Jak vytvářet profesionální zprávy a dokumenty v aplikaci Microsoft Word

Jak vytvářet profesionální zprávy a dokumenty v aplikaci Microsoft Word
Tato příručka je k dispozici ke stažení jako bezplatný soubor PDF. Stáhnout tento soubor nyní . Neváhejte to zkopírovat a sdílet se svými přáteli a rodinou.

Pokud by Microsoft Office byla zemí, byla by to třetí nejlidnatější země na světě. 1,2 miliardy lidí používání jedné sady aplikací je ohromující. A „mluví“ 107 jazyky!





Ale právě teď vy a já mluvíme anglicky a budeme hovořit o nejoblíbenějším nástroji v arzenálu Microsoft Office - Microsoft Word 2016 .



jak zmenšit velikost fotografií

Tento editor dokumentů se používá k psaní různých dokumentů. Od jednoduché aplikace po nezbytný životopis. Od obyčejného seznamu kbelíku až po poznámky z kanceláře. Myslíme si, že můžeme pracovat s Wordem. Ale když si sedneme k napsání seriózní odborné zprávy, zjistíme důležitý fakt.





Profesionální psaní zpráv vyžaduje jinou sadu dovedností.

Zeptejte se tedy sami sebe - můžete udělat skok z jednoho dokumentu do dlouhé zprávy? Znáte všechny funkce aplikace Microsoft Word, které vám pomohou spravovat tento rozsáhlý projekt dokumentu? Můžete spolupracovat na práci s ostatními členy týmu?



Můžete být student, majitel malé firmy nebo pracovník v kanceláři ... budete muset vytvořit zprávu nebo profesionálně formátovaný dokument nějakého druhu. Tato příručka MakeUseOf vám pomůže aktualizovat vaše techniky a zdokonalit přístup k návrhu.

V této příručce:

Psaní zprávy - Úvod | Kontrolní seznam hlášení



Užitečné nástroje Microsoft Word - Vložit speciální | Výzkumník | Zmrazte části dokumentu

Práce na rozložení a designu - Intro | Titulní strana | Obsah | Záhlaví a zápatí | Čísla stránek | Styl písma | Styl odstavců | Konce stránek | Styly a motivy | Popisky | Rychlé díly | Okraje stránky



Reference a spolupráce - Index | Bibliografie | Křížové odkazy | Komentáře

Dokončete svou zprávu - Podpisy | Vodoznaky | Pouze ke čtení | Tisk do PDF

Další krok - Závěr

Psaní zprávy

Psaní zpráv zahrnuje výzkum a zveřejnění výsledku této analýzy. V profesionálním světě je „vzhled“ nebo vzhled toho, co publikujete, prvořadý. Oku lahodící konečný výsledek by mohl poškodit vaši pověst a posílit vaši osobní značku.

Následující kroky vás provedou expertními funkcemi v aplikaci Microsoft Word 2016. Strávte spoustu času plánem. Začněte těmito pokyny…

Krok 1: Rozhodněte o účelu

Než začnete se zprávou, musíte nejprve vědět, proč ji vůbec píšete. Zprávy jsou mnoha druhů, ale mají buď informovat, nebo přesvědčit. Může být určen k popisu technického postupu, sdílení základních informací nebo k prokázání pokroku v projektu.

Zeptejte se sami sebe - Co a Proč . To vám pomůže destilovat účel k jednomu hlavnímu bodu a držet se ho místo toho, abyste se potulovali zbytečnými detaily.

Krok 2: Identifikujte své publikum

Druhým důležitým aspektem je zhodnotit své publikum. Budou schopni pochopit, o čem mluvíte? Existují různé úrovně čtenářů, kteří si zprávu přečtou? Znalosti čtenáře o tomto tématu velmi ovlivní informace, které musíte zahrnout.

Rozhodněte o primárním publiku a poté sestavu sepište na odpovídající technické úrovni. Sekundární publikum lze podpořit doplňujícími informacemi na konci zprávy.

Krok 3: Poznejte své téma

Musíte vědět, o čem mluvíte. Prozkoumejte téma a zahrňte všechny relevantní informace, abyste dokázali svůj názor. Ujistěte se, že jste dospěli k závěru na základě faktů a ne osobního názoru. Informace musí být správné, aktuální a dobře odkazované.

K podpoře svého tvrzení využijte také celou řadu zdrojů, jako jsou deníky, novinové články, knihy, webové stránky, brožury, nezpracovaná data, výroční zprávy a projevy. Jen se nedržte Wikipedie.

Krok 4: Přehled sestavy

Provedli jste výzkum. Existuje spousta informací, které čekají na napsání a vytištění. Ale počkej! Neutopte se, než vstoupíte do vody. Připravte si konečný obrys zprávy, který bude grafem trasových bodů, které vám pomohou navigovat od začátku do konce. Obrys je plán. Poskytne vám pohled na krajinu z ptačí perspektivy a také vám ukáže, kde je potřeba vyplnit detaily.

Struktura zprávy o nápadu může obsahovat následující prvky:

  • Titulní strana
  • Shrnutí
  • Obsah
  • Úvod
  • Tělo zprávy
  • Závěr
  • Doporučení
  • slepé střevo
  • Bibliografie a odkazy

Aplikace Microsoft Word Osnova dokumentu je výkonná funkce, která vám může pomoci uspořádat dokument ještě předtím, než ho začnete plnit výzkumem. Využít šablony pro brainstorming a mapování mysli také.

Krok 5: Pište, upravujte, kontrolujte a dokončujte

Jakmile strukturujete svou zprávu, je čas vyplnit záhlaví obsahem. Osobně považuji za nejlepší řešit trochu z každé sekce a poté ji hromadit informacemi. Můžete to udělat, pokud chcete, nebo dokončit každou sekci, když jdete po struktuře sestavy. Nejprve se zaměřte na prezentaci svých myšlenek a použití podpůrných důkazů než na pravopis a gramatiku. Načrtněte svůj argument a napište několik vět, které vrhnou vaše hlavní myšlenky. Pokud najdete něco, co stojí za to citovat, citujte to.

Jakmile je většina vašeho textu napsána, je načase si ho přečíst a ujistit se, že dobře plyne. Ujistěte se, že vedete čtenáře k porozumění přechodovými slovy jako „Tyto informace ukazují ...“, „Jinými slovy…“, „Podobně…“ a zdůrazňujte relevantní a klíčové body.

Nakonec věnujte čas korekturám, zkontrolujte gramatiku a pravopis , a znovu zkontrolujte všechny relevantní informace a jejich logický tok. Nejlepší je nechat si alespoň jeden den na kontrolu a korekturu své práce. Nepokoušejte se jej upravit hned poté, co si myslíte, že jste skončili, protože budete mít tendenci zmeškat přečtení toho, co jste napsali. Vyspěte se a druhý den to zkontrolujte.

Kontrolní seznam hlášení

Než půjdete a odešlete nebo odevzdáte zprávu, na které jste tak tvrdě pracovali, ujistěte se, že jste provedli následující:

  • Dokončete titulní stránku s názvem, vaším jménem, ​​datem, pro koho je přehled určen a případným popisem, o čem přehled je.
  • Stránka s obsahem má příslušná záhlaví a čísla stránek jsou správná.
  • Ujistěte se, že úvod pokrývá klíčové body, rozsah zprávy a cíl, kterého chce dosáhnout.
  • Nad tabulky a pod obrázky/grafy jste přidali titulky.
  • Představuje obsah zprávy informace jasným způsobem, logicky, věcně, drží se tématu, je k věci?
  • Uvádí závěr výsledky, formuluje hlavní myšlenky a neobsahuje žádné nové informace?
  • Jsou nadpisy a podnadpisy jasně označeny?
  • Jsou citáty relevantní, aktuální a správně na ně odkazuje?
  • Použili jste podle potřeby konce stránek?

Nyní spustíme Microsoft Word a provedeme vás funkcemi, které pomohou sestavit koncept vaší zprávy a prezentovat ji jako profesionální dokument.

Užitečné funkce aplikace Microsoft Word pro psaní zpráv

Berte to jako tipy velikosti sousta a zvládněte je jeden po druhém.

Microsoft Word je velká houfnice s mnoha maticemi a šrouby. Zaměřme se na klíčové dovednosti a nástroje, které budete potřebovat k plánování, přípravě a prezentaci profesionální zprávy. Funkce aplikace Microsoft Word, které se budeme zabývat níže, jsou také zkratkami produktivity, které vám usnadní práci.

Spropitné: Pomocí asistenta „Řekni mi“ aplikace Microsoft Word 2016 se dozvíte více o nových funkcích sady Office.

Začněme třemi předběžnými nástroji ...

Použijte Paste Special

Pro většinu z nás, když potřebujeme zkopírovat text nebo obrázek do Wordu, zkratka CTRL+V funguje dobře. Někdy ale možná budeme chtít vložit zkopírovaná data do jiného formátu, například data aplikace Excel jako obrázek. S Vložit speciální Příkaz můžete zahodit nebo určit formát, když do Wordu vložíte obrázek, prezentační data, tabulku nebo objekt z jiného programu.

S excelovými tabulkami a grafy v profesionálním dokumentu budete hodně pracovat.

Pokud pouze zkopírujete, co chcete, a kliknete na Vložit, všimnete si, že data vloží jako tabulky. Pokud se však jedná o velkou oblast buněk, kterou chcete vložit, a nechcete ji upravovat, můžete ji vložit jako obrázek s další možností úpravy.

v Microsoft Excel: Vyberte a zvýrazněte buňky, které chcete kopírovat> Stiskněte CTRL+C.

v Microsoft Word: Jít do Domů> Vložit> Vložit speciální . Vybrat Vložit speciální a v dialogu vyberte Objekt listu Microsoft Office Excel .

Můžete změnit velikost dat, jako to byl obrázek, a pokud dvakrát kliknete, budete moci hodnoty upravit. Tabulku nebo graf můžete změnit a přepracovat. A pokud aktualizujete data v grafu nebo tabulce v aplikaci Excel, můžete graf automaticky aktualizovat v aplikaci Word.

Zkuste také kontextovou nabídku pravým tlačítkem. Zobrazí se nabídka Vložit jinak:

Je jich víc možnosti importu dat z Excelu do Wordu . The Podpora Microsoft Office stránka je také podrobně popisuje.

Použijte výzkumníka

Ano, existuje Google a Wikipedie. Neustálé přepínání z aplikace Word do prohlížeče však může omezit vaši produktivitu. Office 2016 přináší do této gruntové práce výkonnou integraci výzkumu. Výzkumník vám může nejen pomoci najít obsah z aplikace Microsoft Word, ale také vám pomůže rychle přidat citace. K vyhledání správného obsahu k podpoře vašeho dokumentu používá graf znalostí Bing.

Jít do Pás karet> karta Reference a c Vyberte Výzkumník . Vpravo se otevře podokno s možnostmi vyhledávání.

Zadejte klíčové slovo pro téma, které chcete vyhledat, a stiskněte Enter.

Podokno Výsledky zobrazuje seznam zdrojů, které můžete v dokumentu použít. Vyberte téma, které chcete podrobně prozkoumat.

Přidejte téma do dokumentu aplikace Microsoft Word kliknutím na znaménko plus vpravo nahoře. Můžete také kliknout na znaménko plus na jakýkoli výsledek a uvést zdroj ve svém výzkumném dokumentu. Zdroj citátu vám pomůže podpořit váš výzkum webovými zdroji a knihami.

Jak uvidíme později, komentovaná bibliografie je jednou z nejtěžších částí dokumentu. Výzkumník je inteligentní asistent, který vstoupí.

Zmrazte část dokumentu aplikace Word

Berme jako samozřejmost, že vaše profesionální zpráva bude dlouhá a složitá práce. Okno aplikace Word můžete rozdělit na dvě podokna, abyste mohli zobrazit dvě různé části dokumentu současně. Je to cenný spořič času, když chcete kopírovat a vkládat části z jednoho místa na druhé nebo odkazovat na jednu část dokumentu při práci na jiném.

Jít do Pás karet> karta Zobrazit> Rozdělit .

Rozdělení odstraníte kliknutím na Odstranit Split na stejné kartě.

Skupina Windows vám nabízí několik možností, jak změnit způsob práce se dvěma nebo více dokumenty. Funkce jsou samozřejmé.

Chcete -li posouvat oba dokumenty současně, klikněte na Synchronní posouvání ve skupině Okna na kartě Zobrazení. Můžete také kliknout na Pohled vedle sebe dát dvě části dokumentu vedle sebe.

Spropitné: Rozdělené zobrazení použijte k zobrazení dvou různých rozvržení - například Tisk a Obrys. Nastavit rozdělení. Poté klikněte na podokno, které chcete změnit, a poté vyberte jiné rozložení na kartě Zobrazení.

Práce na rozložení a designu

Prezentace zprávy je to, co někoho přiměje přečíst si zprávu na prvním místě, a proto je důležité, aby vaše zpráva byla dobře prezentována. Pokud jste si mohli přečíst čtyři zprávy, co si vyberete?

  1. Ručně psaná zpráva.
  2. Dokument vytištěný černobíle.
  3. Zpráva vytištěná na běžný papír formátu A4 v barvě.
  4. Zpráva vytištěná barevně, s chytlavou titulní stránkou, úhledně ohraničená a úhledná?

Zvednete čtvrtou zprávu, protože vás k ní bude přitahovat pouze vizuálním vzhledem.

Přední kryt není jediným důvodem. Dobře navržená zpráva se snáze čte. Je také snazší skenovat, když nemáte čas číst. Proto musíte strávit nějaký čas nad hlavičkami a zápatími a různými styly a motivy. Stručně řečeno - formátování každého prvku v sestavě.

Formátování se může zdát jako obtížná práce, ale je to zábavné cvičení, které procvičí všechny vaše kreativní svaly. Klíčovými takeaways budou dovednosti, které můžete v budoucnu aplikovat na cokoli v Microsoft Office. A čas, který ušetříte, se všemi tipy na produktivitu, které se zde naučíte.

Microsoft Word 2016 má bohatou sadu funkcí. To jsou jen některé ze způsobů, jak může váš návrh sestavy vyniknout od ostatních a být profesionální. Pojďme si tedy rozebrat schopnosti rozložení a designu.

Tato část se bude krok za krokem věnovat těmto funkcím:

  • Začněte titulní stránkou
  • Vytvořte si obsah
  • Vytvořte si záhlaví a zápatí
  • Přidejte čísla stránek

(Formátovat obsah)

  • Vyberte správná písma
  • Upravte odstavce
  • Kontrolní konce stránky
  • Použijte styly a motivy
  • Popisky
  • Použijte Quick Parts
  • Ozdobte ohraničením stránky

1. Začněte titulní stránkou

První stránka je prvním bodem kontaktu se čtenářem. Je to také vaše příležitost udělat příznivý dojem. Nenechte se omluvit nedostatkem uměleckých dovedností, protože Word se ujímá práce díky vestavěné galerii titulních stránek. Jediné, co musíte udělat, je vžít se do tématu zprávy.

Microsoft Word 2016 vám nabízí 16 předformátovaných šablon a další tři na Office.com.

Jít do Vložit> Skupina stránek> Titulní stránka .

Titulní strana se standardně zobrazuje na začátku dokumentu.

Jelikož je v nabídce pouze 16 'oficiálních' šablon, můžete zjistit, že všichni vaši ostatní vrstevníci mají stejnou titulní stránku. Proč si jej tedy nepřizpůsobit a udělat jej o něco jedinečnějším.

Můžeš navrhněte titulní stránku (nebo titulní stránku) v aplikaci Microsoft Word to může být originál ve stohu. Uložte si to jako šablonu nebo snadno změňte design za běhu.

2. Vytvořte obsah

Příležitostní čtenáři skenují. Dobří čtenáři nejprve skenují a poté se ponoří do hloubky. Obsah obsahuje trasové body, které pomáhají oběma. Když je to dlouhý a komplikovaný dokument, nechtěli byste raději zkontrolovat rozložení půdy, než se vydáte do sekce, která vás zajímá?

Pokud má váš dokument více než 10 stránek, zvažte obsah (TOC). Nejprve byste se měli ujistit, že nemusíte změnit uspořádání všech stránek v dokumentu před vytvořením TOC.

V aplikaci Microsoft Word nemusíte psát celý TOC ručně. Je tu Automatický nástroj Obsah pod Reference kartu, která vezme váš obrys a navrhne jej pro vás. Také jej můžete snadno aktualizovat, pokud chcete něco změnit.

Existují také šablony, které si můžete stáhnout a přizpůsobit je povaze obsahu. TOC pro diplomovou práci bude například vypadat jinak než výroční zpráva společnosti.

Máme k dispozici kompletní návod jak vytvořit stránku s obsahem v aplikaci Word .

Podstata věci je tato:

Vytvořte obrys a použijte styly nadpisů k uspořádání hierarchie. Použijte automatický nástroj TOC na styly nadpisů. Word 2016 vyhledá tyto nadpisy a poté vloží obsah do dokumentu. Poté můžete své TOC automaticky aktualizovat, pokud v dokumentu provedete změny.

Pro více praktického ovládání můžete také použít Obsah manuálu styl. Word vloží zástupný text a budete muset vložit a formátovat každý obsah v seznamu.

Záhlaví a zápatí jsou ve zprávách důležité, protože hlavním účelem je poskytnout informace o zprávě na každé stránce. Jsou to běžné oblasti zobrazení čísel stránek. Záhlaví dokumentu by mělo obsahovat název sestavy a případně jméno toho, kdo ji vytvořil. Užitečný je název aktuální sekce.

Zápatí na druhé straně by mělo obsahovat čísla stránek, datum zveřejnění a další požadované administrativní informace. Všimněte si, že někteří Průvodci stylem mají speciální pokyny pro záhlaví a zápatí .

Začněme záhlavím v dokumentu a dejte mu jedinečný vzhled.

Vybrat Vložit , poté vyberte buď Záhlaví nebo Zápatí ze skupiny. Vestavěná galerie zobrazuje několik možností, ze kterých si můžete vybrat.

Prostor záhlaví a zápatí je vložen do dokumentu s zástupným textem nebo tabulkou. The Nástroje záhlaví a zápatí otevře se na pásu karet pro další formátovací práce, jako je datum, čas nebo obrázek.

Zadejte text a poté vyberte Zavřít záhlaví a zápatí .

Můžete začít s prázdným záhlavím a zápatím. Pokud máte designové dovednosti, použijte Nástroje záhlaví a zápatí navrhnout vlastní. Pokud chcete pro svou organizaci vytvářet vlastní hlavičkové papíry, zvládněte prostor záhlaví a zápatí. Nahoře můžete použít prvky značky, jako jsou loga společnosti nebo organizace, a dole úhledně formátované poznámky pod čarou

Vyzkoušejte a upravte jedno z vestavěných záhlaví. vybral jsem Chlap z galerie.

Sestavení finálního vzhledu s jednoduchými textovými efekty a dvěma ikonami z galerie ikon Microsoft Office trvalo dvě minuty.

Záhlaví a zápatí jsou na svém místě. Ale jak víte, kde jste v dokumentu? Vložte čísla stránek jako další důležitý rozcestník.

4. Přidejte čísla stránek

Čísla stránek vypadají nejlépe v zápatí (na rozdíl od záhlaví jako na obrázku výše). Základní číslo stránky můžete přidat z Vložit> Číslo stránky tlačítko na pásu karet. Můžete jej také přidat z Design karta, která se zobrazí po přidání záhlaví a zápatí.

Máte velkou kontrolu nad čísly stránek. Vybírejte ze široké škály formátů čísel a přizpůsobte je svým potřebám. V tomto případě přidáváme číslo do zápatí, ale můžete je umístit na začátek nebo dokonce na okraje. V tomto případě jsem umístil číslo stránky vlevo dole. Chtěl bych však změnit výchozí vzhled a formát.

Například: Použití 'stránky X z XXX' zajistí lepší indikátor na dlouhém dokumentu.

Vyberte číslo stránky. Jít do Vložit> Rychlé součásti . Z rozevírací nabídky vyberte Pole . Do dialogu Pole se dostanete také z karty Návrh záhlaví a zápatí.

Vybrat NumPages z dlouhého seznamu názvů polí. Z pole vpravo můžete vybrat konkrétní formát. Vybral jsem obvyklé 1, 2, 3. Klikněte OK , a zobrazí se počet stránek. Nyní stačí přidat text, například stránku X z XXX, a změnit vzhled čísel pomocí obvyklých nástrojů pro formátování textu, které jsou k dispozici na kartě Domů.

Nyní to vypadá takto:

Navrhněte vzhled jakéhokoli čísla stránky v dokumentu a Word automaticky aktualizuje všechny zbývající. Čísla stránek jsou nejběžnějšími prvky v zápatí, ale mohou obsahovat také jakékoli další informace, například záhlaví. Z možností ve skupině Vložit můžete do záhlaví nebo zápatí přidat datum a čas, informace o dokumentu, obrázky a další.

Dále se vydáme k formátování obsahu.

Vizuální kresba vaší profesionální zprávy je spojena s „zkrášlením“, které na obsah použijete. Formátování je také nezbytným krokem dokumentu, který dobře plyne. Musíte se tedy hodně soustředit na výběr správného písma, odstavcového prostoru a barev.

Nebojte se. Dokonce i pro umělecky náročné bude tato část snadná, protože Microsoft Word je dodáván s výchozími motivy a vizuálními styly. Začněme nejzákladnějším prvkem dokumentu.

5. Vyberte a stylujte správné písmo

Vaše výběr písma v profesionální zprávě Word určuje nejen to, jak text vynikne, ale také způsob, jakým je vytištěn. Chcete obojí, abyste dosáhli maximálního účinku.

Písmo (tj. Vizuální vzhled písma) můžete použít buď na celý dokument, nebo na konkrétní části dokumentu. Všechny možnosti písma jsou k dispozici na kartě Domů. Jít do Domů> Písmo .

Výchozí písmo v aplikaci Microsoft Word 2016 je Calibri. Podívejte se na to, protože máte na výběr spoustu dalších. Pokud zvolíte Times New Roman, můžete být považováni za líných, pokud zvolíte Windings, no ... Myslím, že to nemusím vysvětlovat. Ujistěte se tedy, že jste vybrali písmo, které je snadno čitelné a které se k reportu hodí. Chcete -li hrát bezpečně, vyberte si jeden z nich profesionálně vypadající písma Google ; jsou k dispozici zdarma.

Spropitné: Baskerville a Georgia jsou dobrou alternativou k příliš používanému Times New Roman

Vyzkoušejte různé párování písem pro hlavní text a nadpisy (a podnadpisy). Několik webových stránek jako FontJoy a Typ Vlk vám pomůže experimentovat s párováním písem. Můžeš stahujte a používejte vlastní písma také. Pamatujte však na pravidlo palce-v dokumentu nikdy nepoužívejte více než tři různá písma.

Pro extra kousek pizazzu vyzkoušejte a kapka pro vylepšení vašeho textu .

6. Upravte odstavce

Pokud chcete, aby vaše řádky byly s dvojitým nebo jedním řádkováním, musíte změnit formát odstavců. Změnou mezer můžete usnadnit čtení dokumentu nebo budit dojem, že je delší a že jste si s ním dali víc práce.

Chcete -li změnit odstavec pro celý dokument, je nejlepší vybrat každý blok textu; v opačném případě, pokud ve své zprávě používáte záhlaví, změní se také. Další lepší možností je, pokud přizpůsobíte konkrétní styl, který používáte k formátování odstavce.

Chcete -li to provést, přejděte na Domov > Styly . Klikněte pravým tlačítkem na styl, který chcete změnit, a vyberte Upravit . Klikněte na Formát> Odstavec který je v dolní části dialogového okna. Nyní změňte mezery, odsazení a zarovnání odstavce. Klikněte OK zavřete dialogy.

Pokud chcete změnit menší část dokumentu , vyberte, co chcete změnit. Klikněte pravým tlačítkem na zvýrazněný text a vyberte Odstavec . Zobrazí se stejné dialogové okno jako výše.

7. Kontrolní konce stránky

Konec stránky - už podle názvu - rozděluje souvislý blok textu na dvě stránky. Konce stránek jsou důležitými strukturálními prvky pro dlouhé dokumenty. Word automaticky vloží konec stránky na konec stránky. Ale v dlouhém dokumentu můžete umístit konce stránek na požadované místo.

Chcete -li vložit ruční konec stránky, klikněte na Vložit> Zlom stránky. (Klávesová zkratka: CTRL + Enter)

Zlom stránky vypadá takto, když kliknete na Zobrazit/skrýt příkaz v Skupina odstavců .

Ale co když chcete na stránce nebo sloupci ponechat spoustu řádků pohromadě a nerozdělit je kvůli přerušení stránky? Rozložení máte pod kontrolou. Klikněte na malou šipku, kterou vidíte vpravo dole ve skupině Odstavec.

V Rámeček odstavce, klikněte Konce řádků a stránek. Vyberte si z těchto čtyř možností stránkování:

  • Vdova/Sirotek control umístí alespoň dva řádky odstavce v horní nebo dolní části stránky.
  • Pokračovat s dalším zabraňuje přestávkám mezi odstavci, ve kterých chcete zůstat pohromadě.
  • Udržujte linie pohromadě zabraňuje zalomení stránky uprostřed odstavců.
  • Před koncem stránky přidá konec stránky před konkrétní odstavec.

Také jsme ukázali jak odstranit konce stránek když to bude nutné.

8. Používejte styly a motivy

Styly a motivy jsou možná dvě z méně využívaných funkcí v aplikaci Microsoft Word. Ale myslím, že byste je měli využít při každé příležitosti, abyste ušetřili spoustu času.

Jaký je však rozdíl mezi tématem a stylem? Microsoft říká:

Motivy poskytují rychlý způsob, jak změnit celkovou barvu a písma. Pokud chcete rychle změnit formátování textu, jsou styly aplikace Word nejefektivnějším nástrojem.

Protože motivy ovládají celkový vzhled pomocí barev, efektů a písem - začněte nejprve dobrým motivem dokumentu. Pak , použijte Styly k vykopání konkrétních částí, pro které chcete změnit vzhled.

Pro Témata: Přejděte na Design tab. Vyberte si téma z galerie. Můžete si prohlédnout náhledy, jak vypadá kombinace barev.

Pro Styly: Vyberte část textu, kterou chcete změnit. Přejděte na Styly skupina na Domov tab. Můžete si prohlédnout náhledy toho, jak vypadají. Vyberte styl, který je vhodný pro váš obsah. Vyberte například styl nadpisu pro nadpisy v dokumentu. Nebo konkrétní styl pro jakékoli uvozovky. Můžete také upravit stávající styl a vytvořit nové styly úplně od začátku.

9. Titulky

Ke každému obrázku, grafu nebo ilustraci je potřeba popisek, který by ho jasně popsal. Jedná se o jeden řádek textu, obvykle umístěný pod grafikou. Titulky jsou také důležitým odkazem, když je potřebujete zmínit na jiném místě. Mnoho dokumentů tento malý detail vynechává.

Je snadné přidat popisek. Klepněte pravým tlačítkem na obrázek, ke kterému chcete přidat popisek. Vybrat Přidat titulek .

V dialogovém okně přidejte text titulků a nakonfigurujte zbývající možnosti. Na titulky lze ve Wordu automaticky odkazovat.

10. Použijte Quick Parts

Profesionální dokumenty se mohou opakovat. To je důvod, proč byste měli začít používat Quick Parts pro obsah standardního obsahu, který neustále používáte. Řekněme například, že je u každého dokumentu zahrnuta smluvní doložka. Nebo nějaké úvodní informace. Místo opakovaného kopírování a vkládání je uložte jako Rychlé součásti a použijte je znovu a znovu.

Quick Parts je také typ stavebním kamenem . Galerii všech opakovaně použitelných bloků obsahu si můžete prohlédnout v souboru Organizátor stavebních bloků .

Uložte a znovu použijte své vlastní rychlé součásti ve dvou krocích:

  1. Vyberte frázi, větu nebo jinou část dokumentu, kterou chcete uložit do galerie.
  2. Jít do Vložit> Skupina textu> Rychlé části> Uložit výběr do Galerie rychlých dílů . Pokud chcete, změňte název a přidejte popis. Klikněte OK .

Stejně snadno můžete uložený úryvek obsahu znovu použít.

Umístěte kurzor na místo, kam chcete vložit výběr z Galerie rychlých dílů. Jít do Vložit> Skupina textu> Rychlé součásti . Poté klikněte na větu, frázi nebo jiný uložený výběr, který chcete znovu použít.

V nabídce Rychlé části si všimnete dalších tří kategorií.

Automatický text: Word 2016 zachoval staré Automatický text Vlastnosti. Funguje to jako Rychlé části pro jakýkoli blok textu, který hodně používáte. Příklad: Poznámka, kterou chcete použít s každým dokumentem.

Vlastnost dokumentu: Sada konstantních vlastností, které můžete zahrnout do každého dokumentu. Příklad: Název společnosti nebo autor.

Pole: Jedná se o předdefinované prvky, které se automaticky aktualizují. Příklad: datum, čas, čísla stránek atd.

Pamatujte, že položky pro vlastnost dokumentu mohou někdy obsahovat informace, které byste nechtěli sdílet se všemi. Sledujte tato pole bedlivě a podle potřeby odstraňte skrytá osobní data.

11. Ozdobte ohraničením stránky

Okraje stránek vypadají dobře nejen na letácích a pozvánkách. Pokud se to udělá správně, mohou dokumentu přidat nádech třídy. V nabídce Návrh na pásu karet je k dispozici řada stylů a šířek čar a ohraničení umění.

Jít do Design> Okraje stránky.

V Hranice a stínování pole, použijte Okraj stránky kartu pro návrh ohraničení.

Nastavení je samo-vysvětlující. Zkuste Shadow nebo 3-D se správnými barvami a přidejte jemné, ale elegantní ohraničení. Styly umění s ohraničením klipartů mohou být pro profesionální dokumenty příliš křiklavé.

Použijte čtyři rohová tlačítka v Náhled v okně vyberte strany stránky a nakreslete ohraničení. Kliknutím na tato tlačítka odeberete nebo přidáte ohraničení, jak si přejete.

Pokud chcete ohraničit pouze první stránku, umístěte kurzor na první stránku dokumentu. Můžete také umístit ohraničení kolem určitých stránek v sekci. Umístěte kurzor do sekce - buď na první stránku této sekce, nebo na další stránku.

Reference a spolupráce

Wordová zpráva se může zdát jako nezvladatelná fuška. Je to jako organizovat milion hromádek sena do úhledných malých hromádek. Cílem je přesně vědět, který zásobník má pin, který hledáte. Tyto funkce mají usnadnit práci.

1. Vytvořte rejstřík

Při psaní velkých dokumentů, jako je zpráva, která obsahuje mnoho informací, nemusí stačit stránka s obsahem. An Index by se mělo objevit na konci dokumentu s čísly stránek klíčových slov a informacemi ve zprávě. Vytvořte rejstřík, který pomůže čtenáři odkazovat na správné informace pouhým číslem stránky.

Pokud má váš dokument více než 20 stránek, vytvořte si rejstřík. Microsoft Word 2016 vám nedovolí, aby vás tento proces zahltil. V zásadě má dvě části:

  • Vyberte slova nebo informace, které chcete zahrnout do rejstříku.
  • Umístěte rejstřík na správné místo v dokumentu.

Hotový dokument můžete procházet a označovat slova nebo fráze, které chcete zahrnout do rejstříku, nebo je označit za pochodu. V každém případě vyberte text, který chcete použít jako položku rejstříku, nebo klikněte na místo, kam chcete záznam vložit.

1. Klikněte na Reference > Označte vstup .

2. Upravte text v Označte položku rejstříku dialogové okno. Můžete také přidat podpoložku, která dále definuje hlavní slovo, které jste použili v rejstříku. Můžete přidat více úrovní a každá se zobrazí odsazená pod hlavním záznamem.

3. Pod Možnosti , můžete také vytvořit křížový odkaz na jiný hlavní záznam. Čtenář to může použít k odkázání na související informace jinde ve stejném dokumentu.

4. Pomocí formátu čísla stránky rozhodněte o vzhledu čísel stránek v rejstříku.

jak nainstalovat pip na windows

5. Klikněte na Označit k označení položky rejstříku. Chcete -li tento text označit všude, kde se v dokumentu zobrazí, klikněte na Označit vše .

6. Opakujte postup pro všechna slova a fráze, které chcete zahrnout do rejstříku.

Nyní jste vytvořili svůj index. Vložte jej na správné místo ke konci dokumentu.

1. Klikněte na stránku, kam chcete vložit rejstřík.

2. Klikněte na Reference> Vložit rejstřík .

3. Příkaz Index zobrazí se dialogové okno. Zde můžete zvolit formátování textových záznamů, čísel stránek, záložek a vedoucích znaků.

4. Vyberte vzhled z různých formátů v seznamu a zaškrtněte okno Náhled vpravo. Pamatujte si, že okno Náhled nezobrazuje skutečný index. Je to jen „simulace“ toho, jak to bude vypadat.

5. Klikněte na OK . Váš index je nyní připraven.

Někdy je možné, že po vložení na stránku budete muset do rejstříku přidat další položky. Označte záznam a přejděte na Reference> Aktualizovat rejstřík zahrnout nové zmínky.

Také přidejte nadpis pro index, protože Word to nedělá automaticky.

2. Vytváření bibliografií

Váš dokument je téměř hotový. Nyní musíte připsat všechny ostatní výzkumné práce a nápady, na které jste ve svém dokumentu odkazovali. Je čas na bibliografii.

Zpráva společnosti možná nepotřebuje bibliografii, ale akademická práce bez ní není hotová. Bibliografie je jednou z nejnáročnějších prací v akademické zprávě. Než si sednete k sestavování bibliografie, musíte mít všechny své citace v pořádku. Také se rozhodněte pro citační styl (typicky MLA, CO , nebo Ve stylu Chicaga ) podle pokynů vašeho předmětu.

Při konstrukci této sekce neváhejte využít výhod generátorů citací a bibliografie třetích stran.

Ale Microsoft Word 2016 má kompletní sadu nástrojů, aby byl tento proces co nejméně bolestivý. Přejděte tedy v dokumentu k bodu, kam byste chtěli umístit bibliografii. Je dobré, když máte alespoň jednu citaci, kterou chcete zahrnout, ale i když nemáte, Word 2016 vám umožní použít zástupnou citaci a zdroje vyplnit později.

Klikněte Reference> Bibliografie .

Word nabízí několik stylů bibliografie, které se liší pouze názvy nadpisů. Vyberte příslušný styl a poté vložte citace z tlačítka v Skupina pro citace a bibliografii .

Nástroj bibliografie má několik kroků. Kvůli stručnosti vás nasměruji na vynikající Stránka nápovědy Microsoft Office což je průvodce krok za krokem.

Některé akademické práce vás o to požádají vytvořit komentovanou bibliografii . Jedná se o podrobnější verzi bibliografie se seznamem citací časopisů, knih, článků a dalších dokumentů, za nimiž následuje krátký odstavec. Odstavec je popisem zdroje a toho, jak podporuje váš papír.

3. Křížové odkazy

Pomocí křížového odkazu můžete čtenáři pomoci při procházení dlouhým dokumentem. V kterémkoli bodě dokumentu můžete čtenáři sdělit, aby se vrátil k záhlaví, číslu stránky, obrázku, grafu, poznámce pod čarou, vysvětlivce a odstavci. Odkaz na křížový odkaz je úhledný způsob, jak propojit související informace dohromady. Čtenář stačí kliknout na odkaz a přejít na úryvek informací.

Začněte takto:

1. Vyberte místo pro křížový odkaz a zadejte text, který o něm čtenáře informuje. Například: „Budoucí trendy najdete v grafu 3.“

2. Přejděte na Vložit> Křížový odkaz .

3. V souboru Typ odkazu v rozevíracím seznamu vyberte, na co chcete odkazovat.

4. Možnosti v Vložte odkaz na rozevírací seznam se změní podle vašeho výběru výše.

5. V souboru Pro který pole, projděte volby a sdělte Wordu přesné informace, na které má odkazovat.

6. Zkontrolujte Vložit jako pole hypertextového odkazu k vytvoření hypertextového odkazu na odkazované informace.

7. Klikněte na Vložit zahrnout do dokumentu křížový odkaz.

Pamatujete si naši zmínku o titulcích? Pokud jste použili titulky pod nimi, můžete vytvářet křížové odkazy na rovnice, obrázky, grafy a tabulky.

Word nemůže vytvořit křížový odkaz na něco, co neexistuje. Word vás bude informovat o těchto chybách a také automaticky aktualizuje křížové odkazy, když změníte číslo stránky nebo text odkazované položky.

4. Pomocí komentářů

Profesionální zpráva může být osamocená práce nebo si můžete vzít pomoc týmu při přípravě prvního návrhu. Pokorný Komentář je jedním z nejméně používaných nástrojů dokumentu aplikace Word. Zobrazí se jako obdélníkový barevný balón na okraji nebo v podokně revizí.

Komentáře můžete použít jako malé „stickies“ nebo vlastní poznámky. Při psaní, úpravách a revizích si procházejte zprávou nebo rukopisem malé poznámky pro sebe. Buďte kreativní - přidejte další odkazy na jiné zdroje, použijte je pro tipy a odkazy, odkazy na různé části dokumentu nebo vytvořte odkaz na zpětnou vazbu pro své čtenáře. A když dokončíte, můžete snadno odeberte všechny komentáře ve Wordu .

Microsoft Word 2016 je také vylepšený nástroj pro spolupráci při psaní. Komentáře hrají obrovskou roli při sdělování zpětné vazby napříč týmem. Takto funguje systém komentářů ...

1. Zvýrazněte text, ke kterému chcete přidat komentář, nebo klikněte na konec textového bloku.

2. Přejděte na Vložit> Komentovat . Do pole napište svůj komentář. Komentáře se zobrazí v oblasti značek vpravo. Zobrazení rozvržení tisku je obvykle nejlepší způsob, jak vidět komentáře vedle textu.

3. Přejděte na Posouzení kartu a podívejte se na další možnosti komentářů. Tato karta také zobrazuje všechny ovládací prvky pro sledování změn a komentářů v dokumentu o spolupráci. Pomocí možností značek zobrazte nebo skryjte komentáře. Například: Žádné označení skryje komentáře a oblast označení vpravo.

Dokončete svou zprávu

Jakmile je převážná část vašeho přehledu dokončena a uložena, je čas jej dokončit. Když říkám dokončit, nemyslím tím korekturu. To by se také mělo udělat. Nyní musíte přijmout bezpečnostní opatření k ochraně zprávy před neoprávněnými změnami a plagiátorstvím.

Tato bezpečnostní opatření dodají vašemu elektronickému souboru další úroveň autenticity, než jej budete sdílet.

Tato část se bude zabývat:

  • Podpisy
  • Vložte vodoznaky
  • Nastavit dokument jako „pouze pro čtení“
  • Chraňte svůj dokument heslem
  • Vytiskněte si dokument do PDF

1. Podpisy

Do zprávy můžete přidat textový podpis pro osobní dotek. Jednoduchý textový podpis ale nevyžaduje žádné ověřování. Digitální podpis je lepší způsob, jak chránit dokument před neoprávněným přístupem. Digitální podpis potvrzuje, že dokument pochází od podepisujícího a nebyl žádným způsobem pozměněn.

Pojďme vytvořit podpisový řádek v aplikaci Microsoft Word 2016.

V dokumentu umístěte kurzor na místo, kde chcete vytvořit řádek podpisu.

1. Přejděte na Vložit > Text skupina > Podpisový řádek a klikněte Podpisový řádek Microsoft Office .

2. The Nastavení podpisu zobrazí se dialogové okno. Vyplňte pole podle pokynů. Pokud posíláte dokument někomu jinému k podpisu, přidejte pokyny pro podepisujícího do vyhrazeného pole ( Pokyny pro podepisujícího ). Podepisující může také přidat účel podpisu, pokud Umožněte podepisujícímu přidávat komentáře v dialogovém okně Podepsat je zaškrtnuto.

3. Klikněte na OK a dokument nyní zobrazí zástupný symbol pro podpis.

Zadejte podpis:

Když potřebujete podepsat dokument digitálním podpisem, přejděte na řádek podpisu a klikněte na něj pravým tlačítkem.

Budete vyzváni k podpisu pomocí digitálního ID. Pokud ho nemáte, Microsoft vám řekne, abyste jej získali od partnera pro podpisové služby.

Pokud nemáte digitální ID, můžete jednoduše vložte textovou reprezentaci podpisového řádku . Můžete použít písemný podpis nebo obrázek, který nevyžaduje ověření.

2. Vložte vodoznaky

Vodoznak aplikace Microsoft Word je „falešný“, ale stále užitečný vizuální indikátor stavu dokumentu. Můžete například použít vodoznak s nápisem „Koncepty“ k odlišení od konečné verze dokumentu. Nebo pomocí vodoznaku označte, že dokument je chráněn autorskými právy nebo důvěrný.

Nejběžnější je značka „Koncept“. Ale aplikace Microsoft Word vám nabízí několik dalších vodoznaků, ze kterých si můžete vybrat.

1. Přejděte na Design > Pozadí stránky a vyberte si Vodoznak . Tlačítko Vodoznak bude aktivní pouze v zobrazení Tisk.

2. Z galerie si můžete vybrat obrázek nebo textový vodoznak. K dispozici jsou horizontální i diagonální verze. Dialogové okno vám nabízí všechny možnosti přizpůsobení pro konečný vzhled vodoznaku. Vyzkoušejte různá písma, rozložení, velikosti a barvy.

3. Do pole Text můžete zadat vlastní text a vytvořit si vlastní vodoznak.

4. Vyberte si OK použít vodoznak na dokument. Word automaticky použije vodoznak na každou stránku kromě titulní stránky.

3. Vytvořte dokumenty „pouze ke čtení“

Profesní zprávu ze své podstaty by její čtenáři nemuseli upravovat. Převod dokumentu do formátu PDF je jedním ze způsobů. Můžete však také použít několik dalších omezení v aplikaci Microsoft Word a zabránit náhodným změnám nebo vynechání jakéhokoli druhu.

Existují tři způsoby, jak chránit dokument.

Nejprve - Nastavte svůj dokument „pouze ke čtení“.

Tím je zajištěno, že váš dokument lze pouze číst nebo kopírovat. Nebude to nikomu bránit ve kopírování souboru a provádění změn v kopii.

1. Přejděte na Soubor záložka> Informace > Chraňte dokument > Označit jako finální.

2. Když čtenáři otevřou dokument, lišta nahoře ho vyzve, aby s tímto dokumentem nakládali jako s pouze pro čtení. Dokument však mohou otevřít v režimu úprav kliknutím na „Upravit stejně“.

Za druhé - Chraňte svůj dokument heslem.

Chraňte svůj dokument před nechtěnými úpravami pomocí bariéry pro heslo.

1. Pod Chraňte dokument , Vybrat Šifrovat pomocí hesla . Zadejte heslo a klikněte OK .

2. V souboru Potvrďte heslo zadejte heslo znovu a poté klikněte na OK . Dokument se otevře se čtečkou vyzvanou k zadání hesla.

Microsoft používá AES (Advanced Encryption Standard), 128bitovou délku klíče, SHA1 (kryptografický hashovací algoritmus, který generuje téměř jedinečný 160bitový klíč, který nahradí prostý text), a CBC (řetězení šifrovacích bloků), aby hackerům poskytl studnu -zasloužená bolest hlavy.

Za třetí - Omezit úpravy.

Tato kontrolní funkce vám jako autorovi pomůže rozhodnout, které části dokumentu mohou ostatní upravovat a které budou uzamčeny. Přemýšlejte o tom jako o vyhazovači, který vpouští VIP, ale jinak brání běžnému lidu.

1. Přejděte na Posouzení > Omezit úpravy .

2. Pod Omezení úprav , šek Povolit v dokumentu pouze tento typ úprav a ujistěte se, že je v seznamu uvedeno Žádné změny (pouze pro čtení) .

Výchozím typem omezení jsou žádné změny (pouze ke čtení). Pro jinou úroveň omezení pro dokument klikněte na nabídku a vyberte z Sledované změny, Komentáře nebo Vyplňování formulářů.

3. Chcete -li uvolnit některé sekce z blokády úprav, vyberte sekce pro úpravy bez omezení. Chcete -li vybrat více než jednu oblast, klikněte na CTRL při výběru oblasti pomocí myši.

4. Můžete zkontrolovat Každý v části Výjimky (volitelné) na panelu Omezit úpravy. Nebo klikněte Více uživatelů … A povolit upravovat sekce pouze konkrétním uživatelům. Povolené oblasti budou označeny hranatými závorkami.

5. Klikněte na Ano, začněte vynucovat ochranu .

Nyní do pole, které se otevře, zadejte jedinečné heslo. Chcete -li to potvrdit, musíte jej zadat znovu.

Heslo je volitelné. Ale zajišťuje, že nikdo nemůže jen klikat Zastavte ochranu a upravte dokument. Pokud jste stále paranoidní, pokračujte a zašifrujte dokument aplikace Microsoft Word, jako jsme to udělali ve druhém procesu výše.

4. Vytiskněte si zprávu do PDF

Přenosný formát dokumentu přináší mnoho výhod. V neposlední řadě je to kompatibilita mezi platformami napříč všemi počítači. Váš dokument je připraven a nyní jej musíte sdílet nebo odeslat k vytištění. Mnoho odborných zpráv - například právní dokument - musí zachovat formát, jak bylo zamýšleno.

Uložte nebo převeďte kopii do formátu PDF. Microsoft Word 2016 nepotřebuje žádné doplňky třetích stran.

Jít do Soubor > Vývozní > Vytvořte PDF/XPS .

Váš dokument aplikace Word může obsahovat citlivé informace, které nechcete zahrnout do souboru PDF. Před publikováním do PDF jej odeberte. V Publikovat ve formátu PDF nebo XPS okno, vyberte Možnosti . Poté vyberte Dokument a jasné Vlastnosti dokumentu . Nastavte další požadované možnosti a vyberte OK .

Přejděte na místo, kam chcete soubor uložit, a klikněte na Publikovat .

Další krok...

Jste blízko cílové čáry. Zpráva je připravena k předání vašim čtenářům. Ale zbývá poslední práce.

Otočte stránky a ujistěte se (znovu), že je vaše zpráva pro čtenáře přívětivá. Přistupte k tomu okem čtenáře. Uspořádali jste si myšlenky a psali jste přesvědčivě? Plynou informace dobře s grafy a ilustracemi? Mohou rychle listovat a najít informace? Je text čitelný? Pomocí skóre čitelnosti změřte úroveň čitelnosti dokumentů jako poslední krok.

Také jste si možná všimli, že jsme nepokryli některé aspekty aplikace Microsoft Word. Například, Tabulky Microsoft Word jsou důležitým nástrojem pro zobrazení dat. Nebo moc seznamů v informačním managementu.

Microsoft Word je starý více než čtvrt století a je nabitý malými funkcemi. V MakeUseOf jsme pokryli každý kout této šelmy. Využijte tedy naše zdroje a získejte další informace o tomto softwaru zdarma. Každý nová funkce aplikace Microsoft Word naučený vám usnadní život.

Nechte své hlášení zazářit

Jak řekl autor Nathaniel Hawthorne,

Snadné čtení je zatraceně těžké psaní

Není to pravda i pro profesionální psaní zpráv? Koneckonců, pokud je mu dána možnost volby, nikdo jej nemusí chtít číst. Napsat obchodní zprávu a používat ji ke komunikaci jsou dvě různé věci. Microsoft Word je jen nástroj - zapojit se je vaše práce.

Podívejte se na některé alternativy nejlepší online textové procesory . A pokud potřebujete další pomoc s profesionálním psaním, podívejte se na jak se omluvit v e -mailu a myslet to vážně .

Jaké jsou doporučené postupy pro psaní profesionálních obchodních zpráv? Řekněte nám to v komentářích.

Podíl Podíl tweet E-mailem Vyplatí se upgradovat na Windows 11?

Windows byl přepracován. Ale stačí to k tomu, abyste vás přesvědčili o přechodu z Windows 10 na Windows 11?

Číst dále Související témata
  • Produktivita
  • Microsoft Word
  • Dlouhá forma
  • Longform Guide
O autorovi Saikat Basu(1542 článků zveřejněno)

Saikat Basu je zástupcem redaktora pro internet, Windows a produktivitu. Poté, co odstranil špínu z MBA a desetileté marketingové kariéry, je nyní vášnivý pomáhat druhým zlepšovat jejich vypravěčské dovednosti. Hledá chybějící čárku z Oxfordu a nesnáší špatné screenshoty. Ale myšlenky na fotografie, Photoshop a produktivitu uklidňují jeho duši.

Více od Saikat Basu

Přihlaste se k odběru našeho zpravodaje

Připojte se k našemu zpravodaji a získejte technické tipy, recenze, bezplatné elektronické knihy a exkluzivní nabídky!

Kliknutím sem se přihlásíte k odběru