Home-theater-designers
E -maily odesíláme a přijímáme každý den. Přesto děláme trapné chyby, které nemůžeme zcela napravit. ' Napsat efektivní e -mail, který by udržel činnost vašeho čtenáře a zároveň mít na paměti výzvy našeho světa, může být obtížné.
S ohledem na to jsme sestavili několik základních pravidel, která byste měli vědět při zasílání e -mailů lidem. Při psaní lepších e -mailů bez námahy postupujte podle těchto jednoduchých pravidel.
1. Znovu zvažte pozdravy a odhlášení
Doufám, že máte skvělý týden! býval skvělý způsob, jak začít s e -mailem. Už ne! Když vezmeme v úvahu, jak nejistý je život, může nám to připadat nedbalé a přehnaně nevázané.
Totéž platí pro odhlášení jako Pozdravy, Nejlepší přání nebo Na zdraví-to dříve fungovalo naprosto v pořádku, ale někdy to může znít odtažitě od reality.
Proč to tedy nenechat jednoduché a originální? Jděte na odhlášení jako Zůstaňte v bezpečí, Buďte opatrní nebo S pozdravem Pokud jde o pozdravy, může být dobrým výchozím bodem Naděje, že je vše v pořádku nebo Doufám, že se vy a vaši blízcí udržujete v bezpečí.
2. Zahrňte jasný předmět
Toto pravidlo pro e -maily je staré jako samotný e -mail. Je to proto, že lidé se často rozhodují, zda otevřou e -mail podle předmětu.
Vzhledem k tomu, že veškerá naše práce je nyní online, je důležité stanovit prioritu toho, co je důležité, a ignorovat to, co není. Pokud tedy ponecháte předmět prázdný, je pravděpodobné, že váš e -mail bude ignorován.
Ideální předmět má méně než 10 slov. Vyberte si ten, který řeší vaše obavy a sděluje, o čem je e -mail. Návrh leteckého projektu, přeplánovaná schůzka nebo rychlé otázky týkající se vaší prezentace jsou dobrými příklady předmětu, ze kterého si můžete vzít příklad.
3. Použijte profesionální podpis
Mějte předem vytvořený podpisový blok, který používáte k odpovídání na e-maily na všech svých osobních zařízeních. Mělo by obsahovat vaše jméno, název společnosti a vaše kontaktní údaje.
Díky tomu má váš příjemce dobrou představu o tom, kdo jste a jak vás v případě potřeby kontaktovat. Pokud jde o písmo a velikost vašeho profesionálního podpisu, ujistěte se, že je stejné jako zbytek e -mailu.
Taky, ukončete své e -maily s důvěrou ale nepřehánějte to s výroky nebo osobními údaji.
4. Představte se, pokud se virtuálně setkáváte poprvé
Všichni jsme se dostali do situací, kdy jsme museli poslat e -mail někomu, koho jsme nepotkali. Získání e -mailu od cizí osoby může být zvláštní. A to je odlehčené.
Udělejte si tedy chvilku a představte se příjemci e -mailu. Kontext je zásadní a na prvních dojmech stále záleží. Přidejte tedy řádek jako: Ahoj! Toto je Tracy z Multiseon Pvt. Ltd, a posílám e -mail, protože jste projevili zájem o koupi našich elektronických produktů.
Nebo když se s někým seznámíte e-mailem, můžete mu také napsat, že je skvělé se s ním setkat.
5. Napište soucitné e -maily
Nemůžeme zdůraznit důležitost tohoto. Život je těžký. Především je to velmi nejisté.
Zmeškali termín? Nenastoupili na tento naplánovaný Google Meet? Než odešlete přísný e -mail - zastavte se a promyslete si to. Co když nastane lékařská pohotovost?
Proto buďte soucitní a zeptejte se, zda je s nimi vše v pořádku. E -mail typu Chyběli jste nám na dnešní schůzce. Stačí se přihlásit a zjistit, že je vše v pořádku. může budovat vztahy, které obstojí ve zkoušce času.
6. Pokud je to možné, komprimujte/změňte velikost a pojmenujte přílohy
O tomto e -mailovém pravidle moc nemluvíme, protože při odesílání velkých příloh automaticky předpokládáme, že náš příjemce má dostatek místa. Stahování velkých souborů zabere více času a může být během chvilky otravné.
Proto je důležité je zkomprimovat nebo změnit jejich velikost. Pokud sdílíte příliš mnoho souborů najednou, je vhodné přidat zdvořilou poznámku, která říká, k čemu jsou přílohy.
Před odesláním také své přílohy pojmenujte. Posíláte svůj životopis? Přejmenujte soubor na Tracy_Mackenzie_CV a začněte pravou nohou.
7. Nepoužívejte e -mail jako další aplikaci pro rychlé zasílání zpráv
Důvod, proč všichni milujeme rychlé zasílání zpráv, je ten, že je okamžitý.
Když ale obojí smícháte a použijete e -mail jako náhradu za rychlé zasílání zpráv, riskujete, že budete otravní a neprofesionální.
Proto musíte vědět, kdy poslat e -mail a kdy na něj navázat s jiným. Nedělejte tu chybu, že posíláte příliš mnoho následných e-mailů, protože možná pracují z domova. Nevolejte ani někoho s žádostí o kontrolu e -mailu.
Pokud je to naléhavé, použijte jiný způsob komunikace.
8. Používejte humor k uzdravení, ale střídmě
Zatímco mnozí používají humor ke zlepšení nálady v těchto mimořádných dobách, problém s používáním humoru v e -mailech je, že se to může obrátit.
Pokud chcete v e -mailu použít humor, učiňte tak pouze v případě, že toho člověka dobře znáte. Pokud se někdo nachází ve vážné situaci, nechcete působit neuctivě nebo hrubě. Kromě toho, co zní legračně, nemusí být vtipné.
Slovo moudrému: Pokud máte pochybnosti, je nejlepší to vynechat.
Nastavte odpovědi mimo kancelář a zlepšete rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem
Při dnešním zasílání e -mailů lidem byste měli mít na paměti také hodiny. Životní styl práce z domova získává na síle a hranice mezi prací a naším osobním životem se stírají. Odpovědi mimo kancelář usnadňují pochopení, když je někdo k dispozici na schůzku nebo na e-mail.
kde je generátor kódu Facebooku
Podívejte se do nastavení svého e -mailového klienta a nakonfigurujte automatické odpovědi, když jste pryč nebo nejste u stolu. Gmail tomu například říká Odpověď na dovolenou, zatímco Microsoft Outlook používá odpovědi Mimo kancelář.
Doufáme, že tato zlatá pravidla pro psaní efektivních e -mailů a správné e -mailové návyky vám pomohou ušetřit čas a vytvořit správné odpovědi.
Podíl Podíl tweet E-mailem Vyhněte se těmto 6 chybám pro lepší e -mailovou a textovou komunikaciZlepšete své komunikační schopnosti tím, že se vyhnete chybám, jako je používání příliš mnoha emodži nebo psaní velkých písmen.
Číst dále Související témata- Produktivita
- E -mailové tipy
Gargi je spisovatel, vypravěč a výzkumník. Specializuje se na psaní poutavých obsahů na všech věcech internetu pro klienty napříč zeměmi a odvětvími. Je postgraduální absolventkou literatury s diplomem v redakci a vydavatelství. Mimo práci pořádá přehlídky TEDx a literární festivaly. V ideálním světě je vždy minutu od toho, aby se vydala do hor.
Více od Gargi GhosalaPřihlaste se k odběru našeho zpravodaje
Připojte se k našemu zpravodaji a získejte technické tipy, recenze, bezplatné elektronické knihy a exkluzivní nabídky!
Kliknutím sem se přihlásíte k odběru