Home-theater-designers
Microsoft Word je de facto standardní program pro dokumenty Microsoft Office, od výzkumných prací po odborné zprávy . Někdy však máte data v jiném programu, na který potřebujete odkazovat; může to být v Microsoft Excelu, může to být PDF, dokonce to může být další dokument Word. Vědět, jak tato data importovat, vám může ušetřit spoustu času.
V tomto článku se budeme zabývat osmi různými způsoby, jak můžete importovat informace do dokumentů aplikace Microsoft Word; některé budou užitečné pro věci, jako jsou zprávy, jiné budou dobré pro formuláře dopisů a podobné projekty, a jiné jen ušetří čas v několika konkrétních situacích, když něco potřebujete mimořádné .
jak vypnout rychlé spuštění systému Windows 10
Protože Microsoft Excel je nejuniverzálnějším zdrojem pro import dat, začneme tam.
Import tabulky z aplikace Microsoft Excel
Formátování tabulek v aplikaci Microsoft Word je hrozné. Proto existuje Microsoft Excel, že? Naštěstí společnost Microsoft měla předvídavost umožnit vám zahrnout tabulky přímo z aplikace Excel do dokumentu aplikace Word, takže můžete provádět veškeré formátování v aplikaci Excel, kde je to mnohem jednodušší.
Chcete -li začít, vyberte buňky, které chcete kopírovat v aplikaci Microsoft Excel, stiskněte Upravit> Kopírovat a vraťte se zpět do aplikace Microsoft Word.
Jít do Upravit> Vložit speciální ... (nebo klikněte pravým tlačítkem a vyberte Vložit speciální ... ) a vyberte Vložit odkaz v levém postranním panelu. V Tak jako... nabídku, vyberte Objekt listu Microsoft Excel , pak udeřte OK .
Buňky, které jste vybrali, se nyní zobrazí přímo v dokumentu aplikace Microsoft Word. A protože jste vybrali Vložit odkaz namísto Vložit , tyto buňky se aktualizují vždy, když provedete změny v tabulce aplikace Microsoft Excel.
Pokud zvolíte Vložit namísto Vložit odkaz , vaše buňky se neaktualizují, když provedete změny v tabulce. Má však tu výhodu, že funguje bez ohledu na to, zda je přítomen list aplikace Excel. Pokud tedy nebudete potřebovat aktualizace - pokud tisknete nebo pošlete soubor e -mailem někomu jinému a potřebuje například zobrazit správná data - možná budete chtít použít Vložit .
Import jedné buňky z aplikace Microsoft Excel
Můžete také použít stejnou metodu jako výše pro jednotlivé buňky:
V tomto případě místo výběru Objekt listu Microsoft Excel , Vybral jsem Neformátovaný text ; to je důvod, proč číslo přichází se stejným formátováním jako zbytek dokumentu Microsoft Word. Stále se aktualizuje stejným způsobem, ale nemusíte se snažit dostat textové pole na správné místo.
Stejnou strategii můžete použít s celou tabulkou, pokud chcete zachovat konzistentní formátování s dokumentem aplikace Word. Pokud to nefunguje nebo potřebujete složitější chování z jedné buňky, můžete zkusit použít Visual Basic k integraci dat aplikace Excel do dokumentu aplikace Word.
Import grafu nebo grafu z aplikace Microsoft Excel
Stejně jako import tabulky může být velmi výhodné importovat graf nebo graf z aplikace Microsoft Excel do aplikace Word, aby se automaticky aktualizoval při každé změně v tabulce aplikace Excel. To může být obzvláště užitečné, pokud musíte vytvářet pravidelné sestavy, které obsahují grafy. Naštěstí Microsoft tento proces velmi usnadnil: stačí zkopírovat a vložit graf z aplikace Microsoft Excel do aplikace Word.
Můžete také kliknout a přetáhnout graf z aplikace Microsoft Excel do aplikace Word a vložit jej do souboru. Ať už se vydáte jakkoli, graf se nyní automaticky aktualizuje vždy, když provedete změny v původní tabulce.
Hromadná korespondence z aplikace Microsoft Excel
Hromadná korespondence vám umožňuje vytvořit velký počet písmen, štítků, obálek nebo čehokoli jiného v aplikaci Microsoft Word pomocí dat z Excelu. Bradův článek o jak hromadné korespondence s Microsoft Excel a Word pokrývá téma podrobněji, než jsem kdy mohl, ale krátká verze je, že ji použijete Nástroje> Správce hromadné korespondence vyberte zdroj dat a vytvořte šablonu v aplikaci Microsoft Word.
Pokud používáte starší verzi Microsoft Office, tento návod hromadné korespondence pomocí Office 2007 může být užitečný a dokonce můžete použít hromadná korespondence pro hromadné zasílání e -mailů v aplikaci Outlook . Může to chvíli trvat, než se pomocí hromadné korespondence zorientujete, ale jakmile ji získáte, bude to jeden z nejužitečnějších nástrojů ve vašem arzenálu Office.
Import souborů PDF
Rychlé upozornění: Když importujete PDF do aplikace Microsoft Word, v zásadě se zobrazí jako soubor obrázku, nikoli jako text. Pokud chcete mít možnost vybrat nebo upravit text, budete jej muset zkopírovat a vložit ze souboru PDF. Pokud však chcete do dokumentu aplikace Microsoft Word vložit pouze PDF, stiskněte Vložit> Objekt , poté vyberte Ze souboru ... a vyberte si PDF.
Skončíte s vloženým PDF takto:
Není to skvělé pro textové soubory PDF, ale pokud jsou v souboru obrázky, je to jednodušší než kopírování a vkládání nebo hledání způsobu, jak převést PDF na soubor obrázku a vložit jej do dokumentu aplikace Microsoft Word.
Automatický import textu z jiných dokumentů aplikace Word
Pokud potřebujete pravidelně psát stejnou věc, možná ušetříte čas vložením do dokumentu aplikace Microsoft Word a jednoduchým odkazováním na něj z jiného dokumentu.
Řekněme, že máte spoustu formulářových dopisů, které musíte odeslat a všechny obsahují vaše jméno a společnost, pro kterou pracujete, ale váš zaměstnavatel se pravidelně mění. Nechcete měnit každé písmeno vždy, když dostanete novou smlouvu, takže můžete svůj podpis pouze uložit do jednoho dokumentu a nechat všechny ostatní aktualizovat, kdykoli provedete změnu.
Projití příkladu to pomůže udělat jasnější. Zde je dokument „aktualizovatelného textu“, který jsem uložil:
Chci do každého z těchto dopisů zahrnout každý z nich - podpis, kontaktní informace a citát. Za tímto účelem vytvořím záložku pro každou z nich. Chcete -li vytvořit záložku, zvýrazněte text, který chcete propojit v jiných dokumentech, a poté klikněte Vložit> Záložka .
Zadejte název záložky a klikněte Přidat .
Nyní soubor uložte a poznamenejte si úplnou cestu k místu, kde je uložen. Chcete -li vložit uložený text, přejděte na jiný dokument aplikace Microsoft Word a stiskněte Vložit> Pole . Vybrat IncludeText z Názvy polí Jídelní lístek.
Nyní do textového pole pod nabídkou zadejte 'INCLUDETEXT' [cesta k souboru] '[název záložky]'. Když jsem to psal, vypadalo to takto:
INCLUDETEXT 'Macintosh HD: Uživatelé: dralbright: Documents: updateable-text.docx' signoff
(Pokud používáte Windows, budete muset pro cesty použít standardní zápis, který začíná na „C: \“. Všimněte si, že mezi každou sekci musíte místo jedné zahrnout dvě zpětná lomítka.) Nyní stiskněte OK , a uvidíte text vložený do dokumentu.
jak odstranit ios 13 beta bez počítače
Každou chvíli zadáte něco špatně a zobrazí se chybová zpráva, například tato:
Chcete-li to opravit, klepněte pravým tlačítkem myši kdekoli na chybu a vyberte Přepnout kódy polí - to vám umožní vidět a upravovat kódy zevnitř dokumentu. Můžete to také použít u polí, která fungují správně, pokud potřebujete provést změnu.
Odtud můžete provádět všechny potřebné opravy. V tomto příkladu je na začátku kódu další znaménko rovná se.
Po odstranění znaménka rovná se pole funguje správně.
Chcete -li provést změnu ve všech dokumentech, které jste propojili se záložkou, vraťte se do běžného textového souboru a jednoduše proveďte změny. Zde jsem nahradil citát Groucho Marxe citátem od Oscara Wilda.
V ostatních dokumentech klikněte pravým tlačítkem na pole, které bylo aktualizováno, a vyberte Aktualizovat pole .
A tady to máte, pole se aktualizuje o nové informace.
Může se to zdát jako spousta práce, ale pokud budete muset pravidelně psát stejné věci, může vám to v dlouhodobém horizontu ušetřit obrovské množství času. Na frontendu to nějakou dobu trvá, ale pohodlí tohoto systému uvidíte okamžitě. Nezapomeňte se také podívat na další užitečné automatizace Office s IFTTT, abyste ušetřili čas.
Importujte text z textového souboru nebo dokumentu aplikace Microsoft Word
Pokud chcete získat text z textového souboru nebo dokumentu aplikace Word, ale nechcete jej otevřít, vyberte vše, zkopírujte jej, vraťte se zpět do dokumentu a vložte jej (může to trvat dlouho, pokud máte stovky stránky textu), můžete importovat přímo. Stačí trefit Vložit> Soubor a vyberte textový soubor nebo dokument aplikace Word, ze kterého chcete importovat text.
Poté, co jste soubor vybrali (možná budete muset změnit Umožnit rozevíracího seznamu na Všechny čitelné dokumenty ), uvidíte celý text v dokumentu Microsoft Word.
Import textu z webové stránky
Pokud chcete zachovat aktualizovanou kopii webové stránky v dokumentu aplikace Microsoft Word, můžete to také udělat! Řekněme, že chci textový soubor online obsahující Příběh dvou měst v mém dokumentu. Použiji stejné pole INCLUDETEXT, ale místo místní cesty použiji URL:
Aktualizace pole přenese celou knihu do mého dokumentu.
Nejlepších výsledků dosáhnete s textově náročným webem. Můžete vidět, co se stane, když se pokusím použít INCLUDETEXT na domovskou stránku MakeUseof:
Pokud potřebujete do dokumentu importovat aktualizovaný text z webové stránky, určitě se vyplatí si s tím pohrát. Možná budete muset trochu experimentovat, ale potenciálně by to mohl být velmi užitečný nástroj.
Co dělat Vy Importovat do aplikace Microsoft Word?
Pokryli jsme osm různých věcí, které můžete importovat do aplikace Microsoft Word zde - ale možností je pravděpodobně více. Co jste importovali do aplikace Microsoft Word? Podělte se o to nejužitečnější, co se vám podařilo importovat, abychom si všichni mohli navzájem pomoci ušetřit nějaký čas tím, že se staneme mistry světa!
Podíl Podíl tweet E-mailem 5 tipů, jak dobít své stroje VirtualBox LinuxJste unaveni špatným výkonem, který nabízejí virtuální stroje? Zde je to, co byste měli udělat, abyste zvýšili výkon svého VirtualBoxu.
Číst dále Související témata- Produktivita
- Microsoft Word
- Tipy pro Microsoft Office
Dann je poradce pro strategii obsahu a marketing, který pomáhá společnostem vytvářet poptávku a potenciální zákazníky. Píše také o strategickém a obsahovém marketingu na dannalbright.com.
Více od Danna AlbrightaPřihlaste se k odběru našeho zpravodaje
Připojte se k našemu zpravodaji a získejte technické tipy, recenze, bezplatné elektronické knihy a exkluzivní nabídky!
Kliknutím sem se přihlásíte k odběru