Home-theater-designers
Při vyplňování tabulek jsou funkce automatického vyplňování Excelu nejúčinnějším způsobem, jak ušetřit čas. Většina lidí si neuvědomuje, že mnoho věcí, které dělají, mohou v Excelu zautomatizovat ručně.
Například můžete chtít použít vzorec pouze na každý druhý nebo třetí řádek, když přetáhnete dolů k automatickému vyplňování. Nebo možná chcete vyplnit všechny mezery v listu. Tento článek vám ukáže pět nejúčinnějších způsobů, jak automatizovat plnění sloupců.
1. Automatické vyplňování každé další buňky v aplikaci Excel
Každý, kdo již nějakou dobu používá aplikaci Excel, ví, jak pomocí funkce automatického vyplňování automaticky vyplňovat buňku aplikace Excel na základě jiného.
Jednoduše kliknete a podržíte myš v pravém dolním rohu buňky a přetažením dolů použijete vzorec v této buňce na každou buňku pod ní (podobně jako kopírování vzorců v aplikaci Excel ).
V případě, že první buňka je pouze číslo a ne vzorec, Excel by buňky automaticky automaticky vyplnil tím, že bude počítat směrem nahoru o jednu.
Co když však nechcete použít vzorec automatického vyplňování aplikace Excel na každou buňku pod ní? Co když například chcete, aby každá další buňka automaticky vyplňovala a spojovala jméno a příjmení, ale chcete ponechat nedotčené řádky adresy?
Jak automaticky naplnit každou další buňku v aplikaci Excel
To lze provést mírnou změnou postupu automatického vyplňování. Místo toho, abyste klikli na první buňku a poté ji přetáhli dolů z pravého dolního rohu, zvýrazníte místo toho první dvě buňky. Poté umístěte myš do pravého dolního rohu obou buněk, dokud se kurzor nezmění na ' + '.
Nyní jej podržte a přetáhněte dolů, jak byste normálně měli.
Excel již automaticky nevyplňuje každou buňku na základě první buňky, ale nyní vyplňuje pouze každou druhou buňku v každém bloku.
Jak se zachází s jinými buňkami
Co když tyto druhé buňky nejsou prázdné? V takovém případě aplikace Excel použije stejná pravidla v druhé buňce prvního bloku, který jste zvýraznili, také na všechny ostatní buňky.
Pokud má například druhá buňka „1“, Excel automaticky vyplní každou další buňku tím, že se započítá do 1.
Dokážete si jen představit, jak by tato flexibilita mohla výrazně zlepšit efektivitu automatického vyplňování údajů v listech. Je to jeden z mnoha způsobů, jak vám Excel pomáhá šetřit čas při práci s velkým množstvím dat.
jak poznám, že je můj telefon poklepán?
2. Automatické vyplňování na konec dat v aplikaci Microsoft Excel
Jedna věc, se kterou se lidé často setkávají při práci na listech Excelu v podnikovém prostředí, je práce s rozsáhlými listy.
Je snadné přetáhnout kurzor myši shora dolů do sady 100 až 200 řádků, aby se tento sloupec automaticky vyplnil. Ale co když ve skutečnosti je v tabulce 10 000 nebo 20 000 řádků? Přetažení kurzoru myši dolů přes 20 000 řádků by trvalo dlouho.
Existuje rychlý trik, jak to zefektivnit. Zde je návod, jak automaticky naplnit velké oblasti v aplikaci Excel. Namísto tažení úplně dolů po sloupci stačí podržet klávesu Shift na klávesnici.
Nyní si všimnete, když umístíte myš do pravého dolního rohu buňky, místo ikony plus je to ikona se dvěma vodorovnými, rovnoběžnými čarami.
Nyní vše, co musíte udělat, je dvojklik tuto ikonu a Excel automaticky automaticky vyplní celý sloupec, ale pouze tam, kde sousední sloupec skutečně obsahuje data.
Tento jeden trik může ušetřit bezpočet promarněných hodin přetažením myši dolů přes stovky nebo tisíce řádků.
3. Vyplňte prázdná místa
Představte si, že máte za úkol vyčistit tabulku aplikace Excel a váš šéf to po vás chce použít konkrétní vzorec do každé prázdné buňky ve sloupci.
Nevidíte žádný předvídatelný vzorec, takže nemůžete použít trik automatického vyplňování „každé druhé x“ výše. Navíc by tento přístup vymazal všechna existující data ve sloupci. Co můžeš udělat?
Existuje další trik, který můžete použít pouze k vyplnění prázdné buňky s čímkoli, co máte rádi.
Ve výše uvedeném listu váš šéf chce, abyste vyplnili prázdnou buňku řetězcem „N/A“. V listu s několika řádky by to byl snadný ruční proces. Ale v listu s tisíci řádky by vám to zabralo celý den.
Nedělejte to tedy ručně. Stačí vybrat všechna data ve sloupci. Pak přejděte na Domov v nabídce vyberte Najít a vybrat ikonu, vyberte Přejít na speciální .
V dalším okně vyberte Mezery .
V dalším okně můžete vzorec zadat do první prázdné buňky. V tomto případě stačí napsat N/A a poté stiskněte Ctrl + Enter takže to samé platí pro každou nalezenou prázdnou buňku.
Pokud chcete, místo „N/A“ můžete zadat vzorec do první prázdné buňky (nebo kliknutím na předchozí hodnotu použijete vzorec z buňky těsně nad prázdnou buňkou).
Když stisknete Ctrl + Enter , použije stejný vzorec na všechny ostatní prázdné buňky. Vyčištění špinavé tabulky může být s touto funkcí poměrně rychlé a snadné.
jak připojit počítač k wifi
4. Vyplňte makro předchozí hodnoty
Tento poslední trik ve skutečnosti vyžaduje několik kroků. Musíte kliknout na spoustu položek nabídky - a snižování počtu kliknutí je tím, čím se stává efektivnější, že?
Udělejme tedy ten poslední trik o krok dále. Pojďme to zautomatizovat pomocí makra. Následující makro v zásadě prohledá sloupec a vyhledá prázdnou buňku. Pokud je prázdné, zkopíruje hodnotu nebo vzorec z buňky nad ním.
Makro vytvoříte kliknutím na Vývojář položku nabídky a klikněte na Makra ikona.
Pojmenujte makro a poté klikněte na Vytvořit makro knoflík. Otevře se okno editoru kódu. Vložte následující kód do nové funkce.
FirstColumn = InputBox('Please enter the column letter.')
FirstRow = InputBox('Please enter the row number.')
LastRow = Range(FirstColumn & '65536').End(xlUp).Row
For i = FirstRow To LastRow
If Range(FirstColumn & i).Value = '' Then
Range(FirstColumn & (i - 1)).Copy Range(FirstColumn & i)
End If
Next i
Přístup ve výše uvedeném skriptu je zajistit jeho flexibilitu, takže uživateli listu umožní určit, na kterém sloupci a řádku má začít. Takže teď, když máte list, který vypadá takto:
Jakmile vyplníte prázdnou buňku stejným vzorcem jako buňka nad ní, můžete spustit makro a vyplnit mezery ve sloupci G.
Jakmile odpovíte na výzvy ke spuštění sloupce a řádku, vyplní všechny mezery v tomto sloupci, aniž by se dotkl stávajících dat.
Je to v podstatě automatické vyplňování sloupce a ponechání stávajících dat o samotě. To není snadné provést pouhým přetažením myši dolů po sloupci, ale pomocí přístupu popsaného výše v nabídce nebo makro přístupu popsaného v této části to možné je.
5. Makro iteračních výpočtů
Iterační výpočty jsou založeny na výsledcích předchozích řádků. Například zisk společnosti následujícího měsíce může záviset na zisku předchozího měsíce.
V takovém případě musíte do výpočtu zahrnout hodnotu předchozí buňky, která obsahuje data z celého listu nebo sešitu. Splnění toho znamená, že buňku nemůžete pouze zkopírovat a vložit, ale místo toho provést výpočet na základě skutečných výsledků uvnitř buňky.
Upravme předchozí makro, abychom provedli nový výpočet na základě výsledků z předchozí buňky.
FirstColumn = InputBox('Please enter the column letter.')
FirstRow = InputBox('Please enter the first row number.')
LastRow = InputBox('Please enter the last row number.')
For i = FirstRow To LastRow
Range(FirstColumn & i).Value = 5000 + (Range(FirstColumn & (i - 1)).Value * 0.1)
Next i
V tomto skriptu uživatel uvádí čísla prvního i posledního řádku. Protože ve zbytku sloupce nejsou žádná data, skript neví, kde začít. Jakmile je skriptu poskytnut rozsah, provede interaktivní výpočet pomocí předchozí hodnoty a vyplní celý sloupec novými daty.
Mějte na paměti, že se jedná pouze o alternativní přístup k iteračním výpočtům. To samé můžete udělat tak, že zadáte vzorec přímo do další prázdné buňky a do vzorce zahrnete předchozí buňku. Když pak tento sloupec automaticky vyplníte, začlení stejnou hodnotu do předchozí hodnoty.
Výhoda používání makra spočívá v tom, že pokud byste chtěli, mohli byste do interaktivního výpočtu přidat nějakou pokročilou logiku, což jste uvnitř jednoduchého vzorce buňky nemohli udělat.
Můžete se o tom dozvědět více chybám, kterým je třeba se při vytváření excelových maker vyvarovat .
neznámé zařízení USB (požadavek deskriptoru zařízení se nezdařil)
Automatické vyplňování sloupců aplikace Excel je hračka
Jak vidíte, přístup, který zvolíte při automatickém vyplňování sloupců, může skutečně snížit vaši pracovní zátěž. Je to obzvláště důležité, když pracujete s tabulkami s tisíci sloupců nebo řádků. Po troše trpělivosti a praxe budete moci snadno vyplňovat vzorce v aplikaci Excel.
Podíl Podíl tweet E-mailem Jak používat funkci RANDBETWEEN v aplikaci ExcelFunkce RANDBETWEEN aplikace Excel vrací nové náhodné číslo při každém přepočítání tabulky. Zde je návod, jak jej použít!
Číst dále Související témata- Produktivita
- Tabulkový procesor
- Microsoft Excel
- Tipy pro Microsoft Office
- Tipy pro produktivitu
Ryan má bakalářský titul z elektrotechniky. Pracoval 13 let v automatizačním inženýrství, 5 let v IT a nyní je Apps Engineer. Bývalý vedoucí redaktor MakeUseOf hovořil na národních konferencích o vizualizaci dat a vystupoval v národní televizi a rozhlase.
Více od Ryana DubehoPřihlaste se k odběru našeho zpravodaje
Připojte se k našemu zpravodaji a získejte technické tipy, recenze, bezplatné elektronické knihy a exkluzivní nabídky!
Kliknutím sem se přihlásíte k odběru