Home-theater-designers
Co získáte, když spojíte dvoutýdenní dovolenou s rušným pracovním životem? Obrovský projekt na vás čeká, až se vrátíte domů - jen procházíte všechny ty e -maily! Počkejte - proč v Outlooku nepovolit Out of Office Responder a zautomatizovat některé z těchto odpovědí za vás?
Tady na MakeUseOf jsme se zabývali tím, jak to udělat v Gmailu, například pokyny Tiny na dovolenou a Markův způsob, jak to udělat pomocí e -mailového filtru. Jediným klientem, kterého jsme dosud nepokryli, je Outlook. Bezplatná verze aplikace Outlook.com bohužel na rozdíl od Gmailu nenabízí funkci odpovědi Mimo kancelář. Pokud však máte aplikaci Outlook 2010 a účet na serveru MS Exchange - který mnoho společností poskytuje zaměstnancům - máte štěstí.
Použití odpovědi mimo kancelář v aplikaci Outlook
Společnost Microsoft velmi zjednodušila nastavení automatizovaného systému, který bude rozesílat okamžité odpovědi každému, kdo vám pošle e -mail, když jste mimo kancelář. Nezáleží na tom, jestli je to jen během 24 hodin nebo během 2 týdnů dovolené, můžete klienta Outlook nakonfigurovat tak, aby reagoval přesně tak, jak chcete, a přesně na dobu, po kterou to potřebujete.
K těmto nastavením se v Outlooku 2010 dostanete po kliknutí na tlačítko Logo Windows na Informace. Zde uvidíte velké tlačítko s nápisem „Automatické odpovědi“ s dveřmi a ikonou šipky.
Kliknutím na tlačítko Automatické odpovědi spustíte nástroj Outlook mimo kancelář. Vyskakovací okno, které uvidíte, je mnohem pokročilejší, než si možná uvědomujete. Na první pohled je to rychlý způsob, jak povolit „Odesílat automatické odpovědi“ a stačí napsat krátkou poznámku, kterou Outlook automaticky za vás odešle každému, kdo vám pošle e -mail.
jak se dostanu ke svému outlookovému e -mailu?
Při bližším zkoumání však uvidíte, že je zde mnohem více funkcí, než se na první pohled zdá.
Nejprve můžete definovat konkrétní časové období, aby byla povolena funkce automatické odpovědi, takže když se vrátíte z dovolené, nemusíte se starat o to, že ji nezapnete vypnout!
Také si všimnete, že existují dvě karty. Ten vlevo má nastavit automatickou odpověď pouze pro lidi, kteří vám pošlou e-mail zevnitř společnosti.
Na kartě vlevo můžete nastavit konkrétní odpověď pro kohokoli, kdo vám pošle e -mail mimo vaši společnost.
Nastavení pravidel pro e -mail
V dolní části tohoto okna si všimnete zdánlivě bezvýznamného tlačítka označeného „Pravidla ...“
Toto tlačítko je ve skutečnosti poměrně významné, protože vám umožňuje dále definovat, jak bude aplikace Outlook automaticky odpovídat definováním konkrétních lidí, slov v předmětu nebo textu nebo zda byl e-mail odeslán přímo nebo CC'd.
Zde můžete vytvořit velmi specifická pravidla. Můžete například vytvořit pravidlo, že pokud vám vaše matka pošle e -mail, můžete tento e -mail přeposlat na osobní účet, který budete během dovolené sledovat (nebo jej odeslat přímo do koše, v závislosti na vašem vztahu s matkou).
Ještě zajímavější to bude, když kliknete na tlačítko „Pokročilé ...“.
Zde můžete definovat více podrobností o tom, na jaké zprávy chcete odpovědět jiným způsobem než standardní automatickou odpovědí. Můžete si vybrat zprávy nad nebo pod určitou velikostí, kdy byly přijaty, jejich úroveň důležitosti a další.
Vytvořte odpověď mimo kancelář s pravidly e -mailu
Saikat poskytl několik tipů na používání filtrů aplikace Outlook dříve a Jack udělal totéž pro Filtry Google, Hotmail a Yahoo . Pokud o tom přemýšlíte, odpověď Mimo kancelář je ve skutečnosti alternativní verzí toho, co byste mohli udělat, kdybyste klikli na Spravovat pravidla z nabídky aplikace Outlook.
Pomocí Průvodce pravidly přejděte dolů na možnost zkontrolovat zprávy „přijaté v určitém datovém rozpětí“.
Definujte toto období od okamžiku, kdy odjedete na dovolenou, do okamžiku, kdy se plánujete vrátit domů.
Nakonec vše, co musíte udělat, je definovat, jakou reakci nebo akci má pravidlo provést, když příchozí zprávy splňují tato kritéria, a v podstatě máte odpověď mimo kancelář!
Jak vidíte, není důvod, abyste nemohli odpovídat na e -maily, i když jste na dovolené! Stačí, když uděláte čas a řeknete Outlooku, jak byste chtěli, aby za vás reagoval, a lidé si budou myslet, že jste stejně produktivní, jako jste kdy byli, i když sedíte na pláži a popíjíte margaritu.
Jakými kreativními způsoby používáte aplikaci Outlook Out of Office Responder? Máte nějaké dobré tipy nebo příběhy na vyprávění? Podělte se o ně v sekci komentáře níže!
3D pohyblivá tapeta pro Windows 10
Image Credits: robot hand [Broken URL Removed] Via Shutterstock
Podíl Podíl tweet E-mailem Vyplatí se upgradovat na Windows 11?Windows byl přepracován. Ale stačí to k tomu, abyste vás přesvědčili o přechodu z Windows 10 na Windows 11?
Číst dále Související témata- Okna
- E -mailové tipy
- Microsoft Outlook
Ryan má bakalářský titul z elektrotechniky. Pracoval 13 let v automatizačním inženýrství, 5 let v IT a nyní je Apps Engineer. Bývalý vedoucí redaktor MakeUseOf hovořil na národních konferencích o vizualizaci dat a vystupoval v národní televizi a rozhlase.
Více od Ryana DubehoPřihlaste se k odběru našeho zpravodaje
Připojte se k našemu zpravodaji a získejte technické tipy, recenze, bezplatné elektronické knihy a exkluzivní nabídky!
Kliknutím sem se přihlásíte k odběru