Home-theater-designers
Sloučení pošty je jako jeden z těch starých přátel, kterým jste se léta neozvali. Podceňovány a ignorovány, až do dne, kdy je budete nutně potřebovat.
Jen si neuvědomíte jeho potenciál, dokud vám nebude svěřena práce se správou několika stovek pozvánek na poslední chvíli. Možná jsou to hromada svatebních pozvánek nebo červené upozornění na blížící se apokalypsu zombie. Nebo to může být něco neškodného - například vytištění spousty adresních štítků a jmenovek.
Nebojte se. Pomocí aplikace Microsoft Outlook 2016 můžete odesílat personalizované hromadné e -maily během několika minut několika kliknutími. A zachránit den.
Kdy byste měli použít hromadnou korespondenci?
Než přeskočím, hromadná korespondence se používá, když chcete vytvořit několik dokumentů, které jsou v zásadě stejné, ale kde každý dokument obsahuje jedinečné detaily. E -maily sdílejí stejný formát a stejný text a grafiku, pokud existují. Například pozvánky, kde text zůstává stejný, ale název, adresa nebo dokonce bity předmětu jsou pro každého jedinečné.
Hromadná korespondence - na rozdíl od zasílání zpráv skupině lidí - činí z každého příjemce zprávy jediného příjemce .
Nejlepší využití, které jsem pro ně zatím našel - použijte hromadný e -mail jako nástroj pro hledání zaměstnání s vlastními detaily pro každého zaměstnavatele.
Funkce hromadné korespondence používá dvě části:
- The hlavní konstantní dokument (zde: Microsoft Word), kde napíšete tělo e -mailu.
- The měnitelný zdroj dat (zde: Kontakty aplikace Microsoft Outlook), což je obvykle adresa a jméno příjemce.
Tito dva jsou „sloučeni“. Vzhledem k tomu, že aplikace Outlook je součástí sady Microsoft Office, lze tuto funkci používat k hromadnému odesílání e -mailů, z nichž každý je přizpůsoben jinému kontaktu. Není to spam, i když si myslím, že ve špatných rukou lze hromadnou korespondenci použít k kobercovému bombardování nevyžádanými e -maily.
jak zjistit, zda nefunguje pevný disk
Microsoft Office vám umožňuje použít různé zdroje dat pro podrobnosti adresy - například můžete použijte tabulku aplikace Excel nebo dokonce databázi Access. Zde budete k odesílání e -mailů používat kontakty z aplikace Microsoft Outlook.
Připravte svůj fond kontaktů na hromadnou korespondenci
Pojďme si tedy rozebrat kroky po spuštění aplikace Microsoft Outlook.
1. Otevřete Lidé pro zobrazení seznamu vašich kontaktů.
Vyberte kontakty (CTRL + Click), které chcete zahrnout do přizpůsobeného seznamu e -mailů. Chcete -li usnadnit správu obrovského seznamu, použijte Seřadit dostupné možnosti (klikněte na šipku rozevíracího seznamu vedle Všechno ). Aby to bylo lépe ovladatelné, můžete řadit podle kategorií prostřednictvím stejného rozevíracího seznamu.
Všimněte si: Sloučení pošty ne práce s distribučními seznamy .
2. Vyberte Sloučení emailů z Pás karet> Domů> Skupina akcí .
3. Na obrazovce Kontakty hromadné korespondence, kterou byste nyní měli vidět, vyberte Pouze vybrané kontakty pokud je přizpůsobený e -mail určen pro vybranou dávku kontaktů. V části Možnosti sloučení níže vyberte následující parametry.
- Typ dokumentu: Formuláře
- Jít do: E-mailem
- Předmět zprávy: Předmět se nezmění u všech e -mailů.
4. Klikněte na OK a poté se spustí aplikace Microsoft Word, abyste mohli sestavit přizpůsobenou zprávu.
Napište přizpůsobenou zprávu v aplikaci Microsoft Word
Karta E -maily na pásu karet je vpředu a uprostřed. Zde budete chtít začít s hromadným e -mailem přizpůsobený pozdrav . Z Poštovní zásilky kartu v aplikaci Microsoft Word, vyberte Řádek pozdravu .
Jak vidíte, v dialogovém okně bylo předem vyplněno jméno pana Randalla. Toto je pouze zástupný symbol pro jména ze seznamu kontaktů. Těsně pod tím si můžete prohlédnout náhled jmen ze seznamu. Záznamy můžete přizpůsobit pomocí zde uvedených možností.
Pamatujte, že slučovací pole pocházejí z nadpisů sloupců ve vašem seznamu adresátů. Pokud tedy existuje nesoulad, použijte Pole shody aby bylo zajištěno, že sloučení zůstane přesné. Pokud se v požadovaném poli uvádí „Neshoda“, vyberte rozevírací seznam pro toto pole a poté vyberte název sloupce, který odpovídá danému sloupci ve vašem seznamu.
Když kliknete OK a odejděte odtud, do dokumentu aplikace Word je umístěn zástupný symbol pro pozdrav (Vážený pane ...).
Zapamatujte si toto: Do dokumentu můžete zadat další informace s dalšími poli.
Klikněte na Vložit slučovací pole. Tato data musí být přítomna ve vašem původním zdroji dat, kterým jsou v tomto případě informace o kontaktech v aplikaci Microsoft Outlook. Mezi příklady patří - adresa domova, domácí telefon, název pozice atd. Kompletní seznam si můžete zobrazit po kliknutí na malou rozbalovací šipku.
Formátujte pozdrav. Chcete -li formátovat uvítací řádek tak, jak chcete, zvýrazněte celé pole včetně značek na každém konci. Jděte na Domov kartu a použijte Nastavení písma. Také nastavte Řádkování abyste se ujistili, že řádkování odpovídá mezerám ve zbytku dokumentu.
Napište zprávu nyní
Začátek zprávy je<>zástupný symbol a/nebo jakékoli jiné pole, které jste vložili pomocí doplňkových slučovacích polí. Napište svou zprávu. Pamatujte, že se jedná o hromadné zasílání e -mailů v celé své kráse. Ujistěte se tedy, že používáte veškerou e -mailovou etiketu, kterou můžete shromáždit.
Když je tělo e -mailu hotové, klikněte na Dokončit a sloučit> Odeslat e-mailové zprávy .
The Přejít na e-mail otevře se dialogové okno. Klikněte OK .
MS Word poté automaticky provede odeslání e -mailů bleskově. Word odešle na každou adresu individuální e -mail. Nemůžete CC ani BCC ostatní příjemci a vy nelze přidávat přílohy na email.
Dokument, který jste použili pro hromadnou korespondenci, můžete uložit, protože také uloží odkaz na zdroj dat, tj. Kontakty. Když otevřete dokument hromadné korespondence, zvolte Ano když vás Word vyzve k zachování připojení.
jak vytvořit z videa tapetu
Přidejte si tento spořič času do své e -mailové sady nástrojů
Jakmile se zorientujete, celý proces trvá sotva pár minut od začátku do konce. Současně je třeba vytvořit e -mail pouze pro jednu osobu, nyní to můžete udělat pro skupinu. Nezáleží na tom, jak velká skupina je.
Skupinové e -mailové chování je také dobré použít jako pozdrav jméno příjemce. E -mailu propůjčuje osobnější nádech. Něco, e-mail s e-mailem velmi chybí.
Dále můžete vyzkoušet hromadnou korespondenci pro tisk dopisů, štítků a obálek. Také byste se mohli chtít dozvědět o snadné metody sloučení souborů PST aplikace Microsoft Outlook . Máte chuť na další tipy ohledně Outlooku? Pak je čas prozkoumat málo známé funkce aplikace Outlook!
Podíl Podíl tweet E-mailem Jak získat přístup k integrované úrovni bublin Google v systému AndroidPokud jste se někdy potřebovali ujistit, že je něco v malém, můžete nyní v několika sekundách získat úroveň bubliny v telefonu.
Číst dále Související témata- Produktivita
- E -mailové tipy
- Správa kontaktů
- Počítačový e -mailový klient
- Microsoft Outlook
- Sloučení emailů
- Microsoft Office 2016
Saikat Basu je zástupcem redaktora pro internet, Windows a produktivitu. Poté, co odstranil špínu z MBA a desetileté marketingové kariéry, je nyní vášnivý pomáhat druhým zlepšovat jejich vyprávěcí schopnosti. Vyhlíží chybějící čárku z Oxfordu a nesnáší špatné screenshoty. Ale myšlenky na fotografie, Photoshop a produktivitu uklidňují jeho duši.
Více od Saikat BasuPřihlaste se k odběru našeho zpravodaje
Připojte se k našemu zpravodaji a získejte technické tipy, recenze, bezplatné elektronické knihy a exkluzivní nabídky!
Kliknutím sem se přihlásíte k odběru