Home-theater-designers
V roce 1971 byl z jednoho počítače na druhý odeslán vůbec první e -mail. Nyní, 269 miliard e -mailů jsou zasílány každý den.
Není možné si představit, kolik z těchto e -mailů je zbytečných. Kolik jich slouží jen k vyvolání většího zmatku. Aby vypálili ještě více pozornosti a trpělivosti svých příjemců.
Ale jedna věc je jistá: pokud by na e -maily začalo efektivně odpovídat více lidí, všichni bychom byli připoutáni do svých schránek o něco méně pevně a naše emailová úzkost by byla o něco méně oslabující.
Nejzřetelnějším řešením zde není pouze „vložená odpověď“, ale přímá odpověď správně . Vložené odpovědi jsou místo, kde odpovídáte v hlavní části e -mailu, namísto psaní vlastního e -mailu od nuly.
Inline odpověď je něco, co už většina z nás čas od času dělá. Ale měli bychom odpovídat přímo daleko častěji. A měli bychom to dělat s několika pravidly, aby byla tato komplikovaná e-mailová vlákna organizovaná a snadno sledovatelná.
Odpovídáme na špatný e -mail
Opakem vložené odpovědi je to, čemu se často říká „nejlepší příspěvky“. Zde kliknete na odpověď na e -mail a začnete psát v horní části textového pole. Takto je složena většina dnešních e -mailů. Pokud ale nemáte do činění s extrémně jednoduchými e -mailovými konverzacemi, může špičkové zveřejnění způsobit nejrůznější problémy.
Za prvé, při nejlepším zveřejňování se odkazování zpět na původní e -mail stává obrovským problémem, který zahrnuje procházení e -mailu po e -mailu, abyste našli to, co hledáte. Poté se musíte posunout zpět dolů k e -mailu, který píšete, abyste možná parafrázovali to, co jste právě našli, vytržení z kontextu a často chybějící výrazné body.
Někdy může příjemce odpovědět na váš e -mail ve zcela novém e -mailovém vlákně, což znamená, že vaše konverzace nyní probíhá ve dvou nebo více samostatných vláknech.
Pokud jste ve skupinové konverzaci, věci budou ještě špinavější. Sledování toho, kdo na co odpovídá, kdy a na co reakce odpovídal ty Odpovědi se stávají téměř nemožným činem.
Vložená odpověď je řešením
Místo nejvyšších příspěvků bychom tedy měli odpovídat v souladu - to znamená v těle původní e-mailové zprávy. V aplikacích Outlook a Apple Mail můžete vidět původní zprávu, jakmile odpovíte. V Gmailu konverzaci zobrazíte stisknutím tří teček v dolní části obrazovky pro psaní.
Spropitné: Chcete -li z odpovědi v Gmailu odstranit svislý řádek „citace“, zvýrazněte celý e -mail a poté klikněte na odsadit méně knoflík.
Vložené odpovědi řeší problém nutnosti procházet masami zpráv, protože původní e -mail je zahrnut a lze jej vyhledat v nejnovější zprávě, kterou v této konverzaci obdržíte. To znamená, že je vše udržováno v kontextu.
Navíc nemusíte ztrácet čas shrnováním odpovědí jiných lidí nebo kopírováním úryvků e-mailů, aby vaše vlastní odpovědi dávaly smysl. Díky vloženým odpovědím je zde vše, na co se může každý kdykoli vrátit.
A u vláken zahrnujících více lidí je snadné rozlišit, kdo co řekl, a komu odpovědět (pokud se to dělá správně).
Řádná odpověď správně
Když většina lidí odpoví vloženě, jednoduše napíšou své odpovědi vedle textu, na který chtějí odpovědět, a označí to tučně nebo červeně.
To má k ideálu daleko. Jakmile někdo otevře e -mail ve formátu prostého textu, nevidí toto formátování. A jakmile je ve vlákně více než pár lidí, věci se mohou rychle zkazit.
Zde je tedy rychlý průvodce správně vložené odpovědi, které jsou škálovatelné a minimalizují zmatek.
1. Nespoléhejte na formátování
Jak již bylo zmíněno, v některých případech příjemce nemusí vidět formátování, které do e -mailu uvedete (např. Může upřednostňovat prostý text). Pokud je někdo barvoslepý, může pro něj být obtížné sledovat vlákna obsahující více barev.
přistupovat k souborům Raspberry Pi z Windows
Každopádně použijte formátování, aby byly odpovědi při skenování e -mailu snáze nalezeny. Ale nespoléhejte výhradně na to.
2. Předmluva odpovídá vašim jménem
Než abyste se spoléhali na formátování, zvyšte si, že všechny své odpovědi budete předřazovat svému jménu a, pokud potřebujete být obzvlášť organizovaní, datu. Požádejte všechny příjemce, aby udělali totéž.
V současné době vám v Gmailu nezbývá než zadat své jméno ručně. Totéž platí pro stále nevýraznou aplikaci Apple Mail.
Pokud však používáte aplikaci Outlook, existuje funkce pro automatické předmluvy vašich odpovědí vaším jménem. Chcete -li to provést, přejděte na Soubor> Možnosti> Pošta . Pak jděte na Odpovědi a přeposlat , zkontrolovat Předmluva komentuje pomocí pole a do textového pole zadejte své jméno. Když odpovíte v těle e -mailu, vaše jméno se automaticky zobrazí v závorkách.
Mailbird také má tuto možnost ve výchozím nastavení.
3. Použijte konce řádků, prosím
Kdykoli necháte vloženou odpověď, měla by být na novém řádku, nikoli na vloženou střední větu nebo na konec odstavce.
Díky tomu je pro ostatní lidi mnohem jednodušší odpovídat na vaše komentáře a skenování konverzace kolem každého bodu je mnohem efektivnější.
4. Odsazení víceúrovňových odpovědí
Když se v jednom e -mailu řeší více bodů, v jedné zprávě se odehraje více vláken.
Abyste to udrželi organizované, měli byste odsazovat závitové odpovědi, aby bylo zřejmé, které komentáře se vztahují ke každému bodu. Osobně považuji za nejintuitivnější znaky použití hranatých závorek (>), protože odrážky se v e-mailech s prostým textem nemusí zobrazovat.
To vám ušetří spoustu úsilí při hledání toho, které části konverzace musíte věnovat pozornost.
5. Poslední možnost: Použijte lepší nástroj
Nikdo zde nepředstírá, že vložené odpovědi jsou zde dokonalým řešením. Pokud vám ale nezbývá než používat e -mail, věnujte čas psaní efektivních a efektivních e -mailů. Na základě výše uvedených důvodů je inline odpověď nejlepším způsobem, jak udržet průběh projektů. Pomáhá také všem držet krok s více konverzacemi v rámci e -mailových vláken, aniž by museli ztrácet čas procházením dlouhých seznamů minulých e -mailů.
Pokud se vám zdá, že i vložené odpovědi jsou příliš složité, nebo pokud si vaši kolegové nedokážou zvyknout na řádné odpovědi správně, může být načase hledat jiný nástroj.
Komunikační nástroje jako např Ochablý , Stěžovat si , a Shluk usnadnit komplexní týmovou komunikaci. Spíše než pokračovat v boji s e -mailem, pak může být čas vyzkoušet jeden z nich.
Šířit slovo
Když přijmete tato jednoduchá pravidla pro vloženou odpověď, mnoho příjemců ocení, jak efektivní je toto chování e -mailu, a začnou přirozeně napodobovat váš přístup.
Pokud však přirozeně nekopírují vaši promyšlenou e -mailovou etiketu, přitáhněte je k tomu. Pošlete jim tento článek. Popište, jak chcete, aby odpověděli, a vysvětlete, že to ušetří spoustu nepochopených zpráv, ztracený čas a ztrátu kontextu.
Opravdu neexistuje žádná nevýhoda.
Myslíte si, že vám tato pravidla pomohou udržet si přehled o složitých e -mailových vláknech? Myslíte si, že by mohly být užitečné další tipy na vložené odpovědi?
Uznání: sangoiri/ Depositphotos
Podíl Podíl tweet E-mailem Průvodce pro začátečníky k animované řečiAnimovaná řeč může být výzva. Pokud jste připraveni začít s přidáváním dialogu do projektu, proces za vás rozdělíme.
Číst dále Související témata- Produktivita
- Gmail
- E -mailové tipy
- Apple Mail
- Microsoft Outlook
Rob Nightingale má titul z filozofie na University of York, UK. Pracoval jako manažer sociálních médií a konzultant více než pět let a pořádal workshopy v několika zemích. Poslední dva roky je Rob také technologickým spisovatelem a je manažerem sociálních médií MakeUseOf a redaktorem zpravodaje. Obvykle ho najdete, když cestuje po světě, učí se stříhat video a experimentuje s fotografií.
Více od Roba NightingalaPřihlaste se k odběru našeho zpravodaje
Připojte se k našemu zpravodaji a získejte technické tipy, recenze, bezplatné elektronické knihy a exkluzivní nabídky!
jak vstoupit do nouzového režimu pro AndroidKliknutím sem se přihlásíte k odběru