wordu nebo Excelu - sada Microsoft Office bude ve většině situací dobře spolupracovat. Pokud používáte tabulku, budete požádáni o potvrzení, kterou tabulku vybíráte, a měli byste se ujistit, že je políčko označeno První řádek dat obsahuje záhlaví sloupců je zatrženo. Nyní přejděte na Napište a vložte pole část Poštovní zásilky kartu a klikněte na Adresní blok (nebo cokoli, co má pro váš projekt smysl).
Zde budete moci přesně doladit, která pole se přenesou ze zdrojového dokumentu do vaší konečné pošty. Pro ještě více možností v této fázi bychom mohli přidat jméno, prostřední a příjmení našich příjemců jako jednotlivé sloupce, což by rozšířilo seznam dostupných voleb v Vložte jméno příjemce v tomto formátu pole. To je však zcela volitelné.
Nástroj Adresní blok je skvělý pro každého, kdo chce zrychlit hromadnou korespondenci, ale pokud chcete stanovit přesně tak, jak je váš dokument rozložen , zvažte použití Vložit slučovací pole možnost pod Napište a vložte pole sekce umístit každé pole ručně. Jakmile vložíte pole do dokumentu, můžete použít Náhled výsledků abyste viděli, jak se bude po naplnění tisknout.
Nyní je čas provést jakékoli úpravy formátování, které byste mohli potřebovat provést; změna písma, úprava toho, jak bude každé pole na stránce sedět, a jakýkoli estetický vzkvét, který chcete přidat. Až to bude hotové, přejděte znovu na kartu Poštovní zásilky a klikněte Dokončit a sloučit pod Dokončit sekce. Vaše dokončené dokumenty by měly být připraveny a čekat na vytištění a odeslání poštou.
Chcete -li něco trochu jednoduššího, podívejte se na nejlepší výrobce štítků, které si můžete koupit.
Podíl Podíl tweet E-mailem 5 tipů, jak dobít své stroje VirtualBox LinuxJste unaveni špatným výkonem, který nabízejí virtuální stroje? Zde je to, co byste měli udělat, abyste zvýšili výkon svého VirtualBoxu.
Číst dále Související témata- Produktivita
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Microsoft Office 2013
- Microsoft Office 2010
- Microsoft Office 2007
- Sloučení emailů
- Microsoft Office 2016
Anglický spisovatel v současné době sídlí v USA. Najděte mě na Twitteru prostřednictvím @radjonze.
Více od Brada JonesePřihlaste se k odběru našeho zpravodaje
Připojte se k našemu zpravodaji a získejte technické tipy, recenze, bezplatné elektronické knihy a exkluzivní nabídky!
Kliknutím sem se přihlásíte k odběru