Home-theater-designers
Microsoft Word je nabitý tolika funkcemi, že s ním můžete vyrábět téměř vše, co chcete. Ale tyto funkce ne vždy vedou k tak krásným, vysoce kvalitním a profesionálním návrhům dokumentů, jaké můžete očekávat.
Jedna věc je vědět všechno o Microsoft Wordu, všech jeho složitostech, zvláštnostech a funkcích - něco jiného je vědět, co je skvělý dokument. Zde vám ukážeme, jak formátovat dokument aplikace Word, aby vypadal profesionálně.
1. Udržujte to jednoduché, méně je více
Chcete vědět, jak zajistit, aby dokument aplikace Word vypadal dobře? Jednoduše to zjednodušte a využijte toho skryté funkce, které Microsoft Word přichází s. Pokud si z tohoto článku pamatujete jednu věc, nechte ji být touto a budete se moci v budoucnu správně rozhodovat o designu!
najdi si ideální místo k životu
Při psaní dokumentu by měl být hlavní důraz na obsah. Existují pokyny pro formátování dokumentu, které usnadňují jeho čtení a zpracování. Odstraňte pokušení zavést poutavé prvky, které slouží pouze k rozptýlení. Maximalizujte mezery. Udržujte své formulace těsné a zrevidujte všechny svérázné věty nebo odstavce. Celkově jednoduchá a minimální pravidla.
2. Vyberte písmo odpovídající kontextu
Vaše první velké designové rozhodnutí by mělo být jaké písmo budete používat. Tradiční znalosti to říkají patka písma jsou v tištěných dokumentech čitelnější, zatímco bezpatkové při čtení na digitální obrazovce jsou písma lepší pro oči.
Dobré příklady patkových písem zahrnují Garamond, Georgia, Hoefler Text a Palatino, zatímco dobré příklady bezpatkových písem zahrnují Arial, Gill Sans, Helvetica a Lucida Sans.
Přeskočte Comic Sans, pokud se chcete vyhnout jedné z nejběžnějších chyb při návrhu prezentace. A ať už použijete cokoli, držte se v celém dokumentu stejného písma. V případě potřeby můžete pro nadpisy použít jiný typ písma.
3. Použijte standardní velikost a barvu písma
Nemůžete se naučit formátovat dokument aplikace Word, aby vypadal profesionálně, aniž byste věnovali pozornost vzhledu textu. Obchodní a akademické práce se obecně používají 12bodové velikosti písma , které při použití v kombinaci s níže popsanými pokyny pro velikost stránky, okraje a řádkování vytvářejí nejčitelnější odstavce.
Některé zprávy husté na informace mohou někdy klesnout až na desetibodovou velikost písma, ale nikdy méně.
Obecně je nejlepší nedávejte ruce od všeho, co souvisí s barvami , zejména pro tištěné dokumenty. Za barevný inkoust budete muset zaplatit více a nepřenesou se, pokud bude dokument někdy zkopírován. U digitálních dokumentů si rezervujte barevný text pro kritická varování a podobně. Dávejte přednost použití tučně a kurzíva text.
4. Použijte standardní velikost stránky a okraje
Standardně jsou vytištěny téměř všechny kancelářské dokumenty 8½ 'x 11' stránky, známé jako velikost US Letter (jinde také známé jako A4, což je 210 mm x 297 mm). Toto je jediná velikost, u které je zaručeno, že bude k dispozici bez ohledu na to, jakou tiskárnu používáte.
Pokud jde o okraje, většina příruček stylů a průvodců stylem volá po 1 'okraj na všech stranách stránky, která produkuje nejlepší čitelnost pro délky řádků a v případě potřeby umožňuje psaní anotací. Pokud však bude dokument svázán v pořadači, možná budete chtít zvětšit boční okraje na 1½ ' pro uložení prstenů.
5. Zarovnejte odstavce doleva
Můžete být v pokušení použít odůvodněné zarovnání, protože to se používá v novinách a románech a některých učebnicích, ale je to špatná volba pro kancelářské a akademické dokumenty. Proč je důležité, aby byl dokument formální? Bez formality se váš dokument stane nečitelným.
To, co chcete, je zarovnání doleva pro text . To vytváří zubatost na pravé straně odstavců, ale zachovává mezery mezi písmeny podle zamýšleného písma, které používáte, a to znamená optimální čitelnost. V opačném případě můžete skončit s typografické řeky , které jsou extrémně rušivé a jednoduše vypadají ošklivě.
6. Odsazení prvních řádků odstavců
Odstavce by mezi nimi neměly mít žádné mezery a první řádky odstavců by měly být odsazeny, aby každý odstavec vynikl . Jedinou výjimkou jsou odstavce, které přímo navazují na záhlaví oddílu, které lze ponechat bez odsazení, protože okolní kontext jasně ukazuje, že jde o jeho vlastní odstavec.
Obecným pravidlem je, aby velikost odsazení byla stejná jako velikost písma. Ujistěte se, že ke zpracování odsazení používáte spíše funkce stylů odstavců Wordu, než abyste používali Tab klíč!
7. Umístěte obrázky mezi odstavce
Může být v pořádku umístit obrázky do odstavce a nechat kolem něj proudit okolní text, a pokud to vaše organizace tak upřednostňuje, pokračujte do toho. Ale obecně řečeno, může to poškodit čitelnost, zejména v sestavách založených na datech.
proč můj systém používá tolik disku
Nejbezpečnější možností, zejména pro grafy a grafy a tabulky, je vkládejte obrázky mezi odstavce a udržujte je zarovnané na střed. Vaše obrázky tak nikdy nebudou soupeřit o pozornost s okolním textem. Pomáhá také vyniknout titulkům.
8. Zvolte řádkování odpovídající kontextu
Správná volba řádkování (mezery oddělující řádek textu od dalšího řádku textu) opravdu závisí na tom, jaký druh dokumentu píšete.
Akademické práce by měl nejprve sledovat všechny akademické průvodce stylem na místě, pak upřednostňovat dvojité mezery, pokud neexistuje žádný průvodce stylem. Obchodní a kancelářské dokumenty mají tendenci být s jedním odstupem, aby se minimalizovalo počet stran Při tisku je potřeba, ale digitální dokumenty mohou být čitelnější, pokud jsou umístěny někde mezi 120-150 procenty.
9. Rozdělte text nadpisy a seznamy
Čím je dokument delší, tím jsou nadpisy důležitější. Chtěli byste si raději přečíst 20stránkovou zprávu, která není ničím jiným než stěnou textu od konce do konce? Nebo 30stránková zpráva, která je uspořádána do správných sekcí, podsekcí a nadpisů? Dávám přednost tomu druhému pokaždé.
Seznamy jsou také dobré pro rozbití stěn textu a přitažení očí k důležitým bodům. Použití očíslované seznamy při počítání sady položek (např. „pět atributů úspěšného podnikatele“) nebo při poskytování podrobných pokynů. V opačném případě, seznamy s odrážkami jsou v pořádku. Jen se vyvarujte nadměrnému používání seznamů, které zhoršují čitelnost návrhu dokumentu aplikace Word.
To je zvláště důležité, pokud jde o formátování scénáře pomocí Wordu .
10. Oddělte sekce s přestávkami
Pokud se chcete dozvědět, jak vaše sestava vypadat profesionálně, musíte se seznámit s přerušeními sekcí. V aplikaci Microsoft Word, přerušení sekcí umožňují odlišit určité stránky změnami orientace, sloupců, záhlaví, zápatí, čísel stránek a dalších. Přerušení sekcí má čtyři formy:
- Další strana: Začněte další část na následující stránce.
- Průběžně: Začněte další část na aktuální stránce.
- Sudá stránka: Začněte další část na další sudé stránce.
- Lichá stránka: Začněte další část na další sudé stránce.
Pokud je váš dokument dostatečně velký na to, aby vyžadoval kapitoly, je to nejlepší způsob, jak je čistým způsobem naformátovat. Každá kapitola by měla být vytvořena s přelomem sekce „Další stránka“ nebo se sekcí „Sudá stránka“ nebo „Lichá stránka“, pokud ji hodláte umístit do pořadače. Ukázali jsme jak odstranit konce stránek v případě potřeby také.
Zjistěte, jak formátovat dokument aplikace Word, aby vypadal profesionálně
Pokud vaše organizace nebo škola nevyžaduje konkrétní rozvržení a formát, můžete přeskočit náročnou práci s nastavením vlastní šablony a místo toho si ji stáhnout. To vám pomůže rychle dosáhnout profesionálního návrhu dokumentu.
Podíl Podíl tweet E-mailem 8 základních tipů pro psaní pro Microsoft WordNaučte se efektivně používat Microsoft Word, abyste se stali profesionálním spisovatelem. Máme pro vás pár tipů!
Číst dále Související témata- Produktivita
- Digitální dokument
- Písma
- Microsoft Word
- Tipy pro Microsoft Office
Emma je vedoucí spisovatelka a juniorská redaktorka kreativní sekce. Vystudovala bakalářský titul z angličtiny a spojuje svou lásku k technologii s psaním.
Více od Emmy RothPřihlaste se k odběru našeho zpravodaje
Připojte se k našemu zpravodaji a získejte technické tipy, recenze, bezplatné elektronické knihy a exkluzivní nabídky!
Kliknutím sem se přihlásíte k odběru