Home-theater-designers
Zatímco většina uživatelů PC by tvrdila, že ovládá software Office jako Slovo a Excel, další dosah balíčku je možná trochu skličující. Přístup a podobné části databázového softwaru pro začátek může být obzvláště nepřátelský software - ale pokud víte, co děláte, představují mnohem menší výzvu.
Tato příručka vás provede základními kroky při vytváření databáze, naplnění informací a používání dotazů k přístupu na první pohled. Jakmile porozumíte základům, budete na dobré cestě ke skutečnému zvládnutí přístupu.
Vytvořte databázi
Po otevření aplikace Access se vám zobrazí řada různých možností a šablon. Vybrat Prázdná desktopová databáze začněte tím, že vyberete název souboru a umístění na pevném disku, do kterého se má uložit. Vytvořím databázi knih, které vlastním, ale stejné koncepty lze použít i pro seznam adresátů, váš telefonní seznam nebo jakékoli jiné účely.
První sloupec mé databáze bude obsahovat název každé knihy, takže použiji Klikněte na Přidat tlačítko, které stanoví, že se jedná o a Krátký text vstup - měli byste si vybrat jakýkoli typ vstupu, který vyhovuje vašemu projektu. Poté přejmenujte záhlaví sloupce na něco vhodného. V tuto chvíli také stojí za přejmenování vaší první tabulky z výchozí tabulky 1.
Udělejte to samé pro všechny různé sloupce, které chcete zahrnout. V mém případě to byla další položka krátkého textu pro jméno autora, buňka s číslem pro rok vydání a zaškrtávací políčko Ano/Ne, zda daná kniha byla či není vázanou edicí. Také jsem nastavil pole Datum přidání, které za chvíli zautomatizujeme. Pokud po vytvoření potřebujete upravit jakýkoli datový typ, přejděte na Pole na pásu karet, zvýrazněte požadovaný sloupec a změňte jej pomocí Datový typ rozevírací nabídka.
jak přidat ohraničení textu ve Photoshopu
Nyní přepněte na Pohled na design pomocí ikony v pravém dolním rohu obrazovky. Chcete -li časové razítko zautomatizovat, vyberte požadovaný název pole, v rozevírací nabídce vyberte formát data a zadejte = Nyní () v Výchozí hodnota pole níže. Tím se do buňky automaticky vyplní datum přidání položky při každém vložení nové položky do databáze. Stejnou metodu lze použít k vytvoření dalších výchozích hodnot, ať už se jedná o standardní textový záznam nebo vzorec, jako je tento.
Vytvoření primárního klíče
Pokud vytváříte databázi, která bude růst a růst, je primární klíč zásadní - ale je dobrým zvykem se do něj dostat, i když pracujete v menším měřítku. K záměně může dojít, když dvě položky sdílejí stejný název, ale primární klíč zajišťuje, že je vždy k dispozici další jedinečný identifikátor.
Access 2013 ve výchozím nastavení vytvoří pole ID, které pak automaticky vyplní číselným identifikátorem. Pokud však cítíte potřebu, můžete zadat jiný primární klíč. Chcete-li to provést, jednoduše klikněte pravým tlačítkem na požadovaný název pole v návrhovém zobrazení a vyberte Primární klíč. Musí to však být skutečně jedinečný záznam, aby bylo zajištěno, že věci fungují tak, jak by měly.
Přidávání dat pomocí formulářů
Pokud chcete do dokumentu aplikace Access zadat hodně dat, je to tak stojí za to nastavit formulář . Nejprve přejděte na Vytvořit na pásu karet a klikněte na Formulář . Vytvoří vám výchozí rozvržení, které pak můžete upravit přetažením jednotlivých komponent na příslušné místo.
Chcete -li vyzkoušet svůj formulář, přepněte na možnost Zobrazit na levé straně pásu karet Zobrazení formuláře . Zde budete moci přidat položku vyplněním různých polí - proveďte to nyní, abyste se ujistili, že vše funguje tak, jak bylo zamýšleno. Chcete -li zkontrolovat svůj postup, vraťte se z formuláře zpět do tabulky a vyberte Zobrazení datového listu . Pokud je váš první záznam zobrazen podle plánu, vraťte se zpět do svého formuláře a uložte svou práci.
Jiné způsoby zadávání údajů
Formulář je dobrým způsobem standardizace zadávání dat, zejména pokud databázi bude používat více než jeden uživatel. Není to však jediný způsob naplnění souboru v Accessu. Nejjednodušší metodou je jednoduše přidat položky ručně v zobrazení datového listu.
Alternativně můžete importovat soubor, který obsahuje již existující data. Access 2013 poskytuje podporu pro řadu typů souborů, včetně tabulek aplikace Excel , Soubory CSV, dokumenty XML a HTML. Chcete -li importovat data ze zdroje, vyberte na pásu karet kartu Externí data a vyberte požadovaný typ souboru. Access vás provede nezbytnými kroky k importu do vaší databáze.
sledujte filmy zdarma bez stahování nebo registrace
Stojí za zmínku, že Access rozlišuje mezi importem a propojováním dat. První z nich je správnou metodou, pokud se vaše data nezmění, ale druhá umožňuje průběžnou aktualizaci samostatného dokumentu, který odráží tyto změny v Accessu. V závislosti na vašich potřebách vám to může ušetřit čas.
Použití dotazů
Jakmile je vaše databáze dostatečně naplněna, je načase začít těžit z výhod pořádání velkého množství informací. Dotazy jsou jednoduchý, ale účinný způsob, jak rychle a efektivně třídit databázi. Pro ilustraci jejich použití je zde jednoduchý dotaz, který v mé databázi vyhledá knihy z určitého časového období.
Chcete -li vytvořit nový dotaz, přejděte na Vytvořit na pásu karet a vyberte Průvodce dotazem , pak vyberte Průvodce jednoduchým dotazem . Vyberte požadovanou tabulku a pole, která vás zajímají - v mém případě je to rok vydání a také název, abych věděl, na který záznam se dívám.
Na další obrazovce se rozhodněte, zda chcete zobrazit detailní zobrazení s každým polem každého záznamu, nebo jen souhrn. Potom vyberte Dokončit pro ukončení procesu. Zobrazí se vám data, která jste vybrali, a pomocí rozevíracího seznamu v záhlaví sloupce můžete věci ještě více zeštíhlit. Hledám knihy napsané v 70. letech, takže kliknu na rozevírací seznam Rok vydání a poté přejdu na Filtry čísel> Mezi .
Poté jsem pro svá data nastavil horní a dolní hranici a byl mi předložen seznam knih, které vyšly v letech 1970 až 1980. Stejnou metodu lze samozřejmě použít k přiřazení textových řetězců, zaškrtávacích políček nebo jakéhokoli jiného druhu informací, které mohl být zapsán do vaší databáze.
Máte nějaké tipy, jak začít s Accessem? Bojujete s konkrétním aspektem vytváření databáze a potřebujete pomoc? Dejte nám vědět o vašich radách a problémech v sekci komentáře níže.
Podíl Podíl tweet E-mailem Vyplatí se upgradovat na Windows 11?Windows byl přepracován. Ale stačí to k tomu, abyste vás přesvědčili o přechodu z Windows 10 na Windows 11?
Číst dále Související témata- Produktivita
- Microsoft Access
- Microsoft Office 2013
- Microsoft Office 2016
Anglický spisovatel v současné době sídlí v USA. Najděte mě na Twitteru prostřednictvím @radjonze.
Více od Brada JonesePřihlaste se k odběru našeho zpravodaje
Připojte se k našemu zpravodaji a získejte technické tipy, recenze, bezplatné elektronické knihy a exkluzivní nabídky!
Kliknutím sem se přihlásíte k odběru