Jak převést textové soubory s odděleným textem na tabulky aplikace Excel

Jak převést textové soubory s odděleným textem na tabulky aplikace Excel

Přijde čas, kdy se budete muset vypořádat se všemi druhy informací uložených v jiných typech souborů a přenést je do Microsoft Excel . Před všudypřítomným textovým souborem nemůžete utéct. Vsadím se, že některé z nich najdete každý den.





Zde je několik každodenních příkladů:



  • Excel analýza prodejů nebo informací o produktech uložených v textovém souboru.
  • Výměna dat mezi dvěma různými programy (možná z databáze do tabulky).
  • Jména, adresy a e -mailové ID uložené v e -mailovém programu (např. export z aplikace Microsoft Outlook do aplikace Excel ).

Microsoft Excel vám poskytuje všechny nástroje pro připojení k externím zdrojům dat. Promluvme si o textových souborech s oddělovači.





Toto je textový soubor s oddělovači

Jak vidíte, jméno a příjmení, společnosti, pro které pracují, a další podrobnosti jsou odděleny čárkami. Tento textový soubor oddělený čárkami lze snadno vytvořit v libovolném textovém editoru.

Právě teď to není užitečné. Přeneste to do tabulky a můžete vytvořit profesionálnější dokument.



Můžete například snadno vyhledat duplicitní data a odstranit je. Potom můžeš použijte tabulku k vytvoření štítků a hromadné korespondence pokud jsou součástí údajů také adresy.

Základní myšlenkou je importovat informace z textového souboru a rozdělit různé informace do samostatných sloupců a každý sloupec pojmenovat příslušným záhlavím.



Podívejme se podrobněji na textový soubor s oddělovači…

Tři různé druhy textových souborů s oddělovači

V závislosti na způsobu, jakým každou hodnotu oddělujete (oddělujete), existují tři běžné druhy souborů s oddělovači. K oddělení jednotlivých záznamů v souboru lze použít libovolný znak.



Například: potrubí (|) nebo prostý prostor. Zjistíte, že tyto tři jsou nejběžnějšími druhy oddělovačů mezi každým textovým záznamem.

  1. Hodnoty oddělené čárkami.
  2. Hodnoty oddělené tabulátory.
  3. Hodnoty oddělené dvojtečkou.

Oddělovač textu udržuje každou hodnotu odděleně od další. Jakákoli hodnota, která následuje za oddělovačem a předchází dalšímu výskytu oddělovače, je importována jako jedna hodnota. Nezapomeňte, že hodnota mezi přiřazeným oddělovačem může mít jiný znak oddělovače, ale potřebuje uvozovku (') nebo apostrof (').

Matoucí? Ne tak moc. Podívejme se, jak na příkladu:

V textovém souboru s názvy měst a států mohou existovat některé hodnoty jako „Albany, NY“.

Microsoft Excel může číst čárku (,) mezi dvěma slovy jako oddělovač. Zacházet s názvy měst a zemí jako jedna hodnota a importujte je do jedna buňka aplikace Excel jako kvalifikátor textu musíme použít uvozovky nebo apostrof. Pokud není jako kvalifikátor textu zadán žádný znak, „Albany, NY“ se importuje do dvou sousedních buněk jako Albany a NY.

Stručně řečeno, pro zachování jakékoli hodnoty ve sloupci přesně tak, jak je, můžete hodnotu uzavřít do uvozovek nebo apostrofu.

Jak uvidíme níže, aplikace Microsoft Excel vám poskytuje úplnou kontrolu nad procesem importu a podokno náhledu, abyste viděli formát dat před vyplněním buněk.

Převod z textového souboru s oddělovači na tabulku

Je jich mnoho online převaděče který může vzít nezpracovaný textový soubor CSV a vyplivnout tabulku XLS. Zamzar a Convertio jsou dva vynikající nástroje.

Ale nemusíte hledat online převaděč, protože Microsoft Excel má nativní funkci, která dělá práci mnohem lépe.

Vezměme si ukázkový soubor CSV a projdeme si kroky pro převod textových souborů s oddělovači na tabulky. Dobrým příkladem je výše uvedený obrázek shluku hodnot oddělených čárkami v souboru programu Poznámkový blok.

Microsoft Excel může pomoci proměnit tuto zmatenou změť v úhledné řádky a sloupce. Na tom pak můžete začít pracovat a udělat z toho krásně formátovanou zprávu nebo ji připravit k tisku.

Existují tři způsoby, jak přenést data do tabulky aplikace Excel ze souboru CSV. Začněte nejprve tím snadným.

Metoda 1: Automatický import

1. Klikněte na Soubor poté klikněte na Otevřeno .

2. Vyberte soubor CSV, který chcete otevřít. Microsoft Excel automaticky otevře textový soubor a zobrazí data v novém sešitu.

Toto je nejpřímější (a nejrychlejší) cesta k otevření souboru CSV. Aplikace Microsoft Excel používá ke čtení a importu každého sloupce dat výchozí nastavení formátu dat. Ale automatický import vám neposkytuje požadovanou flexibilitu.

Podívejme se tedy na druhý způsob, který používá průvodce.

Metoda 2: Obnovte Průvodce importem textu

Průvodce importem textu vám umožňuje řídit strukturu dat, která chcete importovat. Spustí se automaticky při importu textových souborů (tj. Souboru s příponou TXT).

Otevřete Microsoft Excel a vyhledejte textový soubor (nebo změňte příponu souboru CSV na TXT).

Společnost Microsoft skryla starého Průvodce importem textu v aplikaci Excel 365 a 2016 (od verze 1704 a dále). Průvodce importem textu však můžete vrátit z Možnosti aplikace Excel.

1. Přejděte na Soubor> Možnosti> Data .

2. Přejděte dolů na Zobrazit starší průvodce importem dat sekce.

3. Pro import textu nebo souborů CSV vyberte Z textu (starší) . Klikněte OK zavřete Možnosti.

4. Nyní můžete použít průvodce z pásu karet. Jít do Data> Získat data> Starší průvodci> Z textu (starší) . Vyhledejte a otevřete soubor CSV, který chcete importovat.

Pomocí tohoto třístupňového procesu můžete řídit formát dat.

Krok 1

Takto vypadá Průvodce importem textu v prvním kroku.

Vybrat Bez omezení - Když jsou položky v textovém souboru odděleny tabulátory, dvojtečkami, středníky, mezerami nebo jinými znaky.

Vybrat Pevná šířka - Když jsou všechny položky stejně dlouhé a úhledně strukturované ve sloupcích oddělených mezerami.

Někdy mohou mít nezpracovaná data řádek záhlaví. Například:

'first_name','last_name','company_name','address','city','county'

Použití Spustit import na řádku vyberte řádek, ze kterého import začne.

The Původ souboru lze ve většině případů ponechat ve výchozím nastavení.

The Náhled zobrazuje hodnoty tak, jak se budou zobrazovat, když jsou odděleny do sloupců na listu.

Klikněte další .

Krok 2

Vyber Oddělovače pro váš soubor (v našem případě čárka). U jiné postavy zkontrolujte jiný a zadejte znak do malého pole. The Náhled dat okno vám poskytne pohled na sloupcová data.

Vybrat Považujte po sobě jdoucí oddělovače jako jeden zaškrtávací políčko, pokud vaše data obsahují oddělovač více než jednoho znaku mezi datovými poli nebo pokud vaše data obsahují více vlastních oddělovačů.

To vám například pomůže zpracovat soubory, které mohou mít před nebo za jiným oddělovačem mezeru. Můžete pomoci identifikovat prostor jako další oddělovač a zaškrtnout toto políčko.

Použijte Textový kvalifikátor v rozevíracím seznamu vyberte znak, který uzavírá hodnoty ve vašem textovém souboru. Mluvili jsme dříve, jak vám textový kvalifikátor může pomoci importovat některé hodnoty do jedné buňky místo do samostatných.

Použijte Náhled dat okno pro kontrolu vzhledu.

Klikněte na další .

Poznámka: Obrazovka průvodce se při importu dat s pevnou šířkou změní.

Windows 10 stop kód špatná informace o konfiguraci systému

The Náhled dat okno vám může pomoci nastavit šířky sloupců. Pomocí horního pruhu v okně nastavte zalomení sloupce reprezentované svislou čarou. Přetažením zalomení sloupce zvětšíte nebo zmenšíte šířku. Poklepáním na konec sloupce jej odeberete.

V souboru s pevnou šířkou nejsou k oddělení hodnot v souboru použity žádné oddělovače. Data jsou uspořádána do řádků a sloupců, s jedním záznamem na řádek. Každý sloupec má pevnou šířku uvedenou ve znacích, která určuje maximální množství dat, které může pojmout.

Krok 3

Okna Náhled nabývají na této obrazovce na důležitosti, protože formát dat, která jdou do každého pole, můžete doladit pomocí Sloupcový datový formát . Ve výchozím nastavení aplikace Microsoft Excel importuje data ve formátu General. Vyberte sloupec v okně náhledu a nastavte příslušný formát.

Můžete například vybrat ...

  • Text pro textová pole.
  • datum a formát data pro jakýkoli sloupec, který obsahuje data.
  • Všeobecné pro převod měn do formátu měny aplikace Excel.

Použijte Pokročilý tlačítko pro zadání typu oddělovače desetinných míst a tisíců míst pro číselné údaje.

Pokud například chcete zobrazit 100 000 jako 1 000 000. Excel zobrazuje čísla podle formátu nastaveného v místním nastavení vašeho počítače.

Klikněte Dokončit . Na konci Import dat objeví se dialogové okno.

Teď si s tím moc nedělejte starosti. Nabízí několik možností, jak vložit data do tabulky nebo vytvořit připojení k externí databázi. Vložení hodnot oddělených textem jako tabulky do aktuálního listu je výchozí nastavení.

„Starý“ starší způsob je stále nejlepším způsobem, jak na to, když je váš soubor CSV jednoduchý. Pokud ne, nyní existuje nová metoda, která se vejde do účtu pro jakékoli potřeby importu textu.

Metoda 3: Použijte Get & Transform Data

Karta Data obsahuje všechny nástroje, které budete potřebovat ke shromažďování externích dat a jejich správnému chování. Můžete například vytvořit sestavu kontingenční tabulky a aktualizovat ji při každé změně externích dat.

Je to přehnané pro jednoduché soubory CSV, ale pojďme se podívat, jak do Excelu vložit sloupce dat s oddělovači.

1. Otevřete prázdný sešit.

2. Přejděte na Data kartu na pásu karet. Poté klikněte na malou šipku rozevíracího seznamu pod ikonou Získat data tlačítko (v Získejte a transformujte data skupina). Vybrat Ze souboru> Z textu/CSV .

3. V souboru Importovat textový soubor v dialogovém okně vyhledejte umístění na ploše a vyberte textový soubor CSV, který chcete importovat. Úhledně se zobrazí Průvodce importem textu s možnostmi, které nyní můžete vybrat.

Jak vidíte, můžete změnit kódování znaků a volbu oddělovače nebo zadat vlastní oddělovač.

Excel zjistí oddělovač tím, že ve výchozím nastavení analyzuje prvních několik stovek řádků datové sady. Můžete to změnit a nechat Excel pracovat také s celou datovou sadou. Nedoporučuje se, pokud máte miliony záznamů k importu.

4. Klikněte na Zatížení tlačítko pro import dat do nového hezkého listu.

5. Kdykoli importujete data do aplikace Excel, vytvoří se datové připojení. Můžete spouštět dotazy a připojit list k externímu zdroji. Jakákoli změna původních zdrojových dat bude automaticky aktualizována v listu aplikace Excel.

6. Toto připojení můžete zrušit pomocí Data> Dotazy a připojení k otevření panelu na boku.

Klikněte pravým tlačítkem a vyberte Vymazat . Nebo najeďte myší na název souboru zdroje dat a stiskněte Vymazat v okně, které se objeví. Pokud jste si jisti, klikněte na Vymazat znovu.

Transformace dat přesahuje rámec tohoto kurzu. Přesměruji vás tedy na Microsoft Začínáme s funkcí Get & Transform v aplikaci Excel stránka podpory pro další pomoc.

Mnoho použití oddělovaných souborů v aplikaci Excel

Potřebujete oddělit seznam křestních jmen a příjmení a připravit je k tisku? Převeďte textový soubor s oddělovači na Excel. Můžete importovat nebo exportovat až 1 048 576 řádků a 16 384 sloupců. A soubory s oddělovači jsou podporovány téměř všude. Použijte Excel jako šetřič času s výše uvedenými technikami a níže uvedenými tipy nebo se učte jak extrahovat číslo nebo text z Excelu .

Podíl Podíl tweet E-mailem 6 zvukových alternativ: Nejlepší bezplatné nebo levné aplikace pro audioknihy

Pokud vás nebaví platit za audioknihy, zde je několik skvělých aplikací, které vám umožní poslouchat je zdarma a legálně.

Číst dále Související témata
  • Produktivita
  • Tabulkový procesor
  • Microsoft Excel
  • Microsoft Office 2016
  • Microsoft Office 2019
O autorovi Saikat Basu(1542 článků zveřejněno)

Saikat Basu je zástupcem redaktora pro internet, Windows a produktivitu. Poté, co odstranil špínu z MBA a desetileté marketingové kariéry, je nyní vášnivý pomáhat druhým zlepšovat jejich vyprávěcí schopnosti. Vyhlíží chybějící čárku z Oxfordu a nesnáší špatné screenshoty. Ale myšlenky na fotografie, Photoshop a produktivitu uklidňují jeho duši.

Více od Saikat Basu

Přihlaste se k odběru našeho zpravodaje

Připojte se k našemu zpravodaji a získejte technické tipy, recenze, bezplatné elektronické knihy a exkluzivní nabídky!

Kliknutím sem se přihlásíte k odběru